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『ショートカット』アプリで毎日の勤怠連絡を効率化してみた話

こんにちは。みなとやと申します。( Twitter:@mi_na_to_8 )
求人情報サービスを提供している広告代理店で制作職をしています。

現在弊社では新型コロナ感染拡大の影響で、テレワークを実施しています。
また、従来からフレックスタイム制を導入していたこともあって、私の所属部署では同僚に勤務中であることが伝わるようにチャットツール『slack』でテレワーク開始・終了時に「〇時からテレワーク開始します」というメッセージを送っています。

しばらくは毎日手で入力していたのですが、次第に「1クリックでできないかな…」と考えるようになり、iPhoneの『ショートカット』アプリを使ってみることにしました。

『ショートカット』アプリとは?

iPhoneをiOS 13にアップデートした際、こんなアイコンが追加されていませんでしたか?こちらが『ショートカット』アプリです。

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毎日同じ時間にタイマーを自動で設定したり、“今から帰るよ”とiPhoneに話しかけるだけで家族にメッセージを送信したりと、iPhoneのよく使う操作をより簡単で便利にしてくれる「ショートカット」アプリがiOS 13から標準で搭載されるようになった。
引用元:iPhone『ショートカット』アプリが便利! 使いこなし方やおすすめの設定法を紹介します

アプリを立ち上げて「ショートカットを作成」をタップしてみると、インストールしているアプリの操作ほか、「メディア」「場所」「書類」「共有」「web」などのカテゴリから自由にアクションを選んで、ショートカットを作成できます。

普段スマートフォンで行っている作業を、ノンプログラマーでも簡単に自動化できる、とっても便利なアプリです。

ショートカットを作る前の下準備

いま話題のRPA(Robotic Process Automation)を作成する際にも言えますが、まずはどのようなフローを自動化したいのか、フローの洗い出しと整理を行うことが重要です。

今回の場合、普段は『slack』アプリを立ち上げて、テレワーク開始時刻を定型文に記入し、課のチャンネルに投稿しています。「現在時刻を取得して定型文に挿入し、クリップボードにコピーし、『slack』アプリを立ち上げる」という作業さえ自動化できれば良いと感じたので、以下のフローでショートカットを作成することにしました。

・現在時刻を取得する
定型文に挿入する
クリップボードにコピーする
・『slack』アプリを立ち上げる

① はじめに「ショートカットを作成」する

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『ショートカット』アプリを作成し、「ショートカットを作成」をタップします。すると、図の右側のような画面に遷移します。この画面で様々なアクションを組み合わせ、自動化のフローを作成していきます。

② アクション1:現在の時刻を取得+定型文に挿入

以下のような定型文に日付を記入して、『slack』に投稿しています。

【勤怠連絡】
HH:MMよりテレワーク開始します。
よろしくお願いします。

この定型文を『ショートカット』でも作成します。

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「書類」の中から「テキスト」をタップし、任意の定型文を入力します。

入力中、キーボードの上のメニューを左にスライドさせると「現在の日付」があるので、日時を表示させたい場所にカーソルを置いた状態でタップし、テキストに挿入します。

この時、挿入した「現在の日付」を再タップすると、書式を詳細に設定することができます。今回は「HH:MM」形式で取得したいので、「日付フォーマット」は「なし」に、「時間フォーマット」は「短」に設定します。

③ アクション2:クリップボードにコピー

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次にクリップボードにコピーさせます。先ほど追加したアクションの下にある「+」ボタンをクリックして、「Appおよびアクションを検索」で”クリップボード”と入力すると、「クリップボードにコピー」というアクションが追加されます。

テキストの直後にこのアクションを追加すると、自動的に図の右側のように「テキストをクリップボードにコピー」が設定されます。もし何も入力されていなければ、タップして「テキスト」を選択してください。

④ アクション3:『slack』アプリを立ち上げる

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最後に『slack』のアプリを立ち上げます。

残念ながら『slack』は「App」の一覧の中にはありません。「スクリプティング」の「Appを開く」で『slack』を探してアクションに追加します。

⑤ ショートカットを保存して動作確認を行う

以上でショートカットの作成は終了です。

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画面右上の「次へ」からショートカットの名前を設定します。「完了」をタップすると、『ショートカット』のマイショートカット画面やロック画面にショートカットボタンが表示されるようになります。

これらをクリックすれば、「現在時刻を取得して定型文に挿入し、クリップボードにコピー」した状態で『slack』が立ち上がります。あとはクリップボードを勤怠連絡用の『slack』チャンネルにペーストして投稿すれば終了です。

さいごに

自分用のメモも兼ねて投稿させて頂きましたが、いかがでしたか?

今回は『slack』を例に出しましたが、連携できるAppにはメールアプリもあるので、上司に定例的な連絡をしたり、直行直帰の連絡を行ったりする際にも使用できます。「いつも同じこと繰り返してるな~」という業務があれば、ぜひ『ショートカット』を活用してみてください!

良ければスキや、Twitter(@mi_na_to_8 )をフォロー頂けると嬉しいです!

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