CRMのデータって、いつの間にかぐちゃぐちゃになっちゃうよね。。っていうのを解決する方法!
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CRMのデータって、いつの間にかぐちゃぐちゃになっちゃうよね。。っていうのを解決する方法!

皆さんこんにちわ!
本日は、あるあるというか、ほんとによくあるこの課題

"CRMのデータ、いつの間にかぐちゃぐちゃ"

この課題に対してMerなりの解決策を提示していきます!
Merはセールステックとノーコードを活用して、営業業務の効率化・可視化・自動化を支援しています。なので今回も、簡単に!お安く!自動的に!解決できる方法をご紹介していきます!

会社名の表記の仕方問題

CRMに顧客データを登録するとき、手動登録、インポート、データ連携など様々な方法があります。その際、CRM側にも自動的に重複をマージしてくれる機能がついていることは多いです。例えばPipedriveを例に挙げてみると、
※Pipedriveの詳細はこちら

下記のようなルールで重複が検知されます。

重複している組織
[名前] および [住所] フィールドが同一の場合は、重複している組織とみなされます。

なるほど。
ロジック的にはいいと思う。いいと思うけど、、、

実際の運用では、よくこんなことが起きます。
(例
正式名称→株式会社Mer
入力されうる値
→株式会社Mer
→株式会社MER
→株式会社メル
→㈱Mer
→㈱メル
などなどなど、、、、

このように、営業マンが手動で登録するにせよ、お客様が問合せフォームを送ってくださるときにせよ、CRMにデータが登録される様々な場面を想定すると、必ずしも正式な名称でデータが登録されるとは限りません。

そうするといつの間にか、CRM上に同一顧客の情報があそこにも、ここにも、あんなとことにも、、、なんてことになりかねません。

しかしこれらを人が確認しながら、、、
人が作業していくのはあまりにも工数が、、、

もちろんこういった問題は会社情報のみならず、人物情報でも言えることです。
ではどのように解決していくか?をご紹介していきます!

会社情報を自動的に重複マージしていく方法

まず、マージ作業を自動的に実行してくれるツールをご紹介します。それがInsycle Data Managementというツールです。

いろんなことができるんですが、簡単にいうと、CRMなどのデータを、自分が指定した独自の条件を元に、自動的にマージしてくれたり、修正してくれたりします。

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しかも無料から始められるというのも嬉しいポイント

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このツールを利用すれば、人が確認し、作業しなければならないことを代わりに行ってくれます。

さて、Incycleを使えば、マージ作業を自動化してくれるというのはわかりましたが、後はどのような条件でマージ作業を実行してもらうかが重要になります。

会社情報をマージする条件

参考例として、以下のようなマージ条件を定めます。

以下のいずれかに該当する場合、マージする
・会社名と住所が同一
・所属人物情報から自動抽出したドメインが同一かつ会社名が類似
・法人番号が同一

所属人物情報からドメインを自動抽出する方法

CRMに登録されるデータは、基本的に会社の情報と人物の情報が紐付いていることが多いです。人物のメールアドレスに含まれるドメイン(@以降)は会社で発行されることがほとんどのためこのドメインをキーにすることで、会社情報の重複をはじき出すことが可能です。

①"新規人物が登録されたら、メールアドレスからドメイン抽出する"という自動化を設定する

今回は、integromatというiPaaSを活用して、ドメイン抽出を自動化します。

integromatも無料から始められる。。。
本当に素晴らしいサービスを展開してくれている会社は多いです😭

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この画像のように、自動化作業を構築しています。

①Pipedriveに新規人物が登録されたら
②スプレッドシートで同じ人物がいないか人物IDで検索
③同一IDがなかったらスプレッドシートに記載
→スプレッドシートでは、
 A列・・・人物ID
 B列・・・メールアドレス
 C列・・・会社ID
 D列・・・会社名
 E列・・・ドメイン
となっており、E列には下記のような関数が入っています。

=ARRAYFORMULA(if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="gmail.com","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="icloud.com","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="yahoo.co.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="outlook.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="nifty.com","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="ezweb.ne.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="docomo.ne.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="softbank.ne.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="i.softbank.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="nifty.ne.jp","",if((RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))="hotmail.com","",(RIGHT(D1:D,LEN(D1:D)-(FIND("@",D1:D))))))))))))))))

この関数では、人物のメールアドレスから@マーク以降を抽出するという処理が組まれており、またフリーアドレスは省くという処理になっています。

④算出されたドメイン情報を取得し、Pipedriveの人物情報を更新(ドメインというカスタムフィールドに、ドメイン情報を登録します)
⑤人物情報に会社情報が紐付いている場合は、紐付いている会社情報を更新(ドメインというカスタムフィールドに、ドメイン情報を登録します)
⑥人物情報に会社情報が紐付いていない場合は、同一のドメインを持っている会社情報と人物情報を紐付ける

という処理が組まれています。
このような処理を組むことで、会社情報に、所属している人物情報からドメイン情報を自動的に付与することが可能になります。

住所情報や法人番号を入力する方法

次に法人番号や住所情報を入力する方法ですが、
こちらは主に2つの方法があります。

①手動で入力
1つ目は、手動での入力になりますが、
下記のようなサイトから法人番号を取得する方法です。

②LeadPoolのオプション機能で一括情報取得!※現在クローズドα版のみ
実は弊社では、現在LeadPoolというリードジェネレーションツールを開発中です。※現在事前登録を受け付けておりますので、よろしければぜひ!

このLeadPoolのオプション機能を活用することで、あっという間に法人番号やその他の情報を取得することが可能です。

↓下記リンクからイメージを確認できます。

さて、ここまででCRM側のデータの準備は整いました。ここからはInsycle Data Managementでマージ作業を自動化していきます。

Insycle Data Managementでマージ作業を自動化

①会社名と住所が同一だったらマージ

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こちらは
・住所が完全一致していること
・会社名が完全一致していること(空白は自動で削除する)
を条件として、
合致するものがあれば会社IDが若い方をマスターとして、統合するという処理になります。

②ドメインが同一かつ会社名が類似していたらマージ

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こちらは
・ドメインが完全一致していること
・会社名が類似していること
を条件として、
合致するものがあれば会社IDが若い方をマスターとして、統合するという処理になります。
会社名が類似していることを入れているのは、グループ会社などをマージしないようにするためです。

③法人番号が同一だったらマージする

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こちらは
・法人番号が完全一致していること
を条件として、
合致するものがあれば会社IDが若い方をマスターとして、統合するという処理になります。

以上3つのルールによるマージ作業を1時間に1回Insycle Data Managementが自動的に検索し、該当するものがあればマージを行ってくれます。

人物情報に関しては、メールアドレスをキーに同様のことを行えばokでしょう。

このように、CRM内のデータを自動的に整理していくことで、きれいなデータベースが出来上がっていき、運用においても分析においても気持ちのいいCRMの活用ができるのではないでしょうか?

Merでは、このような自動化の構築や、ワークフローの構築を代行するサービスとして、DIGLYというサービスを開始予定です。こちらもご興味があられる方はぜひお問い合わせください!

お問い合わせはこちら

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