準備期間4日間で成し遂げた100％内製型のイベントLive配信の舞台裏
こんにちは！ユーザベースで「SPEEDA」、「INITIAL」、「FORCAS」のPRをしている因幡です。（※2020年より3事業を統合し、『B2B SaaS Company』として新体制をスタート）
今回、新型コロナウィルス感染の拡大により、ユーザベースグループも、ほぼ全てのオフラインイベントをLive配信へ切り替える決断をしました。
方針を決定したのが2月18日（火）。
4営業日後には、参加者数300名を超えるFORCAS主催イベントが予定されていました。
今回私は遊軍として準備～当日の運営に加わりましたが、マーケティングメンバーが準備を進める一方で、自分も何かPRで出来ることがないかと考え、4日という限られた期間で完全内製型のLive配信化を実現した裏側をお届けできればと思い、noteを書くことにしました。
（手前みそ感があるかもしれませんが、お付き合いいただけますと幸いです）
ちなみに、UB Journal編集部のnoteでも、イベントの様子を取り上げてもらったので、よろしければ併せてご覧ください。
渦中の友を助ける
2月18日に方針が決まってから、初回Live配信までは4営業日。
爆速で準備が進められていきます。
数時間で体制が整えられ、お客様への連絡から登壇者への説明と調整、他事業のメンバーにも頼み込み、リハーサルと収録会場の手配を進めていきます。
ここまでの初動の早さには正直驚きました。
Slackで行き交う情報の速さと量がとにかく凄い……。
流れについていくだけでも必死です。
準備は順調に進んでいきましたが、問題はライブ配信を担うメンバー(SaaS Marketing & Branding Team)に動画配信の経験がないこと。
そこですぐに助けてくれたのが、以前グループ事業のサービスとして起業家とサポーターをつなげるLive配信アプリ『ami』を運営していたメンバーです。
（amiは、2019年11月に配信を停止しています）
実はamiチームも、サービス提供開始時は、全員が動画制作が未経験の状態からスタートしており、失敗を繰り返しながら独自にスキルを高めていった経験があります。
自分たちも苦労した分、快く助けてくれました。
『渦中の友を助ける』
これはユーザベースグループが大切しているバリュー『7つのルール』の中で、私も大好きな1つ。今回の件は、まさにこれを強く感じた瞬間です。
何かがあればすぐに手を差し伸べ、楽しみながら一緒に作り上げていけるのはユーザベースらしい一面です。
共通体験が事業を超えた結束力を強める
今回のLive配信では、準備期間が極めて短いうえに、リソースも限られているため、チーム全員でコミットしなければ成し遂げられない状態でした。
そのため、必然的に1つの目標に向かってチーム一丸となって走り出したわけですが、
実はこれまでは、“一体感”をもって動くことは結構難しいなと感じていました。
統合後約2ヵ月が経ちましたが、マーケ担当は各事業の商談数をのばすため、高い月次目標を必死で達成しようとしています。PRも今まで体制がなかったため、ゼロから体制を築いており、それぞれの領域を超えた連携に課題を感じていました。
とはいえ、別にチームの雰囲気が悪いわけではありません。
2020年上半期のチーム目標である「User Driven Marketing」に向かって、とてもポジティブに走ってはいます。
ただ、チームの雰囲気の良さと、個がしっかりつながることで結束力を持ち、チームの力を最大化することは別物だと考えています。
特にPRは、マーケと使う用語も違ううえに、アプローチの仕方も違う。私自身もマーケと連携してPRをすること自体初めてなので、どう連携していけば良いのか分からず、少しの寂しさと焦りを感じながら、模索を続けていました。
今回のLive配信への挑戦は、意図せぬタイミングではありましたが、今まで培ってきた個の力がグループの力となり、点が線となり、統合チームの連携を深められる機会となりました。
厳しい状況の中で生まれる一体感
そのような状況のなかで、とにかくLive配信を成功することだけを考え、各メンバーがイメージすらつかない担当ポジションにアサインされていきます。
「Switcherって何？」
「Wirecastとは？」
「そもそも、なぜこんなにPCが必要なのか……」
専門用語と不慣れな機械類と格闘しながら、元ami運営チームの指導のもと、機材準備のやり方からカメラ割り、画面切り替えのタイミングや音声チェックなど、リハーサルを通し、ゼロから学んでいくメンバー達。
驚いたことに、誰も「できない」とか「未経験だけど大丈夫ですかね……」とか言わないんですよね。
どうすれば出来るのかを考えているのがすごいなと。
私はとても心配性で自分に自信があるタイプではないので、新しいことをする時に「私でいいんですか？」「大丈夫ですかね……」とひるんでしまいがちです。
なので、今回チームメンバーの言動からとても勇気をもらえたと共に、一人ひとりのポジティブさがチームをより良い方向に引っ張っていくんだなと痛感。
自分もそうあらねばならないなと反省です。
リハーサルを繰り返すと、やはりいろいろな課題があぶり出されてきます。
Switcherが熱くなり急遽冷却ファンが必要になったり、マイクが足りずに購入しなければいけなくなったりと、塞がなければいけない穴を進めながら埋めていきました。
立ち位置や拍手を入れるタイミング、使用する水の入れ方（マイクに音が入ってしまうので氷はNG）、ズームのタイミングなど、細かい点まで何度もチェックを繰り返していきます。
今の状況の中で不謹慎と言われるかもしれませんが、一人ひとりの顔を見ていると、ほど良い緊張感の中で挑戦を楽しんでいるように見えたんです。
未経験ながらもがいて、とにかくやれることをやりぬく。
そして、分からないことは助けを求める。
そんな覚悟や決意が感じられるなか、リハーサルを重ねるにつれ、チーム内に漂う雰囲気に“一体感”が生まれはじめたように感じました。
最高視聴者数、約300名。やっとスタート地点に立つ。
不安と緊張が入り混じる中、当日を迎えましたが、実際のところどれくらいの人が視聴してくれるのかは始まってみなければ分かりません。
ちょっと不安でした。
まずは大きな事故なく終わらせる、そして万が一何かが起きても、焦らず対応すること。
未経験からスタートし、3日間のみのリハーサルを通し本番です。
それぞれがとても緊張していました。
Live配信って怖いですよね。
本番は必ず何かは起きてしまうし、それを修正はできない。
私は盛り上げ役として拍手担当でしたが、当日に写真を撮ったり、noteを書きながら拍手担当をしていると、うっかり間違ったタイミングで一人だけ拍手をしてしまいそうで、非常にドキドキしてしまいました。
出演者側で出ているメンバー、今回初めて裏方で配信作業をするメンバーは、さぞかし緊張しただろうなと。
配信中は途中で3台中1台のカメラがバッテリー切れになってしまったり、休憩中のマイクテストの音が入ってしまうなど細かなアクシデントはありましたが、各ポジションでフォローし合うことで滞りなく進めることができました。
視聴者数も順調に伸び、約300名の方々にご視聴いただくことができ、好調なスタートとなりました。
お客様からも、
「オンラインでの公開は非常に有益です。特に関西にいる者にとっては機会が平等に享受できるので大変ありがたいです」
「移動時間が削減できて良かった」
「思いのほかライブ感があってよかったと思います。登壇者の顔と資料がちゃんと見えて、むしろリアルイベントよりわかりやすかったかもしれません（メモも取りやすいですし）」
など、多数のポジティブなコメントをいただくことができ、素直に嬉しかったです。
今回限られた時間とリソースの中で、チーム一丸となり妥協することなく動画配信に最適な見せ方やコンテンツを作りあげた経験は、私たちにチームにとって大きな収穫となりました。
とはいえ、やっとスタート地点に立ったばかりです。
ここで得た”チーム感”を今後さらに強めていき、私たちはこれからもチームの力で、お客様に喜んでいただけるような体験を提供するため、最善の挑戦を続けていきたいと思います。
＜今後のLive配信セミナー予定＞
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