職場のモチベーション向上メソット~ ⑦職場の効率向上(クリエイティブ業務編)
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職場のモチベーション向上メソット~ ⑦職場の効率向上(クリエイティブ業務編)

こんにちは、松幸です。
3000名の工場を運営し、従業員にやる気をもって、楽しく仕事をするためにどうすればよいのか、日々悩み・考えて・実験しながら、自分なりの考え方・やり方を構築してきました。

職場リーダーの皆さんは、職場の効率向上に苦心されていると思います。

単純作業が中心の職場は、作業効率向上のためにIE手法を取り入れて「動作解析」などを行うことにより、改善点を見つけて対策を講じていきます。

一方、クリエイティブ業務が中心の職場において、会議が長い・意思決定がされない・メールの即返信が遅い など業務における無駄は色々ありますが、

一番の無駄は、
「不要な業務を実施すること」と「業務の後戻りをすること」です!


よって、クリエイティブ業務が中心の職場の業務効率向上とは、
 「不要な業務をやらない事」と「業務の後戻りをしない事」
に尽きると考えます。

そのためには、

将来の業務展開を見据えて、現在の業務を実施する事です。

具体的には、
「業務全体の流れを3~4段階にステップを作り、
 それぞれの段階の小さなゴールを明確化すること」が、
効率化につながります。

このやり方が身につくと、メンバーの業務の内、次の段階で活用されない業務が、切り捨てられます。また、後戻りもなくなります。
業務の将来の展開・流れを考えて、職場をマネージする事が、職場全体の効率化に繋がります。

以下に具体例をもって、説明したいと思います。
是非、参考にしてみて下さい。

1. クリエイティブ業務が中心の職場の効率向上とは?

職場のリーダーをされている皆さんは、自分の職場全体の効率を上げるにはどうすれば良いか、日々苦心し、悩まれていることと思います。

「単純作業が中心の職場(=以降、単純作業職場)」の場合は、作業効率を向上させるには、IE手法を取り入れて「動作解析」などを行うことにより、改善点を見つけて対策を講じていく方法があります。(後日、別の記事にまとめたいと思います)

しかし、現在の日本の職場における単純作業は減少しており、更に今後はロボットやAI技術の発展により、単純作業が機械に取って代わられて行く事が予想されます。

そこでこの記事では、開発業務や企画業務などの「クリエイティブ業務が中心の職場(=以降、クリエイティブ職場)」における業務の効率向上を、私の考えを述べたいと思います。

皆さんは、クリエイティブな業務の効率は、どのように測定されていますか?多くの方は、どのように測定すれば良いのか分からないことと思います。実際に、私も厳密な測定方法はよく分かりません。

【よくあるクリエイティブ職場における業務効率化】
会議時間の短縮
意思決定のスピードアップ
メールへの即返信      など

ただ、クリエイティブ職場を効率的に実施するためには、「不要な業務の排除」と「業務の後戻りをしない」ことが必要だと考えます。

【私が考える、クリエイティブ職場における一番の無駄】
「不要な業務を実施すること」と「業務の後戻りをすること」

例えば、1つの結論を出すために、1~100までリサーチが必要となってしまったのでは、いくら時間があっても足りません。1~100までリサーチするのではなく、なるべく当たりをつけて、リサーチの量を削減する事が、クリエイティブ職場の効率化だと考えます。

また、1~100までリサーチしたけど、抜け漏れがあったために、やり直し・後戻りになってしまうと、効率的な業務とは言えません。

2. 「業務の流れ」を予測しながら業務を遂行する

それでは、どのようにやればよいのか?私が考えるのは、以下の通りです。

3つ~4つ先の将来の業務展開・業務の流れを見据えて、業務を実施する
具体的には、
 ・業務全体の流れを3つ~4つに分解
 ・それぞれの段階ごとに何をしなければならないかを明確化する

どのような業務においても、業務の流れがあると考えています。

仕事を3つ~4つの展開に分解し、ホップ・ステップ・ジャンプ+α をイメージして、今の業務を行うことにより効率は飛躍的に上がります。

例えば、月次の実績報告書作成にあたって、以下のように将来の業務の流れが理解できていると、色々な効率化が可能です。

【月末の実績報告書作成における業務の流れ】
Step1:毎月の実績を報告書としてまとめる
Step2:四半期単位では、上位者に報告する必要がある
Step3:今期の実績は、来期の予算編成や活動方針作成に使われる
【業務の流れを理解したうえでの業務効率化・案】
改善案1) 毎月同じフォーマットで報告する
    →メンバーの報告書作成時間が短縮される
改善案2) 現場をあまり知らない上位者のために写真を付けた報告書にする
    →上位者に正確に、素早く理解してもらう工夫
改善案3) 予算編成しやすいように、3ヶ年が比較できるようにしておく
    →予算編成時の業務後戻りをなくす
改善案4) 3ヶ年の比較を数値だけでなくグラフのもしておく
    →視覚的に売上などの状況を把握できるようになる
改善案5) 上位報告や予算編成に使わない項目は、報告書から削除する
    →メンバーの報告書作成時間が短縮される

上記のように、この業務が「将来的に何に使われるのか、応用されるのか」を理解したうえでそれぞれの業務を実施することにより、クリエイティブ職場の業務効率は、飛躍的に向上します。

更に、その業務をフォーマットの落とし込むことにより、
 ・メンバーの業務が標準化され、作業効率も向上する
 ・更に、リーダーの評価や意思決定のスピードも向上します。

このやり方が身につくと、「仕事の後戻り」や「不要な仕事」が大幅に減ります。

3. 「業務の流れ」把握は職場リーダーにとって重要!

職場のリーダーにとって、「業務の流れ」を予測して業務を遂行することは、メンバーに無駄な作業をやらせないことにおいても、非常に重要です。

また、「何のために、今の仕事を行うのか」が明確になりますますので、メンバーの仕事のうち、次の段階では活用されない業務に関しては、切り捨てることができるようになります。業務の将来の展開・流れを考えて、メンバーを動かして行く事が、仕事の後戻りを防ぎ、無駄な作業や検討を省き、効率的な業務に繋がります

一つ例を紹介します。私が勤めていた工場は、製品出荷のピークが毎年アメリカのクリスマス商戦でした。よって、工場全体の生産効率のピークをクリスマス商戦に持っていけるようにマネージする事を心掛けていました。そうすることにより、生産ピークで効率的な生産ができることにより、しっかり稼ぎを出し、会社全体の利益に貢献してきたのです。

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仮に、10月~12月の生産ピーク時に、不具合が残っていると、ラインは不安定になり、スピードも上げられないため、工場としては稼ぎを出すことができません。(不良が発生すると、不良品を見越して多めに部品を投入したり、修理が発生したりするために無駄が生じます。)よって、工場で儲けを出すためには、生産ピークに至る前までに、シッカリ作業内容を標準化し、生産中に発生しやすい不具合を撲滅しておくことが非常に大切です。

このように、将来の「業務の流れ」を理解し、「今、実施すべき業務を遂行する」ことが、業務効率を上げるために最も重要なことであると考えるのです。

「業務の流れ」は、リーダーである貴方が作ることもできますが、貴方の上司の考え方や仕事のやり方にも左右されますので、上司にも相談しながら、業務の流れを理解して行く事も大切です。

4. まとめ 

クリエイティブ職場における業務効率向上とは、以下の2点に尽きます。

【クリエイティブ職場における業務効率向上する内容】
不要な業務をやらない事 + 業務の後戻りをしない事

これを実現するためには、「仕事・業務全体の流れ」を理解し、それを3~4つのフェーズに分解し、各フェーズにおいてそれぞれの小目標を掲げてクリアしていく、事で効率化が図れるようになります。

【クリエイティブ職場における業務効率策】
将来の業務展開を見据えて、現在の業務を実施する事です
3つ~4つ先の将来の業務展開・業務の流れを見据えて、業務を実施する

先にもご説明しましたが、当然、会議時間を短縮する、などなども大切です。ただ、職場全体の業務効率の本質的な改善は、将来の「業務の流れ」を理解しながら業務にあたることではないかと考えます。

如何でしたでしょうか?皆さんの業務効率の参考になれば、嬉しいです。

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活気ある職場づくりをナビゲートします。20代にアジア駐在でリーダーを勤め、40代で従業員3000人の工場を運営してきた経験をお伝えします。職場の雰囲気が悪化→どうすれば良いか分からない→毎日が実験→ノウハウを一般化→大きな組織でも束ねられるように。心を束ね団結する事が一番大切!