社内のグループチャットを退出してみた

私は、ビジネスコミュニケーションとしてチャットは必須の時代だと思っています。複数拠点で事業を行っている場合や、テレワークを取り入れている企業は、リアル or 電話　以外のコミュニケーションがなければ業務に支障が出ると思います。

2013年くらいの弊社は、CybozuのKintoneを導入し、Kintoneのチャット機能で情報共有を行っていました。アプリ機能とチャット機能、両方利用しようと思い導入したKintone。しかし社内でアプリを上手に活用する人は少なく、チャット機能しか利用していない状況が続きました。

であればチャットに特化したサービスを利用しよう！

ってことで2014年頃からChatWork社を導入し、今でも継続して利用しています。5年近く利用しているChatWork。今では社内でたくさんのやりとりが行われています。

未読・既読の機能がない。
無料でも利用できる。
タスク機能が利用できる。
GasやZapierでそれなりにカスタムできる。
ビデオチャットも利用できる。

ChatWorkがあれば、どこでも仕事ができます。これはこれで便利ですが、最近はコミュニケーションする相手に合わせて、SlackやEmailの頻度が増えています。また、ChatWorkの使いやすいUIで便利すぎるせいか、本来、リアルなコミュニケーションをとった方がいい場合や、ビデオチャットでやった方が効率的な場合でもChatWorkを使うケースが増えてきました。そして私も社内の多くのグループチャットに登録されており、社内の状況が把握しやすくなったせいか、現場への口出しが多くなっています。

社長や上司が口出ししすぎると危険。。。色々考えた結果、、、

２つの試みを実施することにしました。

１つ目、グループチャットの退席

まずは５０近いグループチャットを退席することにしました。プロセスの質を上げるのは従業員の仕事です。経験値でわずかな情報で問題解決方法や近道を教えたくなってしまいますが、社長や上司は、線ではなく点で判断します。経験値があるとはいえ、現場の全てを把握しているわけではなく、時に間違った判断をするケースもあります。組織に必要なのは、

起きてる問題を上司に正確に報告する能力！

ということで退席することにしました。

２つ目、ChatWorkの運用ルールを作る

ChatWorkを導入して1年くらいは何にも思わないのですが、しばらく経つと色々なグループチャットが作られ、運用規則を作ってから導入すればよかったなーと思うようになりました。そこで、以下の内容を就業規則の服務規程、遵守事項に以下の内容を入れることにしました。

（６）社内SNSは職務遂行やプロジェクト活動の効率化のために運用する。グループを作る場合は社内掲示板にグループの目的等を記載し、経営企画室の許可を得なければならない。

（７）社内SNSでの誹謗中傷、威圧的な言動、上から目線の言動、マナーやエチケットに欠ける言動、雰囲気を悪くする言動、セクハラやパワハラに該当する言動、その他あらゆる「心理的安全を阻害する言動」は全て禁止する。経営企画室が「心理的安全を阻害する言動」と判断し、注意・指導を受けた場合は、再度同じ注意・指導を受けないよう改善をしなければならない。

（８）職務の遂行についての意見、相談、指摘、指導、注意は「直接対面による対話」「電話」「ビデオ会議」を優先し、過剰に社内SNSを利用してはならない。経営企画室より社内SNSの利用について、注意・指導を受けた場合は、再度同じ注意・指導を受けないよう改善をしなければならない。

ビジネスチャットは、会社で契約し、会社で管理しています。就業規則に会社の備品は会社のルールに沿って運用しましょう、ってのは普通の考えだと思い、就業規則に入れました。最近はリアルなコミュニケーションより、テキストのコミュニケーションを重視する人も多く、SNSの利用によって不安感や自信の喪失、うつ状態を訴える人が年々増えています。Chatをフル活用している企業は、チャットのハラスメント対策は必要だと思います。

でも私、いつも思うんです。

就業規則の服務規程は使わなければ使わないほどいい。

Chatの規定を確認することのない組織作りをしていきたいと思っています。