ＭＢＳの新入生ガイダンス（履修相談会＆懇親会）をオンラインで開催してみた。

5月3日、明治大学専門職大学院グローバル・ビジネス研究科（ＭＢＳ）の新入生ガイダンスをオンライン（Zoom）で開催した。本ガイダンスはＭＢＳ運営委員会が主体となって、新型コロナウイルスの影響によりオンラインでの授業となり、また入学してから同期と全く接点がない新入生のために、何とか授業開始前に開催してあげたいという想いで2週間で企画した。

また、ＭＢＡの新入生に向けたオンラインイベントは青山学院大学ビジネススクール（ＡＢＳ）が先陣を切って開催しており、そのノウハウを共有してもらった上で開催した。

結果は、こちらもずばり大成功

当日の参加者は教授14名、在校生28名、新入生52名の94名が参加参加した。また、5月7日から開催されるオンラインでの授業に向けた「履修相談会」もメニューに加えたことで、新入生の不安をだいぶ和らげることができた。

本ガイダンスの開催に向けた準備および当日の運営に携わった者として、ＡＢＳから継いだノウハウおよびＭＢＳでの新たな取り組みについて、他の大学やオンラインでのイベント開催を考えている方の少しの参考になればと思い、noteしてみる。
※登場人物は実名を伏せるためにあえてあだ名で書いています。

きっかけとスケジュール

本ガイダンスの開催については、このことに触れないわけにはいかないのでお付き合いいただきたい。我々16期（2019年4月入学）は今年3月から他大学のMBAと交流を始めており、3月には合同飲み会、4月以降はオンラインで勉強会や懇親会（Zoom飲み）を開催している。その中で特に仲が良くなったのがＡＢＳのメンバーであった。

本ガイダンスを開催するきっかけは、ＡＢＳメンバーの一人「まなぶん」からの4月18日㈯夜に届いた「新入生歓迎会をオンラインでやった」というLINEだった。私は「その手があった！」と思い、その日だけで50回近くLINEでやり取りをし、翌日19日㈰にはZoom会議をお願いし、ＭＢＳの他の運営委員も参加してやり方について教わった。

ＭＢＡの新入生歓迎会をオンラインで開催してみた。

その後、22日㈬にはＭＢＳ事務局と打ち合わせ、26日㈰にＭＢＳの運営委員会のリーダー会を開催、翌27日㈪にはＭＢＳ事務局から新入生へ案内、28日㈫に先生方へ連絡、5月2日㈯にリハーサル、そして5月3日㈰に本番と、今振り返ってもめまぐるしいほどのスピード感であった。

当日のアジェンダの紹介

１．新入生ガイダンス（運営委員会・部活動の紹介）25分

２．履修相談会（ブレークアウトセッション）50分

３．懇親会　90 分　※先生は懇親会から参加
　　3-1．研究科長からのご挨拶
　　3-2．本日参加した先生方から一言
　　3-3．懇親会（ブレークアウトセッション）
　　3-4．中締めのご挨拶
　　3-5．懇親会（ブレークアウトセッション）
　　3-6．締めのご挨拶

※本ガイダンスではＡＢＳの歓迎会に加えて、ＭＢＳでは5月7日㈭から始まるオンラインでの授業に向けた「履修相談会」を新たに企画した。

ガイダンス開催に向けた準備

ガイダンスの準備については以下を用意した。

・ガイダンス企画書
・新入生向け案内資料
・先生向け案内資料
・当日のガイダンス資料
・オープニングまでの掲載資料
・休憩中の掲載資料
・当日の運営シナリオ
・履修相談会および懇親会の割振り表

まず、最初に作成したのが「ガイダンス企画書」であり、それを基にＭＢＳ事務局との打ち合わせに臨んだ。事務局から了承を得た後、「新入生向け案内資料」および「先生向け案内資料」を速やかに作成して新入生および先生方へ連絡。また、先生方へは運営委員内で担当を決め、個別にも連絡して出欠確認も行った。当日のガイダンス資料も含め、これらの資料は運営委員長であるくにぼーが作成した。他の資料は後述していく。

悩みぬいた新入生との連絡ツール

準備段階でぶつかった壁が新入生との連絡方法である。まだ会ってもいない新入生とどう連絡をとるか。ＭＢＳ事務局ではリストを管理しているが、個人情報なのでいくら運営委員と言えど、このご時世に教えてもらえるわけがない。そこで考えたのがSNSでのグループ化である。今回はFacebookにグループを作成し、ＭＢＳ事務局からの案内メールにグループ名とグループのURLを掲載してもらった。

また、開催当日にはLINEグループを作成しておき、休憩時間中にそのQRコードを提示しておくことによって、グループに参加することを促した。また、留学生によってはWeChatの方がメインの人もいるので、急遽、運営委員のIDをチャットで流し、繋がってもらうなどの対応もした。

準備した「オープニングまでの掲載資料」ではFacebookのグループの案内、「休憩中の掲載資料」ではLINEのQRコードを掲載した。

履修相談会でのブレークアウトセッション

いよいよ本番当日、私がZoomのホスト役、司会兼ガイダンスの説明を行うくにぼーを共同ホストとして開始。私のまず最初の関門は「履修相談会」のブレークアウトセッションの割振りである。ＭＢＳでは専攻が複数ある。その上でどう在校生と新入生を上手く割り振るのかが課題であった。

まず、準備したのが在校生の割振り表である。今回はマネジメント4部屋、マーケティング4部屋、リアルエステート2部屋、ファイナンス・アカウンティング2部屋、税法4部屋、留学生3部屋に作り、事前に在校生だけ割振っておいた。そして、ガイダンスの最中にまず在校生のブレークアウトセッションの割振り作業をせっせと行った。

また、開始前に参加者にお願いしたのが名前欄を「（入学期・専攻の略）名前」の統一することである。私を例に出すと「（16・ＭＧ）仲野真人」という風に統一した（先生の場合は「（教・ＭＧ）・・・」）。（これは青山の学生さんのnoteにも書いてあり実行してみた。）すると、ブレークアウトセッションを割り振るリストが16→16.5→17→教と並ぶので非常に振り分けがしやすかった。また、ホストは全員の名前を変えることができるので、何度お願いしてもやってくれない（やり方がわからない）人は強制的に変更。後は適当に振り分けていくだけ。

しかし、ここでハプニングが！
当然、新入生全員が専攻を決めているわけではないので、まだ決めていない人は「？」にしてもらった。その結果、「？」とした新入生が10名以上出てしまった。
そこで、まず専攻が決まっている人を先にブレークアウトセッションで送りだし、残った「？」の生徒一人ずつに私がヒアリングをして割り振っていった。ここで5分くらい時間を使ってしまったので、これは改善の余地がありそうである。

懇親会でのブレークアウトセッション

いよいよ、先生方も参加しての懇親会である。まずは研究科長からのご挨拶と乾杯の後、先生方から一人ずつコメントをいただいた。しかし、うれしい悲鳴で研究科長も含めて14名も参加くださり、1人1分でのお願いになってしまった。それでも研究科長から先生方のコメントで30分かかってしまった。

一方、ホスト役の私はただ聞いているわけにはいかず、ここでも準備した「振り分け表」に基づいて、ブレークアウトセッションの振り分けをしていた。専攻同士で仲良くなってもらうことを優先して、履修相談会よりもグループを減らして専攻ごとのグループを組成した。新入生は専攻の気をつけて「えいやー」で振り分け。

ここでも一工夫。
事前に先生からは「最初から先生が参加すると独壇場になるグループが出てくる可能性がある」という助言をいただいたので、まずは生徒のみでブレークアウトセッションを開始し、10分後に同じ専攻のグループに入ってもらった。

1回目が終わった後に中締めをしたが、嬉しいことに81名が残ってくれた。そこで2回目のブレークアウトセッション。ただ、今回は振り分ける時間がなかったので2回目は先生方も含めて「自動」で振り分けることに。ただ、開始する前に振り分け表が表示されるので、先生が偏っていたり、在校生が固まっているところは「交換」をクリックし、他のグループのメンバーと入れ替えることができた。

ブレークアウトセッションでの課題

履修相談会および懇親会のブレークアウトセッションで課題として残ったのが、「残り時間がわからない」「いきなりメインルームに戻される」ということであった。

対応としてメインルームからチャットで全員にメッセージを送ってみたが届かなかった。確認したところ、ブレークアウトセッションの振り分け表の下にあるボックスからメッセージが送れるらしく、私の確認不足であったことは痛恨の極みだった。

在校生側の当日の連絡体制

当日の在校生同士での連絡体制はLINEを活用した。ガイダンス専用のグループを作り、新入生からの相談やブレークアウトセッションのヘルプなども共有した。

オンラインでのガイダンスを開催した感想

本ガイダンスを開催してみて、多くの新入生から感謝や「不安が解消された」という嬉しいコメントをもらえたことは何より嬉しかったし、そういった点ではまさに反省点はあったものの「大成功」であったと言える。

しかし、２週間という短期間での準備によって運営委員同士の絆が深まったことが何よりの成果だと思う。特に運営委員長のくにぼーは開催日の2日間は徹夜で資料を作成してくれた。本当に頭が下がる。また、開催の準備に関わった同期10名は仕事が忙しいにもかかわらず、くにぼーや私が作成した資料の「てにをは」の確認はもちろん、連絡ツールで悩めばLINEのQRコードのやり方を思いついてくれたり、進め方についても「こうした方が良いのでは？」と代案を出してくれるなど、夜遅くまでLINE上で建設的な意見をぶつけ合った。メンバー同士がお互いを尊重した上での活発な議論は、一人では思いつかなかった斬新なアイデアを生み出すことも新たな気づきであった。

また、今回のことで特に学んだのが細かい意思疎通の大切さである。「新入生のため」というミッションは同じでも、在校生やOBOGに対してどこまで声をかけるかなど、細かいところでは各々考えが微妙に異なる。その点について私とくにぼーが言い合いになったことがあり、その時は他のメンバーが仲裁に入るなど本当にメンバーに助けられた。

もちろん、当日参加してくれた在校生たちも17期生のために有志で参加してくれ、履修相談会での相談相手や懇親会では司会・盛り上げ役を担ってもらい感謝しかない。

最後に

今回の新型コロナウイルスは誰も予想できなかった事態である。ビジネススクールついても初めてのオンライン授業となり、学校側も対応に追われている。その中で、自分達で何をできるのか？を考える良い機会であった。

また、今回のオンラインでのガイダンスもＭＢＳでは初めての取組みで当日までどうなるかわからなかった。しかし、振り返ってみると企画書から始まりイベントの開催まで一つの「プロジェクト」であったように思う。運営委員はプロジェクトメンバーとしてそれぞれが役割を担い、ＡＢＳの取り組みを参考にしながら自分達の独自の取り組み（履修相談会）にブラッシュアップして開催した。まさにメンバー全員が力を合わせたからこそであり、「できるかできないか」ではなく「やるかやらないか」である。

そして、本記事はＡＢＳからバトンを受け取ってＭＢＳでさらに磨いたノウハウを、是非有効活用していただきたいためにnoteしている。

「次はあなたたちの番です！」

最後に、
今回の開催のきっかけを作り、ノウハウまで教えてくれた
ＡＢＳのまなぶん、青学のえっちゃん、かっなーえ、山Ｐ、
一緒に準備をしてくれた同期の
くにぼー、明大のえっちゃん、あやちゃん、もーでぃ、よっしー、ゆりぼー、ちーぼー、まゆみん、シェリー
そして、当日参加してくれた先生方および在校生には本当に感謝しかありません。ありがとうございました。

自分達の学校生活は自分達で盛り上げる！
17期生のみなさま、改めてご入学（入院）おめでとうございます！！
一緒にＭＢＳを盛り上げていきましょう！！！