資料作成が難しいと感じたときにやるべきこと【テンプレートを使いましょう！】

・資料作成に時間がかかる
・時間をかけたわりには、何度も修正させられる

といった悩みを抱えている方、いらっしゃいませんか？

私も過去に、このような悩みを抱えていました。しかもかなり深刻な悩みです。

正直、何を書けば正解なのかわからず、袋小路に迷い込んでしまったようでした。

そのとき考えました。

どうしたら、早く資料を作成できるのか？しかもやり直しで。

すぐに答えが出たわけではないんですが、袋小路にはまった原因は、「読み手」の視点に立って資料を作成していないからだと気づいたんです。

つまり、「読み手」の頭の中がどのような状態かを想像せずに、資料を作成していたのです。

例えば、「読み手」にまったく知識がない話をしようとした場合、最初は、「読み手」も知っているような超概要レベルの話から初め、少しずつ、詳細な話をしていかないと伝わらない、みたいなことがわからなかったんです。

資料作成で一番重要なのは、細かなテクニックではなく、「読み手」の頭の中をいかにリアルに想像できるかです。

それができてこそ、「読み手」に対して「期待する行動」を促すことができるようになります。

ところがです。

これ、意外と難しいんです。

特に、初めてお会いする方向けにプレゼンをすることになったとか、普通にありえますよね。

この場合は、何を考えていることが、想像すらできません。

普段、接している上司や顧客であっても、わかっているようで、わかっていないということは十分ありえます。

そんなときに、どうするか？いちいち相手に話を聞きに行ったりしていては、それこそ時間が足りません。

そこで、活用すべきなのが資料のテンプレートです。

本記事では、

・資料のテンプレートを使った方がよい理由
・資料のテンプレートを使いこなすためにはどうしたらよいか

について、解説したいと思います。

1.資料のテンプレートを使った方がよい理由

資料のテンプレートを持った方よい理由は、下記3点です。
　・自己流で進めるとつまづきやすいから
　・先人のノウハウを得ることができるから
　・一定のパフォーマンスを出せるので、上司から評価されやすくなるから

1つずつ、説明します。

(1)自己流で進めるとつまづきやすいから

資料作成は自己流で進めるとつまづきやすいです。
　　　
自己流で進めるとなんでつまづきやすいのかというと、「読み手」の立場で考えることを忘れてしまうからだと考えています。
　　　
知らないうちに、「読み手」の立場よりも自分の立場を優先して、考えてしまうんですよね。

例えば、法人向けにパッケージソフトウェアを販売している営業マンだったとします。

「読み手」の立場で作成すると、

・自社にとって本当に価値あるものなのか？
・ランニングコストも含めた費用対効果は十分あるのか？
・競合商品と比べて本当にお得なのか？

といったことが気になるはずです。

しかし、「書き手」の視点で営業資料を作ろうとすると、

・商品スペックなど、商品に関わる詳細な仕様
・価格
・納期

といったことを気にしがちです。

このように、「読み手」と「書き手」の関心事にギャップがあるために、自己流で進めるとつまづきやすいということなんです。

(2)先人のノウハウを得ることができるから

一方で、資料のテンプレートを使った場合は、どうでしょう。

資料のテンプレートには、先人のノウハウが詰まっています。

どういうことかというと、あらかじめ、「読み手」にとって関心がありそうなことがフォーマット化されているということなんです。

しかも先人が十分に時間を考えてきた内容です。

ということは、真似した方が成功に近づくのはあたりまえですよね。
　　
資料作成に限らずですが、ビジネスにはさまざまなフレームワークがあります。
　　
これらを知っていて、使いこなせるかどうかで、パフォーマンスには大きな差がつきます。
　　
私は、30歳のときに、中小企業診断士の勉強をしていたのですが、そのときに、フレームワークの威力を実感しました。
　　　
中小企業診断士の問題では、中小企業が抱えている問題をどのように解決に導くかが問われます。
　　　
そのときに、SWOT分析、ファイブフォース分析、RFM分岐、PPM、アンゾフの成長マトリクス、抽象化思考、マーケティングの4P、STP、ピラミッドストラクチャーなど
　　
実にさまざまなフレームワークを駆使して、問題と向き合うのです。そうすると、自分一人では思いもつかない解決策が不思議と導かれるのです。
　　 　　
このときに思ったのは、フレームワークを知っていることと、実際に使いこなせるかは全然別だということです。
　　
つまり、仕事の型には先人のノウハウが詰まっているんですが、使いこなすには、訓練が必要です。

(3)一定のパフォーマンスを出せるので、上司から評価されやすくなるから

資料のテンプレートを使うと、一定のパフォーマンスを出しやすくなります。
　　　
柔道や空手には型があります。将棋にも定石があります。

これらは、先人のノウハウが詰まったノウハウです。

同じように資料作成にも多くの人が納得しやすい型があるんです。

同じやり方を繰り返すわけですから、パフォーマンスも一定になるというわけです。
　　　
いつも一定のパフォーマンスを出せることができるので、上司は安心感を抱きます。
　　
この人に任せておけば大丈夫と思えるようになり、結果、評価されやすくなるということです。

2.資料のテンプレートを使いこなすためにはどうしたらよいか

資料作成にテンプレートを使った方がよい理由については、ご理解いただけたかと思います。
　
次に、資料のテンプレートを使いこなすためにはどうしたらよいかを説明します。

具体的には、下記3点が有効だと考えています。
・職場で推奨されている資料作成のテンプレートを使いこなす
・書籍で紹介されている資料作成のテンプレートを使いこなす
・筆者がおすすめの資料作成のテンプレートを使う

(1)職場で推奨されている資料作成のテンプレートを使いこなす

1つ目は、職場で推奨されている資料作成のテンプレートを使いこなすです。
　　　
職場で推奨されている資料作成のテンプレートであれば、職場の方とのコミュニケーションが取りやすくなるからです。
　　
例えば、職場内で流通している報告資料のフォーマット、提案書のフォーマットなどあれば、それを使うべきです。
　　
それらのフォーマットには、上司が欲しい要素が詰まっています。
　　
フォーマットに沿って書けば、資料作成した後に、検討要素が足りないとか言われる心配は少なくなりますね。

(2)書籍で紹介されている資料作成のテンプレートを使いこなす

2つ目は、書籍で紹介されている資料作成のテンプレートを使うです。

資料作成におすすめの記事は、以下記事で紹介していますのでご確認ください。

資料作成のテンプレートを使うという目的でしたら、以下の書籍が特におすすめです。

3冊目：資料作成の型を学べる本　
「社内プレゼンの資料作成術」
4冊目：資料作成の技術の基本を学べる本　
「入門考える技術・書く技術-日本人のロジカルシンキング実践法」　

(3)筆者がおすすめの資料のテンプレートを使う

3つ目は、筆者がおすすめの資料のテンプレートを使うです。

資料のテンプレートだけで、本当に「読み手」が納得できる資料が作成できるかというと、そんなに簡単ではないと考えています。

考えてみてください。

職場内で流通している資料のテンプレートを使ったとしても、上司から評価されている人とされない人に分かれていませんか？

書籍で紹介されている資料のテンプレートを使ったとしても、上司から評価されている人とされない人に分かれていませんか？

その違いは何でしょうか？

1つの答えは、「読み手」にとって納得できる論理構成かどうか、です。

「読み手」が納得できるかは「論理」の妥当性だけでなく、例えば、感情などにも左右されるでしょう。

しかし、我々が資料作成においてできることは、「論理」の妥当性を積み上げて、「読み手」が納得しやすい資料を作成することです。

従来のテンプレートの問題は、この論理構成まで規定されているものが少ないことだと考えています。

結果、テンプレートがあっても、使いこなせない方が多いのではないでしょうか？

一方、私がおすすめする資料のテンプレートは、資料の種類ごとにおすすめの論理構成までをテンプレートにまとめています。

つまり、使いこなすための工夫はそれほど必要なく、このテンプレートをそのまま使えば、「読み手」が納得できる資料ができるのです。

以下記事に、おすすめのテンプレートを紹介していますので、確認ください。

3.まとめ

資料作成が難しいと感じたときにやるべきこと、

それは、資料作成のテンプレートを使うことです。
　　
正確に言うと、資料作成のテンプレートを使いこなす必要があります。

テンプレートをそのまま使ったとしても、論理構成が妥当でないと、「読み手」を納得させることは難しいからです。

世の中には、資料作成の論理構成までテンプレートされたものは、あまりみかけません。

私が苦しんでいたのは、そこだったんです。

だから、オリジナルのテンプレートを作ったんです。

資料作成が難しいと感じている方、是非、手に取ってみてください！