社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントとは

こんにちは！まさしおです。

資料作成が苦手な方向けに、楽々かんたんテクニックを発信しています。

本記事では、社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントを紹介します。

社内プレゼンといっても、さまざまなプレゼンがあると思います。

本記事で紹介する社内プレゼンは、社内もしくは顧客企業に対して提案をするときにおさえるべき3つの重要ポイントとなっています。

社内プレゼンで、以下のような悩みを抱えている方いらっしゃいませんか？

・想定外の質問ばかりで、プレゼンの質疑応答でうまく回答ができない
・プレゼンの質疑応答がうまくできないせいか、何度もやり直しさせられる

私は社内プレゼンを1,000回以上こなしている中で、レビューアから指摘された内容を3つのポイントに集約できることを発見しました。

若い頃は気づかなかったのですが、結局、レビューアが違っていても気にするポイントはほとんど一緒なんだなというのが実感です。

ですから、この3つのポイントを抑えておけば、社内プレゼンで大きく外してしまうことは避けられると思います。

残念ながら、この3つのポイントだけ意識していれば、社内プレゼンはばっちりか？というとそういうわけではありません。

ですので、本記事では、社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイント以外にも、社内プレゼンを成功させるためにやっておきたいこともお伝えしていきます！

1.社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイント

(1)本当に利益を生み出す提案となっているか？

1つ目は、本当に利益を生み出す提案となっているか、です。

当たり前のことですが、企業はあくまで営利組織です。

決裁者が儲からなそうだけど、いいアイデアだという理由でGOサインを出すことはありません。

ですから、どんな提案であっても、現状よりも収益アップやコストカットなど、何らかの財務的なデータ改善されることがゴールである必要があります。

具体的には、売上アップ予測、または、コスト削減予測、もしくは両方が提案にもりこまれていることが必要です。

ここでのポイントはあくまで、予測ということです。まだ実行していないわけですから、予測しか言えません。

予測を言うことは誰にでもできますが、なぜ、その数字に妥当性があるのかの根拠を示す必要があります。

まず、考えるべきは、過去に類似ケースがないか？です。類似ケースの実績を根拠に使うわけですね。

過去の類似ケースがなく、数字をできない場合は、小規模にトライアルを実施してみて、効果を測定するという方法もあります。

ただ、その場合も何を効果の指標とするかは明示しておくべきでしょう。

(2)現場のメンバーが実行できる提案となっているか？

2つ目は、現場のメンバーが実行できる提案となっているか、です。

どんなにデータ上は効果が見込める提案であっても、現場のメンバーが実行できない提案では意味がありません。

たとえば、小売店舗で大安売りをすれば、確実に集客を増やすことはできるでしょう。

しかし、現場のオペレーションに無理があれば、必ず破綻してしまいます。

その結果、絵に描いた餅となるだけでなく、顧客に迷惑をかけたり、現場メンバーのモチベーションが下がったり、会社に大きな損害を与える可能性もあるのです。

そのため決裁者は、一見魅力的な提案であっても、本当に実現できるのか？現場でうまくまわせるのか？という不安を常に抱えていることを覚えておきましょう。

プレゼンを行うときは、その不安を解消するための材料を揃えておくのです。

具体的には、事前に提案する内容に関係する現場メンバーにヒアリングを実施しておき、実行可能性について意見をもらっておくようにしましょう。

(3)会社や上司の方針と合った提案となっているか？

3つ目は、会社や上司の方針と合った提案となっているか、です。

どんなに売上・収益が向上し、実現可能性があっても、それだけでは足りません。

経営理念や社是に示されている方針、会社の事業計画から外れている提案は受け入れられません。

たとえば、あなたが所属する部署の部長が、今年の目標を新規顧客獲得を昨年度比の2倍にするという目標を掲げていたとします。

それに対して、新規顧客獲得のリソースを縮小し、既存顧客の売上アップを狙う提案を持っていったら、部長はどう思うでしょうか？

自分の話を無視して、勝手なことをしている思うでしょう。

こういったことを避けるために、普段から会社の方針や上司の意向は抑えておく必要があるのです。

資料作成のときだけ、確認しようとしても難しいので。

2.社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントの活用方法

社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントについて、ご理解いただけたと思います。

この3つの重要ポイントをどのように活用するかですが、資料を作り始める前に3つのポイントをチェックしましょう。

資料が完成してから、チェックすると手戻りが大きくなるリスクがあるからです。

といっても、何もない状態でチェックすることはできないので、以下のような提案の骨子を作ってから、チェックをするようにしてみてください。

そして、3つの重要ポイントをクリアできるようになってから、資料を作り始めると効率的に資料作成ができるようになります。

3.社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントを意識するようになったきっかけ

私が社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントを意識するようになったきっかけは、

社内で数多くのプレゼンをこなしている中で、上司から必ずこの3つの視点で質問されることに気づいたからです。

例えば、以下のような質問、アドバイスを何度も受けました。

①実行するのにこんなにたくさんの要員が本当に必要？
②稼働工数ではなく、顧客に提供する価値をもとに売上を考えている？
③こんなに短期間で納期までに対応できるとは思えない
④この領域は自分たちが苦手分野。自分たちが得意な領域の提案をしよう
⑤この提案はセキュリティ的に大きなリスクがあるからやめておこう
⑥発注をもらっていない段階で仕事をしたら絶対ダメ

集約すると結局、社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントになるんです。

そうであれば、プレゼンの前に、先回りして準備しておけばいいんじゃないかと思うようになったんです。

プレゼン前に、想定問答を実施される方もいらっしゃると思います。

そのときに、この3つのポイントで、想定問答を考えておくと、だいたい外れないと思います。結構大きいですよね。

4.社内プレゼンを成功させるためにやっておきたいこと

最後に、社内プレゼンを成功させるためにやっておきたいことについて、解説します。

本記事で紹介した、社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントで資料をチェックをしておけば、大きくは外すことはないでしょう。

しかし、それだけで、社内プレゼンを万全にできるかというと、そんなに甘くはないというのが私の実感です。

特に、顧客との大事な商談前の社内プレゼンなどでは、役員、部長などから鋭い質問、コメントがたくさん飛び交うことが普通です。

そんな猛者どもを相手に戦うときに丸腰では、ボロボロにされてしまします。(笑)

では、なにが必要かと言うと、もっときめ細やかな準備が必要なのです。

具体的には、以下のような準備です。

①プレゼン資料の最終チェック＆関係者への根回し
②読み手のタイプに合わせ、想定問答を実施する
③プレゼンの質疑応答に臨む心構えを理解しておく
④プレゼン中の質疑応答のやり方を理解する

①②については、実施されている人も割と多いのではと思います。

盲点は、③④です。

③④は、準備というよりは、プレゼンでの質疑応答を自分がどのように捉えているかという考え方、心がまえの部分です。

プレゼンを通じて、決裁者や資料の読み手とどういうスタンスでコミュニケーションを取っていくかということです。

私は、数多くの社内プレゼンをこなしてく中で、コミュニケーションをとるコツがわかってきました。

以下の記事で詳細に解説していますので、よかったら参照ください。

5.まとめ

社内プレゼンでおさえるべき3つの重要ポイントは、以下3点です。

①本当に利益を生み出す提案となっているか？
②現場のメンバーが実行できる提案となっているか？
③会社や上司の方針と合った提案となっているか？

そして、この3つのポイントは、資料が完成してからチェックするのではなく、資料の骨子を作ってから確認するようにしましょう。

資料作成の手戻りを最小限に抑えるためです。

また、社内プレゼンを成功させるためには、3つのポイントの確認だけでなく、以下の準備も必要です。

①プレゼン資料の最終チェック＆関係者への根回し
②読み手のタイプに合わせ、想定問答を実施する
③プレゼンの質疑応答に臨む心構えを理解しておく
④プレゼン中の質疑応答のやり方を理解する

是非試してみてください！

最後まで、お読みいただき、ありがとうございました。

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資料作成自体ができない悩みを抱えている方は、こちらの記事も参考にしてください。

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