【ビジネススキル】若手社員向け対面コミュニケーションでの表現について

上司に報告して判断をしてもらいたい際にどんな表現方法を使いますか？
基本的には、”何が”、”どうして”、”どうなった”、”だから”という骨子になるかと思います。
今回は、その骨子の中での表現について考えてみます。

社会人になりたての頃は、よく「原因と現象を分けて報告するように。」と指摘を受けたことがあります。
何か、対応が必要となる事項が発生し上司に判断をしてもらう時に、原因と現象を混ぜこぜにした報告になりがちです。

・何が起きているのか。
・何が原因なのか。
・どんな対応が必要となるのか。

たいていは、この3つの構成で話ができれば、上司の理解は得やすくなります。
しかし、原因が曖昧なことが多いので、現象の中に自分が原因と思えるようなことを織り交ぜてしまい、上司はその話を正しく判断する情報として捉えにくくなり
的を得ない回答や、噛み合ってない質問をされたり、ミスジャッジに至ることも起こってしまいます。
原因がわからない状態で報告しないといけない場面もあるので、現象として報告して原因については、
調査しましたが「わかりません」と言うことも正しい判断を得る上では必要なこともあります。

何が起きているのかを整理する
　ファクトベース思考、事実に基づいて考えてみます。わかりやすいのは、数字実績を使うということです。
　見積金額、売上実績、原価（率）、作業工数時間、問合せ件数など、これに加え、前年（前月）対比や他者（社）など比較できる数字を用意すると事象の把握をしやすくなります。
　きっとこのくらいだろうといった見込み数字ではなく、実績、実態数字を用いることが大切になります。

　それと事実として実際に起きたことを説明する。
　これも思惑が入らないように気をつけて本当に起こっている事象や事実のみを
　”何が”、”どうして”、”どうなった”と伝えるようにします。

伝わりやすい表現方法
次に、説明表現について考えてみます。
（上司に対しては使いにくいと思いますので）対象を拡げて同僚やお客様への理解を促す方法として

・事例を使う
・こういったようなことが考えられるとイメージを共有する
・スケジュールを提示する
・視覚的な表現を用いる
・専門用語を使う際は、専門用語である旨を補足する

などの要点があります。
　
それから、
以前にノンバーバルコミュニケーションにも少し触れましたが
身振り手振り、目線や顔の表情、声のトーンなどについても表現方法の一つとなります。

今はWeb会議が増えているので顔を映せれば笑顔で、自分が話す時は、手振りも加え、声の大きさ、語尾をはっきり言う。話す速さ、トーンの高低による印象付けなど声にも気を使うことが伝わりやすいコミュニケーションの方法となります。

まとめ
・何か判断が欲しい報告では”事実”、”原因”、”対処法”の骨子で話せると良いが、
　なかなか情報も揃わないこともあるので、何が報告内容として不足しているのか
　をまずは認識する。
・正しい判断を必要とするにはファクトベースでの情報提供を行う。
・伝わりやすい表現方法ついても5つの要点を取捨し、話し方にも気を使う。

といったことを踏まえ伝えてみることをお勧めいたします。