人に仕事を充てるのではなく、仕事に人を充てる

marutto代表の小西です。

”私たちは、プロジェクトを開始してからしばらくたちうまくいかなくなり始めた” もしくは、”完全に舵を失って彷徨っている炎上プロジェクト” からお呼ばれすることが結構あります。

おかげで、自分達も火だるまになりながら経験してきた中で、いろいろな失敗ケースもあれば、そこから軌道修正をかけてうまくゴールする”成功のノウハウ”が溜まってきました。

これをすれば失敗する。これをやればうまくいく。
といったところはレポートとしてまとめていってるので、近いうちにコンテンツとして出そうと考えています。

その内、身近な例として、とある物流会社での話を例に軌道修正をかけていくステップが分かりやすいと思うので書いてみますね。

◆現状把握

急に呼ばれるプロジェクトって大概うまくいっていない状態で呼ばれるものです(笑)
ですのでほとんどの情報が整理されていない、今できていることと出来ていないことが分からないなど・・・問題が山積みの状態で引き継がれることを想定して、以下の３つが恐らく最初に着手しないといけないことになります。
①体制図と役割の明確化
②マスタースケジュール全体と現在地の確認
③課題の発生・解決状況

①体制図と役割の明確化
体制図で責任の所在があいまいなプロジェクトの場合、誰に何を聞いたり相談したりすればよいかわからなくなってしまいます。
例えば、全体のプロジェクトの方針を決めるプロジェクト・オーナーは役割の想像がつくと思います。ですが、プロジェクトマネージャーとその支援で入るPMO（プロジェクト事務局）とそれぞれ個人の役割が明確か？何の情報を集めてどういう成果物を出すか？というのが明確でなさそうな場合は要注意です。
例えば飲食店の場合、店長は誰で何をする人か？キッチンスタッフは？ホールスタッフは？といったように、それぞれの役割とその仕事内容が明確に決まっているか？を見なくてはいけません。
ですが、プロジェクトの場合はもっと仕事が複雑で、やることが明確になっていないことがよく見受けられます。
逆にプロジェクトにいる人を見て、その人に仕事を割り振るところをやっているようで、実は誰も担当が割り当たっていない仕事が後で見つかって慌てて誰かがやることになったり。
仕事の抜け漏れが発生してしまい、作業の品質悪化や納期遅れにつながるようになります。
この場合の正しい動作としては何でしょうか？
答えとしては、やらなければならない仕事、やった方がいい仕事の枠組みを決めてそこに対して人を割り当てていくということですね。
仕事が抜け漏れなく整理されているなら、あとはそれをできる人がいなければ、新たに採用したり他のチームから引っ張ってくるなどの対応ができるでしょう。 もしくは、現在のメンバーで補完し合うなどの選択肢が取れるでしょう。
いずれにしても、体制を明確にしその体制の中で誰が何を責任持って取り組むか？

「人に仕事を充てるのではなく、仕事に人を充てる」

ということを意識して考えてみてはどうでしょう。

次回は現状把握の内、
②マスタースケジュール全体と現在地の確認
③課題の発生・解決状況
について続きを書いていきたいと思います。