【知って得する】テレワークの効率化の３つの管理

こんにちは、マロディーです。

自宅が大好きで、自宅を快適にDIYするのが趣味の広告マンです。
外出自粛でテレワークが始まり、自宅に引きこもる大義名分をいただきました。防災グッズも揃えたので、３ヶ月位は自宅に籠城できそうです。

はい、そんな自宅・家電大好き広告マンですが、仕事はきちんとやってます。どちらかといえば、仕事は速い方です。

その秘訣は、仕事をする環境を整えるからです。

家の中で仕事ができるテレワーク
マロディーにとっては、最高な環境です。

でも、通勤時間が無くなった分、仕事が捗るはずなのに、思うように仕事が進まないなんて方もいるのではないのでしょうか？

特に多いのが、
仕事に集中できる環境が整っていない。
家族（小さいお子さん）がいて集中できない。
なんて声も聴こえてきます。

実は、マロディーの最大最強の愛すべき敵は、小さな子供たちで、
３人の子供たちのエネルギーを発散させつつ、いかに仕事をするかがポイントです。

妻は、公共の仕事をしているため、主夫として家事、仕事、育児をしているので、時間管理について考えました。

この記事の内容は、そんな苦悩の中から生まれた
①目標管理
②時間管理
③環境管理
の３つのポイントについて解説したいと思います。

まずは、３つのうち最も重要な「目標管理」についてです。

１．目標管理のポイント

目標管理のポイントは、
「大きいものから小さいものを決める」です。

まずは、最終的に何をしたいのか、何を達成すべきなのかといった、大きなものから目標を決めましょう。

最終的には、「今日の１日で何をやるのか」を明確にすることがポイントなのですが、一日の目標を立てる前に、目的や大きな目標を確認する必要があります。

仕事に関する目標管理なら、４半期や年度の業務目標をあてはめてもいいです。

例えば、一年ぐらいのスパンの広告のお仕事を例にしてみます。顧客が何を市場に情報発信したいのか？という目的から年度の大きな目標を立てます。当然お客様である事業主さんとの契約（仕様書）に基づいて、擦り合わせが必要です。

次に、その大きな目標を達成するための道筋を立てます。
その中には、小さな目標がいくつも出て来るでしょう。

広告用のポスターを２ヶ月後に作るなら、そのための撮影スケジュール、ポスター制作のために、タレントさんの所属する事務所との契約、デザイナーさんの発注などが小さな目標になります。

さらに、今日の目標として、「宣伝用ポスターのキャッチ、ティップ（のせたい言葉）のチェックをする。」

というような感じで、１日の目標を決めたらあとは、やるだけ。さらに１日の使い方は次の時間管理で見てみましょう。

２．時間管理のポイント

時間管理とは、この場では１日の時間の使い方について考えてみます。決して、「ザ・ワー○ド」的に時間と止めたり、「精○と時の部屋」みたいに時間の流れをゆっくりするわけでもありません。

時間管理のポイントは、１日に使える時間を自分で知ることです。

時間を有効に使うには、１日に自分が行動できる時間の量を知ることです。

具体的には、１日２４時間のうち、睡眠に８時間、朝・昼・晩の食事と食事の準備や後片付けに３時間、入浴・着替え・洗顔などで１時間ここまでの合計で１２時間とします。

２０年くらい前、浪人生だっと時にコンスタントに勉強できたのが、１日１０時間位だったので妥当な数字かと思います。その時は、１日１時間のトレーニングもしていたので、コンスタントに活動できるのは合計で１１〜１２時間と考えられます。

ただ、子どもの世話を追加すると、実際に仕事に集中できるのは、マイナス３時間？

残りの９時間だとすると、仕事ができるのは９時間？

いいえ、残念ながら人間の集中力はそんなに持ちません。

人間が本当に集中できる時間は、１５分ほどらしいですが、４０分から５０分くらいは物事に取り組める程度の集中は続きます。また、リフレッシュするのに１０分ほどと考えると、５０分仕事、１０分休憩というセットを繰り返すのが最も効率的なのかもしれません。

そうすると、１日にできる仕事時間は

５０分　９セット　４５０分＝７時間半

家の中で子どもの世話をするなら
７時間半

自分のことに専念できる環境の方なら
１０時間ほどでしょうか

先ほどの５０分と１０分の組み合わせを１セットにして、

仕事や勉強も５０分毎に区切って仕事をするのがポイントです。

【マロディーの例】

□朝にお昼ご飯のお弁当を作成（妻の担当）
□PC朝礼前に、子供とお散歩
□仕事４５分
□休憩１５分（子供と遊ぶ）
　　→仕事と休憩を繰り返す
□昼休みに（人の少ない公園）
□仕事しながらお弁当（子供もお弁当）
□子供はお昼寝（無理矢理）
□仕事４５分
□休憩１５分
　　→子供が寝ているうちに、洗い物とかする。

ポイントは、自分の集中力が切れたタイミングで休憩として子供と遊ぶ、そして仕事に戻る。

子育てとマルチでお仕事をする人、そうではない方も、
ポイントは同じです。

自分の使える時間（作業時間）を、できるだけ集中力が続くように区切ることです。

では、この作業時間を増やすことはできないのでしょうか？

残念ながら、時間は増やすことはできません。
その代わり、効率的に作業を行うことで、仕事に必要な時間を短くしてみましょう。

３．作業環境の管理

限られた時間を有効に使うには、作業環境の整備が大事です。

ここでは、リモートワーク・テレワークをすることを前提として、基本的にPCの作業環境について言及します。ただ、細かなPCの設定などは別の記事を参考にしたいと思います。

高い性能のPCに買い替えるのは当然、仕事の速度を上げる手段ですし、PC作業の効率化、様々な人が詳しい記事を書いているので、今回は作業スペースを広げることについて詳しく書いてみたいと思います。

作業スペースを広げるとは、結論からいうとディスプレイを拡張するということです。デスクトップ型PCの方はディスプレイを選んで購入されていると思いますが、ラップトップ（ノートPCサイズ）の方は大体１３〜１４インチくらいのディスプレイで作業をしているのではないでしょうか？

作業効率を上げる手っ取り早い手段、それは、このPCのモニターを広くすることです。１４インチのモニターのノートPCなら２１インチのモニターを接続すれば２倍以上の作業領域が広がります。

これで、PDFの資料やネットで調べ物をしながら、ワードやパワーポイントで作業をしたり、zoomやTeamsでテレビ会議をしながらPC上で資料の確認やメモを取ることもできます。

当然一画面でもこうした同時作業はできますが、学説によるとディスプレイの大きさが２倍に増えると、作業の効率は約２５％も向上するそうです。

そうすると、先ほどの４５０分の作業時間ですが１.２５倍だとすると
約５６０分≒９時間になります。

作業管理としましたが、作業効率を上げることで、時間の管理にも影響を与えます。

まとめ

今回は、目標管理、時間管理、作業管理環境の管理という側面でテレワークについて考えてみました。

自分の仕事や勉強の目標設定は、テレワークに関わらず重要なので、普段からも目標を意識すると、効率がUPすると思います。

また、適度な休憩と一緒に、PC機器をちょっと変えるだけで、長時間の作業も楽になるので、色々と試してみるといいかと思います。

特に、PCのモニターは安いものだと１万円くらいから買えるものなので、自分の自由な時間を買うんだと考えて、購入してみるものいいと思います。

最後に、テレワーク中でも、物事の優先順位はしっかり付けてください。

健康や家族あってこその仕事や勉強、趣味があると思いますので、体調管理にも気をつけてくださいね。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

また、ブログでも「健康」や「仕事」に関して投稿しているので、
今回の記事が役に立ったと思ったら、みに来てください。
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