「やること」に時間がかかるのは何故？

続き。

時間がない要因のもう一つは「やることに時間がかかる」こと。さて、やることに時間がかかるのは何故だろう。

やることに時間がかかるというのをさらに分解すると、
① どのようにするのか具体化できておらず、時間がかかると思っている。
② 判断することが多く、作業が止まって時間がかかる。
③ 処理能力が足らず、実行に時間がかかる。
になる。

まずは①の「どのようにするのか具体化できておらず、時間がかかると思っている」について考えてみる。
①については、厳密にいうとそもそもまだ具体的な行動に移っておらず、時間がかかったわけではない。これから行動するという前に予測として時間がかかるという状態である。

どんなことでも何かしら行動するからには時間がかかる。ただ時間の感じ方は場合によって異なる。

初めての目的地に行く時とその帰り道では、同じ距離にも関わらず感じる時間の感覚は全く異なる。一度でも経験していると全体の道筋が見えているからか時間が短く感じられる。逆に初めてだとどうなるのかどの程度かかるのかわからないため時間が長く感じられる。

いくら手順書に書かれているからといっても、作業ステップだけ書かれていると全体のどこまで進んだのかがわからないため時間が長く感じられるし心理的な余裕も少ない。こういった時、はじめに全体像を示すか作業ステップを一度通読して全体を把握してから取り掛かると心理的な負荷も減る。

「ストーリーを考える」とか「作業を洗い出す」とか「シミュレーションしてみる」とか言い方ややり方は色々あるけれど、全体を掴んで詳細のステップに分けるという意味では同じような考え方になる。

ここで重要なのは、正確性ではなく全体像を掴み状況をみて適切と思える作業にすることである。もっというと結果を想定して行動を考えるということである。行動を起こすということは何らかの結果を求めているからであり、結果につながらないと分かっている行動はムダか興味かのどちらかになる。

一方で、経験していれば良いことばかりとも言えない。経験していると時間が短く感じるため、作業にかかる時間を過小評価してしまい結果として時間が足りないということもある。それを防ぐためには過去の記録に頼って正確性を上げるのもありだし、余裕を持った時間設定を行うのもあり。

いずれにせよ、結果を意識し結果につながる行動を考える。できれば全体をぼんやりとで良いので想定しておく。計画することは計画通りにならない・不安が高まるという人もいるが、想定できないと結果として苦しむと思っている。

だからこそ、２歩先、３歩先までを想定しておくは大事なことだと思っています。