本格的な在宅勤務を続けて気づいた気持ちよく家で仕事するコツ８点
新型コロナウィルスの影響で初めて本格的にリモートワーク「だけ」で仕事をすることになりました。オフィスで仕事をしている時と何が違ってどうすれば気持ちよく生産的に仕事ができるか考え続けた３週間の気づきをまとめます。
個人的に、新型コロナは東日本大震災と同じレベルで社会を激変させるのでは・・・？という気がしているので、後から見たら不十分・的外れかもしれないけど、渦中の今感じていることをありのままに。そして、在宅勤務する皆さまとの間で在宅勤務ライフハック交換できたら嬉しいです。
1. コロナ前の自分の在宅勤務プロフィール
本格的な在宅勤務生活が始まる前、私の在宅勤務経験はこんな感じでした。
- 会社のルール・雰囲気的に在宅勤務にもともと比較的寛容な風土
- これまでの在宅勤務経験は「月に1-2回あるかないか」
- 主な在宅動機は「移動時間の軽減」。京都のオフィスから大阪で行われる会議に移動、みたいなことを避けるために、大阪アポが入っていればそれまでの時間を在宅で、というような使い方をしていた
- 在宅勤務時にはなるべく一人での集中作業を入れる。具体的にはオウンドメディア運営の仕事をしていたので、原稿書き、原稿チェック&チェックバック、Webサイト解析とか、そういう仕事を中心に
- 仕事は普段食事をするダイニングテーブルで
- 「滅多にないこと」なので、昼食は楽しみ優先。近所の美味しいパン屋でおかずパンを買ってきたり、「たまにはジャンクに！」とカップ麺とかコンビニ飯を買ったり、栄養よりも欲望優先
2. 初日に気づいた変化・難しさ
2月26日、帰宅途中の自分に会社からのメールが・・・。曰く、「新型コロナ感染症の影響を重くみて、明日から3月13日まで在宅勤務に切り替え、オフィスに出てこないで」とのこと。 26日の時点で本格的な在宅勤務準備は何も準備ができていない中、結局3月19日をもって産休に入るまで３週間毎日自宅で勤務することに。（これは妊娠中の私を会社が気遣ってオフィスに来るのを禁止してくれたという側面が多分にあります。ありがたい会社です。）唯一良かったのは、気まぐれで「仕事用のメモ、考えの整理が全て殴り書きされているノート」をたまたま持ち帰っていたことですね。 ということで、2月27日から急遽「本格的な在宅勤務」がスタート。
そして、初日の時点で「このままだとヤバイ」と悟る自分・・・。
- オフィスにいる時ほど生産性を上げられていない実感がある
- 1日に歩いた歩数が1000歩以下、運動不足やばい
- 菓子パンで昼食を済ませてしまったけれども、これが毎日だと体重やばい
これは「在宅勤務を長期間やる」という前提で、ちゃんと生活を練り直さないといけないな・・・と感じて初日の勤務終了。その後は「Work」と「Life」のあり方を在宅勤務向けに最適化しようと試行錯誤する日々。その中で見つけたことをまとめます。
3. 本格的在宅勤務時に必要だと思った「Work」のHack
①仕事のアウトプットを期初（朝・月曜）に決めてしまう。
（正直なことを言えば）私は人の目がないところでオフィス同等の集中力を維持するのは苦手なタイプ。ダラダラ過ごしてアウトプット量がオフィス勤務時よりも減ってしまうことを防ぐために、「アウトプットを期初に決めてしまう」ことを心がけていました。具体的にはこんな感じ。
1) １週間の始まりに金曜終わった時点での報告（予想報告書）を書いておく
2) なるべく朝の時点でその日取り組む業務を宣言（できていない日も多かったけど）
とりあえずアウトプットを決めてしまうことで、時間の使い方にメリハリあが生まれるし「こうやって金曜日が終われると気持ちがいいなあ」という１週間後の到達地点をとりあえず考える のは、イメージトレーニングの効果もあり、「今週もやらなきゃいけないこと盛りだくさんだな」と自分に言い聞かせる意味もあり、効果的でした。（少なくとも私の場合は）
2)については、小室淑恵さんが代表を務められているワークライフバランスでも取り上げられています。（こういうことをやるための朝メール.comというソリューションとして展開しているんですね）
②ドツボにはまらない施策を取っておく
なかなか思いつかない企画に取り組んで悩んでいる時など、つい時間だけが経ってしまうことが・・ありますよね・・・。オフィスであれば会議、雑談などで強制終了させられる機会があるし、同僚との会話の中でヒントが見つかったりもするけど、自宅だと1日中煮詰まってしまうことも・・・。初期の頃にそのせいで進捗が恐ろしく低い日が数日ありました。煮詰まったとき対策を個人で考えておくことが重要と痛感。
私が考えた対策としては、「 朝の時点で1日のスケジュール（XXにどれだけ時間をかけるか）をo365に入れる」というのを意識していました。つい考え続けちゃうこともあったけど、時間の枠を意識して、終わってなくても強制終了、という枠組を作っといた方が良いなーと。
③会議の効率を上げる
これは在宅勤務前提になってポジティブな面かな、と思うのですが、F2Fで会える前提だと「まああって話した方が早いか」とつい思ってしまい、準備のツメが甘くなってしまうことも。一方「会えない」前提だと、「事前に資料完成&配布」「論点をチャットでささっと確認」「議論するために不足することがあれば補足で準備」「実際の会議」「TODOの明文化と議事録の配布」という効率のいい会議の仕方をせざるをえなくなってるなと・・・。もちろん、全ての会議をこういう風に実施できた訳ではありませんが、これを機会に効率の高いワークスタイルを皆が身につけられるとしたら、すごい生産性UPに繋がるんじゃないかと思いました。
一方で、オンライン会議は「聞こえづらい」「途切れる」 ことが多くイライラしちゃうことが多いのも事実。在宅勤務中は会議だけでなく口頭での報告、たまの 雑談などがすべてオンライン会議越し=ヘッドセット越しになるので、良いヘッドセットは買う価値あるかもと思いました。あとは、自宅のインターネット回線ってそこまで容量やスピードにこだわってなかったけど、これは大容量にこだわりたくなるかもなと・・・。（5Gが一般的になってくれば自動的に解消される問題かもしれませんが）
あと、過渡期なのでツールのバラつきも現状は問題だなと。特に、社内のこの部門の人、社外の人が入る時、海外部門含む時、とそれぞれツール選定しないといけない&トラブル起こりがちなのはフラストレーションでした。あとは、一部オフィスに出ている人もいるので、オンライン会議とテレビ会議を混ぜようという試みがあったりしたんだけど、これは本当に混ぜるな危険だと思いますね。オンラインでしか出れない人がいるならオンラインに統一すべきだと思います。
④インプット不足を解消（未解決）
直接の業務推進に関することではありませんが、私は電車通勤の時間（約45分）をニュース読み込み＆Twitterでのアウトプットの時間に充てていたので、在宅勤務中その習慣が無くなって明らかにインプット量が減りました。「電車を降りるまでの間にきになるニュースを消化しよう！」というのは、すごく良いモチベーション & 制限時間になっていたということなんでしょうね。この問題は未解決です。
4. 本格的在宅勤務時に必要だと思った「Life」のHack
①運動不足が深刻。朝の通勤時間、夜の帰宅時間を利用して散歩を
在宅勤務の1日を終えてiPhoneの「ヘルスケア」のアプリをのぞいて見ると、そこには思いがけないほどの低い数値が・・・。何も考えずにいると1000以下、たまには500以下もザラです。通勤さえしていれば特に「歩こう」とか思わなくても6000-7000をキープしていたので、通勤って「適度な運動」に繋がっていたんだなと今更感じます。ということで朝の通勤時間、夜の帰宅時間を利用して無理やり近所を散歩していました。休み時間にちょっと離れたのコンビニに行くだけでも1000歩くらい稼げたりします。妊娠中ということもあり、とにかく最低限の運動量を確保するように意識していました。
②ある程度のオフィス空間を自宅に整える
初日、ダイニングテーブルでいつものように在宅開始、昼休みはそのままダイニングテーブルでワイドショー見ながら昼食をとり、午後、業務再開・・・・と過ごしていたのですが・・・・しまらない！気持ちの切り替えができない！ということで過去にIKEAのテーブルで作ってその後物置と化していたSOHO机を掃除して再活用、仕事時間はSOHOデスク、昼食: ダイニングテーブルと分けました。たまたまですが部屋の中での自分の向きも逆になり、いい感じの気持ちの切り替えにつながりました。
ですが・・・・椅子については適当な椅子を使い続けていたので、致命的な腰痛に・・・。一時は足をひきづらないと歩けないほどの痛みになったので、オフィス椅子は買った方がいいなと思いましたね。
あとは、ここまで本格的な在宅勤務をするのであれば、スキャナー付きプリンターは各家庭に導入してもいいかも・・・。ペーパーレスを進めることも重要だと思うんですけど、自分がハンドライティングで書いたことをちょっと共有したかったり、校正するために打ち出したかったりする時に、あればめちゃくちゃ効率いいなと思います。逆にハンコ文化はこれを機にぜひ絶滅して欲しい。
③オフィスで認められている気分転換の時間の導入（未解決）
例えば、オフィスでは常識の範囲内でタバコ吸う、コンビニ行く、コーヒーを買いに行く、等が認められていると思うんですが、これをどこまで自宅で導入してよいかの線引きが難しいなと。在宅勤務だとサボってしまうんじゃないかと自分で自分の気を引き締めていたり、電話かかってきた時に取れなかったりすると他人にサボってると思われるんじゃないかと感じたりする結果少し休憩を取らなさすぎになりがちだなと。自宅でのコーヒーブレイクならこれくらいはOK！の共通認識を少しずつ作っていけると良いなと思いました。ちなみに、自分の場合はたまたまなんですが在宅勤務開始のちょっと前にVAN HOUTEN COCOAの缶を奮発して買っていまして、毎日ココアタイムを設けておりました。
④ 昼食の確保
自宅の立地は人それぞれ。「健康を害さず、美味しく、活力になるようなランチ」を在宅勤務中に毎日用意するのはなかなか難しいなと・・・。定食屋にぱっと外食に行ける立地のひとばかりではないですしね。簡単なものでも調理したら45分間の昼休みは少し短いなと思いました。解消するために野菜をあらかじめ週末に刻んで冷凍パック作ってみたりもしたのですが（キャベツ/玉ねぎ/豚肉を一口大に刻んでおいて焼きそばパックにするなど・・・）少し昼休憩を長めに取り、代わりに勤務時間延長でカバーとか、柔軟になるとありがたいなと・・・。在宅勤務時の昼ごはんはなんかまだまだ研究の余地がありそうな気がします。
ということで、自分が気づいた点をWorkとLifeにわけて書いてみました。こうやって書いてみて感じたんですけど、このような変化は個人の働き方だけじゃなくて社会とか街とかにも変化を与えそうだなと・・。社会に与える影響については後編で考察しています。こちらもぜひどうぞ！
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