ウチが使っているお仕事案件管理法（更新）
たまには誰かのタメになるかもしれない記事を書いてみる。
以前、ブログにも書いた記事なんだけど、折角だし、今の使い方も含めて改めて書いてみます。
これまで、マンスリー手帳 →Excel →マンスリー手帳＋ガントチャート →
Todoist →マンスリー手帳＋ガントチャート →・・・
とかなりジプシーしまして、現在も「Trello」で落ち着いています。
Trelloは容量の制限はありますが基本無料で使えます。
PC、iPad、iPhoneと、どの媒体からでも同じデータが見られるので、ご依頼の電話中に、パソコン、もしくはiPadで確認しながら・・・や、移動中にiPhoneでササっとリスケしたり、寝る前に翌日のスケジュールを検討するなど、その時々に手近にある媒体で確認することができます。
ここで、ウチの使い方を説明しますね。
ログインすると「ボード」が作れ、そのボードの中に「リスト」を複数作れます。
更にその中に「カード」。そしてそのカードの中に「詳細説明」「メンバー」「ラベル」「チェックリスト」「期限」「添付ファイル」の項目があり、それらを使って案件内容を管理しています。
大まかにいうと、「リスト」は状況、
その中のカードは1つ1案件とういう形で管理しています。
「待機(保留)」「案件」「今日やること」の３つで今抱えている案件数を把握。
カードはドラックアンドドロップで簡単に移動できるので、
例えば、ラフを送ったら、「今日やること」から「待機(保留)」に移動したり①、
納品が完了したら「入金待ち」に移動したり②、
入金の確認ができたら「完了」に持っていったり③
停まっていた案件が動き出したら移動したり④・・・
こんな感じでやっています。
カードの順番も入れ替えられるので、
今日やること内で「午前～午後」や「先に手を付ける」など
優先順位を考えて並べることも簡単です。（7/3追記）
カードにはそれぞれラベルをつけていて、
現在どんな作業があるのか色分けでわかるようにしています。
↑ラベルの仕分けはこんな感じ。
そしてカードの中身はこんな感じ。
チェックリストはタイトルを変えたり、カード内に何個か作ることもできるので、基本は作業工程のみがほとんどですが、「ラフ」や「着彩」なども作って、それぞれの進行具合をおおよそのパーセンテージで確認したりもしています。
アプリを入れれば、スマホやタブレットで同じものが確認できるし、
リアルタイムで反映されるので、前日の夜寝る前に、スマホで翌日の作業分のカードを移動してスケジュールを組み立てています。
Google Chromeの拡張で「elegant」をONすれば、ガンチャートも使えるし、Googleカレンダーとの同期もできますよ。
ずっとボリューム的なところの管理も同時にできないかと悩んでいたんですが、最近なんとなくな解決法を思いつきました。
「仕事」のラベルを信号機のように赤、黄色、青の3色用意し、ボリュームや感覚によって色分け。
例えば100点でも納期が長く、1日の制作個数がすくなければ
「黄色」か「青」
そこそこの点数があり、短納期だったら「赤」とか。
「青」の案件でも、件数が重なってれば、新規受注は難しいな、と判断したり、「赤」が重なってても、「青」の案件だったら受けられるな、とか、なんとなく感覚的にみえるようになってきました。
まだこのボリューム確認法を試して日が浅いので、もっといい方法が見つかればアップデートしていきたいなと思います。
---（10/1追記）
ボリュームの確認法については、現在は別にエクセルファイルを作って、
カットの合番や受注日、納期、現在の進行具合、ノルマなどを一覧にして
管理するようになりました。
ノルマに関しては、作業時間を記載する欄を作って、
関数計算で〆切までの日数で割り、一日分を自動で算出するようにしました。
その数字をTrelloのカードの案件名の頭に「【6】○○社○○さま（月刊誌）」などと記載して、「今日やる事」のリスト内が稼働時間を超えないように調整しています。
---
「Trello」もし興味があれば、試しに使ってみてくださいね。
「自分はこんな使い方してるよー」とか「こっちの使い方のほうがいいんじゃない？」なんてのも教えてもらえると嬉しいです。
これからも事務仕事の効率化を図り、しっかり管理して、より良いイラストを制作すべく頑張ります！
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