プレゼンテーション1

受信トレイは、空にして帰る

あたりまえだと思っていた「受信トレイを空にして帰る」という整理術や、業務効率化は意外とあたりまえではなかった...

ちょっと調べればいっぱい出てくるであろうものではあるものの、意外と気付かず、自分のやり方に疑問を持たないというのは、もったいない。

HRを担当する身として、仲間が増えてくると「これくらいはできているだろう」「自分で効率化を上げる動きをしているだろう」といった思い込みと、勝手な期待で美化されているものが多いのではないかと反省し、まずは自分が実践していることをまとめることにしました。

今回は、メールの処理についてです。(※ Gmailの場合)

基本的な考え方

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仕事を終えて帰路に着くには、上記の状態にすることを条件としています。
(もちろん受信トレイはいつもこのような状態を心がけています。)

そのためには「返信」「アーカイブ」「スヌーズ」のいずれかの処理が必要です。

受信トレイを空にするための処理
1:メールは受け取ったらすぐに確認(時間を決めて定期的に確認)
2:すぐ返信する or あとで返信する or これで終わり を判定
3:あとで返信する場合は、返信時間を決めてスヌーズを設定
4:これで終わりの場合は、アーカイブ

今はチャット全盛期の時代ですし、採用ツール内で完結していたり、SNSで繋がっていたり、メールを使う頻度は減りました。なので日々、処理するメールは10〜20件程度です。これが、過去の仕事では100件を軽く超える数のメールを受け取っていたので、整理せずには仕事が回らない状態でした。

なので、もう読む必要がないメールが受信トレイにある状態はトラブルや無駄なエネルギーを使う原因になるので、アーカイブスヌーズを駆使するようになりました。

「検索すればいいじゃん」という考え方は一理あって、それでも仕事は進みますが、そもそも検索している時点で工数が増えていると僕は思いますし、ど忘れして探せないという事態も発生するはずです。

スヌーズ設定をすれば、受信トレイを見るたびに気にする必要もありませんし、返信しなければいけないものを「既読」にしてしまって見落とすリスクも避けられます。

大事なことは必要なときに、必要な情報が表示されており、検索するまでもなくファーストビューで全て確認できる状態で日々の業務を行えているということなので、それを意識した運用をしています。

ここからはもう少し具体的な設定や処理について書きます。

Gmailの設定

#1 全返信と自動アーカイブ

「送信時のデフォルトの動作」「送信&アーカイブ」を下記のように、設定します。これによって返信時に【全返信】と【返信時アーカイブ】のボタンが表示されます。

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自動アーカイブは、返信すると同時に受信トレイからメールが表示されなくなります。冒頭の動作でいう「返信」はこの状態になっていると、返信した=仕事終わり。と言えるので、作業がとてもシンプルになります。

メールにCCが入っている場合は、そのメンバーで情報共有をするため、基本的には全返信します。

#2 受信トレイに複数件溜まっている時

最近では、電車の中でスマホを使ってメールを捌いてしまうのですが、元々は朝一にやる仕事として受信トレイを開き、「トレイを空にするための処理」としてメールの振り分けをしていました。

そのために必要なのが、下記のように「キーボード ショートカット」をONにすることです。

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この設定をした後であれば、受信トレイの一番上のメールを開いて判定を始めます。
・いらないメールなのでアーカイブ ▶︎▶︎▶︎【 e 】を押す
・あとで返信するのでスヌーズ ▶︎▶︎▶︎【 d 】を押して時間を設定
 (※ 時間は、マウスではなく【↓】でカーソル合わせて【enter】)
・今すぐ返信するもの ▶︎▶︎▶︎【 j 】を押す
 (そうすると次に飛びます。まずは、一通り判定を先にやります。)

ここまで終わると、返事をすぐに返すものだけが残るので、1つずつ返信文を書いて返していきます。

大事にしているのは、今不要なものを整理しておくことです!

#3 自動アーカイブでノイズ除去

一番の時間の無駄は、”今” 必要ではない情報に目を奪われ、時間を使われることです。

例えば、情報収集をする中で、メルマガ登録などをすることがあると思います。しかし、これは相手のタイミングで送ってくるものであって、"今" 見る必要はありません。さらに、一度見て、後で見ようとすると無駄が生じます。

あとで、能動的に見に行けばいいメールは、さばく作業も極力最小化したいのでフィルタを作成し、さらに自動アーカイブする設定をしています。
(下記の画像をクリックしたらヘルプに飛びます)

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ここからは、当たり前すぎて読み飛ばしてもらっていいレベルの内容ですが、念の為書いておきます。

#4 署名設定(丁寧に!)

署名を設定する際には、会社やサービスなどの情報を記載します。さらに自己紹介を簡単にしたいので、Profieeというサービスのリンクも追加しています。

画像5

自分自身がどんな人間かまでわかっていただける機会を簡単に作れるので、情報を届ける工夫をしています。
徳永のProfieeはこちら

#5 テンプレート作成

送信するメールが、複数回同じ内容を送るものは、テンプレート化をしています。同じ文章を打ち込むなんて非効率!ということでせっせと作っています。

とりあえず、自分がやっていることをざっと洗い出してみました。まずは、実践あるのみなので、やっていないことがもし1つでもあって、数分でも誰かの業務効率が上がったら嬉しいです。

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コドモンという保育ICTサービスを提供する会社で、コーポレート部門の責任者と事業開発を担当してます。 大学時代にレラカムイ北海道(現レバンガ)設立に携わり、その後、新卒で楽天に入社。7年弱の修行期間にマネージャーも経験し、5人の不動産ベンチャーでCHROを経験。二児の父です!