メールでビジネススキルや仕事の進め方がわかる！？

現在、FacebookやTwitter,Instagram,LINEなどチャットやダイレクトメッセージの機能があるツールが増えているため、わざわざメールでやりとりをする場面は減りつつあります。

私自身もメールでのやりとりに煩わしさを感じている一人で、普段のやりとりはできるだけチャットツールを利用したい！と思ってはいますが。

ファーストコンタクトなど相手を知るツールとして、メールは有効であると考えています。

メールの書き方に性格や仕事の進め方や姿勢が如実に現れる！

まず文章の書き方。始まり、終わり方、署名。
ここを見るだけで、「ああこの人はこういう職場で働いていたんだろうな」というのがなんとなく想像がつきます。

そして、何気ない文章の中にその人の仕事の進め方や姿勢も現れていることが多いのです。

やたらと長文

「説明がしっかりしている」という取り方もできるのですが。
実は「私は言いましたからね！」と責任を逃れようとすることが多いのがこのタイプ。それか「全部伝えておかないと不安」というタイプの方もいらっしゃいます。
このタイプの場合は、お互いに妥協点を見つけながら進めていく必要があります。
あとは話が長いので、用件を把握するのとやりとりに時間がかかることも・・・。
またそのまんまですが、資料などまとめるのが苦手な方も多い印象です。

質問に対する明確な回答がない

いくつか質問したことに対して回答が記載されていない、もしくは質問に沿った回答がない場合も。
そうするとこちらから催促をする必要が出てくるし、メールのやり取りも何往復も行うことに。
しかもメールって即時性がないので、返信が来るまでモヤっとすることが多いんですよね・・・（電話派の人にはこのモヤっとが嫌い、というのがあるのでは？）

このタイプは、仕事のやり方やスケジュールも曖昧なことが多く、都度進捗確認が必要なケースが多いです。

質問が曖昧

質問する時に「どうしましょう？」と聞いてくる方がいます。
どうしましょう、って明確な答えやビジョンがない限りとても答えにくい質問ですよね。
言い方を変えれば「全面的に相手に答えを委ねている」
このタイプの場合は、こちらから全てしっかり指示・管理をしなければならず、コミュニケーションに時間がかかる「時間泥棒」になることが多いです。

やたらと専門用語が多い

これは２パターンに分かれるのですが。
同じ業界でずっと仕事をしてきたか、意識高い系。
同じ業界でずっと仕事をしていると、専門用語も「当たり前」として捉えてしまいがちなんですよね。
また無駄に横文字などの専門用語が多いのは意識高い系が多い印象。
いずれのタイプも「詳しくないもので・・」とお断りを入れた上でやりとりをしていくのがスムーズだったりします。

誤字が多い

これはあえて書く間でもないかもしれませんが、誤字が多い＝見直しをしない、チェックが苦手で正確さを求められる仕事には向いていない可能性が高いです。
1度や2度のミスならまだしも、毎回間違えているような人は要注意です。

（余談ですが、しょっちゅう私の名字を間違えて送ってくる方もいます・・・）

レスポンスが遅い

メールは電話やチャットと違って即時性が低く、相手の返信までタイムラグが生じます。
相手がいつ見て、いつ返信してくれるかはわかりません。
様子が見えないからこそ返信がないと不安になる。
だからこそすぐに返信してもらえると安心感がありますよね。
「出先ですので、午後以降に返信いたします」という一言だけでも。

レスポンスが遅い人は、そういうことを考える余裕がなく自分で仕事を抱えちゃう人が多いイメージがあります。
なのでこのタイプには、様子確認のために電話をすることもしばしば。
また他の件では返信が早い場合は、悲しいかなそもそもその件に対する優先順位が低いということも。

ちなみにここでいう「レスポンスが早い、遅い」については、「土日などの休みでも、夜中でもすぐに返信しろ」という意味ではなく、あくまで業務時間内に、という話です！

見えないからこそ配慮を。
相手への想像力を持つことが大事

上記はあくまで私の個人的見解で、偏見とも取れるところもあるかと思いますが。

共通しているのは「相手への配慮」が不足しているということ。

メールは相手の顔が見えないし、いつ見たか・返信が来るかの予測がつけづらいため、対面の時よりも配慮が必要となります。
特にメールでのやり取りが多い相手であればなおさら（わかりにくいと後回しにされる可能性も高いですしね！）。

・レスポンスが遅いと相手は心配する→一言でもいいので返信は早めに
・曖昧な質問だと答えにくいからわかりやすく
・文章はできるだけ読みやすくする工夫を
・なるべく専門用語は使わず分かりやすい文章に

マナーがどうこうというつもりはないのですが。
見えないからこそ相手に対する想像力を持つことはとても大事。

スムーズなやりとりで自分もラクになる！

とはいえ相手への配慮ばっかり考えるのって正直しんどいですよね。

でも！
実はこれって自分の仕事をラクにしたり、ストレスから解放することにも繋がるんです。

レスポンスを早く＝タスクを溜めずに済む、忘れるリスク軽減
曖昧な質問にしない＝相手も答えやすいからすぐ返事をくれる
文章は読みやすく＝あとで見返しやすい
分かりやすい文章に＝相手との誤解が生じにくい

ぜひ皆さんもメールを書く時に少し意識してみてもらえればと思います！
私も自戒の念を込めて。

＜番外編＞メールにやたらとCcが多い

これに関してはビジネススキル云々というより、組織として「決定には関係各所への確認が必要」ということが多く、確認に時間がかかることを予め覚悟した上で仕事を進めるようにしています。