緊張した場をほぐす、オンライン会議の始まりに行うべき「チェックイン」とは

初めての方が参加する会議では自己紹介を最初にしますよね。当たり前のようにしていることですが、名前を伝えあうだけの時間で終わらせずに、会議全体のプログラムの中での導入パートとして意味づけると、冒頭の時間も本題を話す時間も、もっと活きると思うのです。今回は、会議の冒頭の時間を「チェックイン」としてどう使うか、どんないいことがあるかをまとめてみました！

１．チェックインとは？

チェックインと聞いて思い浮かぶのは、ホテルでの受付のシーン。名前を書いたり支払いを済ませたりしたのち、初めてでも分かるようにホテルや部屋の説明をしてもらいますよね。会議やイベントでのチェックインもそれと同じで、名前を伝えたり自己紹介しあったりして、メインの内容へと続く導線の入り口にあたります。まちごと総研が主催するイベントでは、次のような３～４つの項目を参加者の方にお話してもらうようにしています。

呼ばれたい名前
紹介したい活動・所属
今日のイベントに期待すること
メインコンテンツに関連する質問

２．主催者にとってのいいこと

チェックインの主催者にとっての嬉しいポイントは、参加者のニーズや状態を知ってその日の進行の重点を決められることです。例えば「緊張しています」「みなさんについていけるようがんばります」と話す参加者がいたら、空気をほぐしたり、ゆっくり丁寧に説明したりする必要がありそうだな、とわかります。

３．参加者本人にとってのいいこと

チェックインの参加者本人にとってのいいところは、来た理由を言葉にすることで目的意識をもって臨めるようになるところです。参加者のみなさんそれぞれが「今日はこれをするために来たんだった。これを意識して参加しよう」とアンテナを張った状態で本題に入ってもらうことができます。また自分自身の今の状態を話して受けとめてもらうことで緊張をほぐすことができます。

４．参加者同士にとってのいいこと

チェックインの参加者同士にとってのいいことは、どんな人が来ているかを知れることです。よく知らない人と時間を過ごすよりも、どんな背景や状態の人が来ているかを知っていた方が話しやすいですし、会話のきっかけにもなりますよね。その会話から会議のアイディアやつながりが生まれることがあるので、チェックインは種まきのようなものですね。

５．項目を決めるときのポイント

では、どんな項目を尋ねたらいいかを見ていきましょう。チェックインはイントロの部分なのであまり時間をかけすぎず、要点だけ尋ねてメインの内容に入っていきたいですね。
参加者がお互いを知るという目的が大きくあるので名前は必須で、イベントなど多様な人が集まる場であれば活動と参加の理由もあったほうがいいですね。
メインの内容に関連する質問は、それに答えるためにめぐらす考えや視点が、メインの内容を進めるときの補助になるかがポイントです。そして参加理由とかぶらないように注意して設定しましょう。
またエピソードを話してもらうと話が長くなりがちなので、その点にも注意です。メインの内容に必要な視点を含むけれどサクッと答えられる質問事項にしましょう。

●チェックインの項目アイディア
呼ばれたい名前
紹介したい活動/所属
今日のイベントに期待すること
参加理由
最近はまっているもの
今の気持ち
イチオシの地元の名産品
今日の朝ごはん
Zoomは週に何回使ってる？
コロナが明けたらやってみたいこと

以上、今回はここまで！緊張をほぐしたり、つながりを育てたり、本題へ入っていくのを促したりするチェックイン。最初の数分といえどもあなどれません。ぜひチェックインから会議を始めてみてください！