川西まこ
忙しくても定時で帰る!過労で倒れた私を変えた生産性向上術
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忙しくても定時で帰る!過労で倒れた私を変えた生産性向上術

川西まこ

深夜まで仕事をしても終わらない・・・早朝出社しても自分のペースで仕事をするどころか仕事に追われて1日が過ぎていく・・・

そんな悩みを持つ社会人も多いのでは?
以前は、私もその一人でした。
その結果として過労で倒れるハメに。

そこで働き方を見直し、仕事量が変わらないのに定時で帰れるまでに生産性を向上させたコツをご紹介します。

依頼者の「真の要望」に対応する ~仕事量を最小限にすることで生産性向上を実現~

膨れ上がるお客様の要望。突発的な上司の指示。
それに愚直に対応していた私。

けれど、言葉にされた依頼事項をなぞって対応するのは無駄が多いと気づいたときに、私は生産性向上の一歩を踏み出しました。

「真の要望」を確認する

言われたことをそのまま対応するのではなく、依頼の裏にある「真の要望」を考える。
仕事スタイルの変化が、生産性向上につながりました。

たとえば、Webデザイナーの日常。
色の変更を求められて変えてみたら、やっぱり別の色に、と言われて対応すると、やっぱり別の色の方が……とエンドレスに変わる要求。

でもお客様が本当に求めていたのは、色を変えることで該当箇所を目立たせることだったら?
お客様の「真の要望」が分かれば、最初からベストな「目立たせ方」を提案でき、「良い提案をしてくれた」とお客様の満足度も上がって一挙両得。

「真の要望」に対応することを心がけることで、作業量を劇的に減らせたうえに、お客様からお褒めの言葉をいただくまでに成長しました。

仕事の全体像を意識する

神は細部に宿るというけれど。
日常の仕事で大事なのは、細部よりも全体像を把握すること。

依頼者の「真の要望」の全体像に意識を向けて、細かいこだわりは捨てました。
それでも「丁寧に対応してくれてありがとう」と感謝されてビックリ。

依頼者は「真の要望」に関係ない細部まで見ていないのだと気づいたとき、私の生産性は大きく向上しました。

「重要な仕事」を優先する ~生産性向上のカギは時間の効率的な使い方~

忙しくて目の前にあるタスクをこなすだけで精一杯。
気づくと時間のかかる大事な仕事が後回しに・・・

そんな失敗を繰り返さないために必要なのは、重要な仕事から始めること。仕事の順番を変えるだけで生産性が上がるというのは目から鱗でした。

「重要な仕事」から着手する

有名なビジネス書「7つの習慣」(スティーブン・R・コヴィー著)。
ここにも生産性向上のヒントがありました。

この本には、バケツに大きな石を最初に入れて、その隙間に小さな石を入れると沢山の石が入る、という例え話が載っています。
小さな石を最初に入れると、大きな石が入らなくなってしまうのです。

それは仕事でも同じこと。

まずは重要な仕事についてスケジュールを確保し、その隙間に小さなタスクを組み込むようにしたら、仕事がスムーズに進むようになりました。

タスクリストで管理する

大きな仕事の隙間で小さなタスクをこなす。
そのために、大切なのはタスクのコントロールです。

  1. やるべきことを全て書き出す

  2. 優先順位をつける

  3. 優先順位の高い順にスケジュールに組み込む

  4. 追加の仕事が発生したら、欄外にとりあえずメモ

  5. 1日の終わりに、4)のタスクを含めて2~3)を整理する

何をすべきか考えることに脳のメモリを使わない!
それだけでも仕事が捗りました。

周囲に「協力」をあおぐ ~関係者全体で仕事の生産性を最適化~

忙しい人は、一人で仕事を抱えがち。
そんな時こそ周りを巻き込むことが大切です。

そう気づいたときに、とても気持ちがラクになりました。

会議を効率化する

長い会議に、手間のかかる議事録作成。
会議とは時間のかかるものだと思っていたけれど。
とても効率的に運用されている会議もありました。

  • アジェンダや資料は事前に共有して会議を効率的に進行

  • 議事録は会議中にメモをして、会議後には即共有
    →議事録作成に時間をかけない
    →認識のずれによる余計な仕事の発生を防ぐ

この運用のおかげで会議に時間がとられず、自分の仕事に集中できました。

早めに相談する

ものすごくシンプルだけど、大切なこと。
「考える」ことと「悩む」ことは違う。
それを教わったときに、悩みがちな私の行動は変わりました。

自分で考えることは大切だけど、思考が堂々巡りに陥って悩み始めたら早めに相談する。
たったそれだけで「悩む」時間が「仕事をする時間」に変身してくれました。

最後に

仕事に忙殺されていたときは、自分自身のことは置き去りでした。

けれど生産性をあげることで時間に余裕が生まれました。
その時間を使って自己投資をすれば仕事の質も高まり、さらに生産性を向上できる。

こういう好循環を続けていけたらいいな、と思う今日この頃です。


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英語の偏差値30だったにもかかわらず、なんの因果か外資系企業で奮闘中