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【DX実践】10ヶ月で8%の全社コスト削減を達成したチーム組成と効果を出すためのポイント

DX(デジタルトランスフォーメーション)についてのnote記事を書きました。
結構長文になってしまいましたが、考え方の整理と実際にやってみた頃が参考になれば良いなと思っています。

■はじめに

「DX(デジタル・トランスフォーメーション)について」

初回はDXについて記事書いてみようと思います。
DXに関してはWEBマーケの支援している企業で実際のチームの立ち上げからはじめ約10ヶ月経ち、軌道に乗ってきたので、その話をできればと思います。

■DXとは

DXの定義を調べると、

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

というのが経済産業省が定めた定義で、要はデジタル(IT)を駆使してニーズに対して新しいサービス・機能で市場価値を上げるという意味だと理解しています。
なので、ここではサービスやビジネスモデルも含め変えることがベースになっています。

個人的にはここまでの話にするとゼロベースの事業の立ち上げや大掛かりなリニューアル含めた機能開発などが伴い、社内新規事業だったり、スタートアップ企業のゼロからの事業となり、そんな簡単に「やろう!」みたいな話にはならないと思っています。

そこで自分としての『DX』というのは段階があると思っており、3STEPに分けるのが良いのではないかと思っています。(※特に順にやる必要はないと思っていますが、導入のしやすさとしての立て付けです)

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STEP.1
ここでは既存存在する業務フローやタスクをデジタルを駆使して、ムダ解消やより良くなる「カイゼン」を指します。
まずここから手を付けることで、ライトにすすめる事ができるので、その先のSTEP2〜3へのハードルは少し減る、もしくは進めるためのヒントになると考えています。

STEP.2
ここでは「カイゼン」ではなく、あるもの(特にデータ周り)を有効活用し、売上アップの仕組みを作ることです。
ここでも新しいなにかを生み出すというよりは既存のビジネスモデルに対し、リボン図などで言えば歩留まりの改善や、そもそものターゲット母数拡大をするイメージです。

STEP.3
これが最初に経産省が書いていた定義に近く、ビジネスモデルや大きな仕組みづくりのことを指しています。

なので、個人的なDXの解釈とは、「デジタルツールを駆使して、業務そのもののプロセス改善・利用ツールの代替による効率化/コストカットの上、売上アップの仕組みを構築する。そして、顧客のニーズのもとに新たな事業に発展させる」とものです。

■立ち上げフェーズ

ここからが実際に行ってきた話になります。
STEP1からの話なのですが、前提会社の全体の協力が無いと推進はとても難しいものになります。
そのため、DXをやる費用対効果を常にレポートするチェック機能はとても大事だと思っています。(チェックのための管理表の話は最後に記載します)

最初に始めたことは3つあります。

①DXチーム組成
②業務フロー可視化
③業務負担のタスク化

①のDXチームは、先程記載したとおり、会社全体で協力体制が無いと厳しいです。また、支援した会社ではなかったですが、よく聞くのは自分の仕事がなくなる不安というのも生まれるので、いかに会社全体でクリエイティブな仕事を増やすというポジティブな文脈で伝える必要があります。
そのため、各部署から1~2名DX担当という人を付けてもらい、定例も含めまずは所属意識としての協力体制を形として作りました。

②の業務フロー可視化は、①の人たちから普段の定型や頻発する業務をヒアリングし、業務フロー図を作成しました。(以下のような図)
ここでは業務を担当している人は普段何気なく、負担にも感じず業務をしていることも多いので、まずは客観的かつ俯瞰してフローの効率性・削減or代替可能タスクを見える化にすることが重要でした。

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③の業務負担のタスク化では、DXチームの担当者とその部署のメンバーが普段思っている面倒な作業や無駄ではと思っていたタスクを一歩引いた目線でヒアリングをしました。②では定型業務は洗い出せるのですが、細かい部分の作業やタスクまでは顕在化しないため、③は担当者レベルでないと出てこない課題だったので、かなり効果的だったと言えました。

■STEP1の実行

上記の3点が終わったら3つのカテゴリで分類できることが見えてきたので、プロジェクト化をして、それぞれのやる目的をわかりやすく明確化しました。

ここで名付けたのが、
・業務シンプル化
・定形業務ゼロ化
・紙ゼロ化
の3プロジェクトです。
「業務シンプル化」では業務フローを改善することで、今までの工数を削減できるという業務が対象でした。
「定形業務ゼロ化」では業務そのものに対し、人を介さなく自動化してしまうというものです。
「紙ゼロ化」はそのもので、印刷物・紙管理等をデジタル化し、紙自体をなくすというものです。

■業務シンプル化の施策

業務シンプル化では具体的な業務がここでは書きづらいのですが、例えばある情報が書かれた紙を各部署で閲覧しながら、必要な項目を各部署での管理データに入れるということをしていたのですが、これはSalesFoerceやGoogleスプレッドシートに入力し、管理することでデータの一元化をしました。これにより、転記の必要性や、データの整合性確認など、細かい作業を削減することができました。
他には、ここでは慣習的に行っていた業務が実は多く、「必要だと思っていた」「前からそういう風にしていた」という概念が頭にあり、客観的に考えたことがなかったことが原因の無駄な業務でした。
ここは正にDXチームが必要な部分で、客観性を持って「何故、その作業が必要なのか?情報が必要なのか?」「もっと楽にしたら、何が困るのだろうか?」というのを深掘っていくことで改善施策が見えてくる部分になります。

■定形業務ゼロ化の施策

定型業務ゼロ化では定型的な業務なので、考えることがいらないため、全て人が介さず、処理してしまおうというのがここの考え方です。
そのため、ツールを2つ導入しました。
一つはRPAです。
RPAは複数のツールを比較検討しました。その当時の比較図を記載します。(※1:費用比較もしていますが、利用方法によって違うと思うので、削除しています)
(※2:現在は使い勝手などは変更している可能性とその企業の業務によっても違ってくるので、あくまで参考例のイメージの図として見てください)

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この中で比較した際に、エンジニアが内製でいなかったため、BizRoboとUiPathは結構難しく、運用に乗らないと思い△の評価でした。WinActorはとても良いツールだなと思いましたが、DXとしての運用に乗るためには誰もが使えるツールにしたかったため、よりUIがドラッグなどの操作のため直感的UIでわかりやすかったRoboticCrowdを採用しました。
(一点、クラウドのRPAのため現状はWEBベースの作業しかロボ化できないので、業務によって採択したほうがいいです)

(※誤った認識をされないように再度、このツール選定は社内体制やRPA対象業務によって大きく評価は変わると思うので、決して採択しなかったツールが悪いという意味ではありません。合うか合わないかだけの問題かと思います)

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※RoboticCrowdHPより管理画面イメージ図参照

もう一つがGoogleスプレッドシートとGoogle App Script(GSA)です。
Googleスプレッドシートではマーケ部門でよくあるGoogleAnalyticsログの取得から整理を全てデイリーの作業を自動化しました。朝一には分析に必要なデータがすべて揃っているという状態となりました。
GASではメールの送信の自動化を実施と、請求書/領収書の自動発行、Googleフォームで顧客が入力したデータを自動的に管理表への転記、ある外部メディアの必要データの取得を手動から自動取得へ…等々実施しました。

イメージが湧きにくいと思うので、例えば「Googleフォームで顧客が入力したデータを自動的に管理表への転記」では今まで、紙で顧客の情報をもらってきて、それを複数のエクセルに転記して管理したいたのですが、情報自体をGoogleフォームに入力してもらい、そのフォームに届いたデータが各必要なエクセル(スプレッドシート化)に即時に自動同期されるようにしたというものです。
もう一つ「請求書/領収書の自動発行」では、リスト管理はエクセルでしており、請求書等にする際はそこから転記し、一枚一枚作成して、プリントアウトしていましたが、これもリスト自体をスプレッドシートにし、ボタン一つで、請求書のテンプレートに自動挿入され、PDF化し、Googleドライブに格納されるというものにしました。

■紙ゼロ化の施策

紙ゼロ施策はまず印刷物(紙)をなくすことを徹底しました。
紙である必要というのはほとんどなく、共有する必要がある紙などはすべてGoogleドライブで共有、紙の申請書・領収書・会議の資料なども全てオンラインかGoogleドライブでクラウド資料に変更、契約書に関してはクラウドサイン・ドキュサインを導入し、オンラインでの契約締結に変更しました。
副次的な効果として、契約書をオンラインにしたことで印紙代が必要なくなったというのも大きなものでした。

■効果について

10ヶ月を通して、利用ツールの限界、法的な問題等々あり、フロー改善できると思ったことがうまく改善できなかったことは多々あるのですが、全体としてはこの支援した企業では業務全体をコスト換算すると8%を削減することができました。(※1000人規模の会社だとすると128,000時間の削減効果)

効果を出すための進め方としては、DX対象タスク管理表というので管理しました。
管理表では、
・対象タスク名
・タスク詳細説明
・現状工数
・削減可能工数(と削減効果費用)
・対応難易度(対応作業工数と実現性難易度)
・対応優先度(削減可能工数と対応難易度の掛け合わせ)

を記載し、優先度を明確にし、上から順番に最大限解消していきました。
そしてガントチャート(Instaganttを利用)で管理し、日々の進捗をちゃんと追っていくということは大事にしていました。
(DXチームが存在し、動くというのは成果が出ないとコストセンターでしか無いのでここは気をつけました)

最後に、ここではゼロからやってきたので、今後DXやっていく方に向けて、効果を出すにあたり、こうしておけばもっとスピード上げられたなというポイントもシェアします。

・いかに業務の詳しい人に共同作業者として巻き込むか
 →結局実際業務をやっている人が改善作業を直接やったほうが抜け漏れや確認のスピードも上がり、良いことしかない(ただ進捗管理やサポートは深く入り込む)

■最後に

STEP1の効率化のみの詳細しか書けませんでしたが、またSTEP2も書ければ良いなと思っています。
Twitterもやってますので、管理表のフォーマット欲しい人はご連絡いただければシェアします!
また、最後まで読んでいただいたので、+αでGSAで作成した請求書自動発行プログラムコード付きのスプレッドシートもDMいただければ差し上げます!

DXに興味やもっと詳しく聞きたいことあれば、TwitterのDM等でご連絡いただければと思います。
また、DXだけでなく、WEBマーケの相談や人事周りでもなにかあればお気軽にご連絡いただけると嬉しいです。

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株式会社コーナーで取締役CMO、株式会社カーボンでCEOしてます。コーナーでは人事・採用のパラレルワーカーシェアリングサービスを運営、カーボンでは「はたらくホンネ」というサービスを運営とWEBマーケティング支援をしている会社をしています。よろしくお願いいたします。
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