【私の働き方】自分と他人の記憶力を過信しない
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【私の働き方】自分と他人の記憶力を過信しない

打合せが終わって、「はい、ではみんなでがんばりましょう!またよろしくお願いします!」と解散し、次の週になって「ではその後の進捗ってどうなってますか」と確認したら、「え、そんなこと言ってましたっけ?」という状況、出会ったことありませんか?私はあります!!

そして、上記のようなことが発生してしまうのは、その仕事を依頼された担当者に責任があるだけでなく、プロジェクトリーダーにも責任があると考えています。なので上記のような状況が発生した時に、「なんで言ったことをやっていないんだ!!」と怒っている人を見ると、ちょっとゲンナリしてしまいます。。。
私は仕事をしていくうえで大切なことは、「組織全体で、ゴールに向かって、全体で合意を取りながら進んでいくこと」が何よりも重要だと考えています。なので、そのような状況を作った側(プロジェクトリーダー)にも責任があると思うのです。

では、どうすればこのような状況を発生せずにプロジェクトが前に進んでいくのか。私は以下のステップに沿って進めていくことが重要だと思います。

Step①:定例会や会議ではアジェンダを事前に共有しておく

やることを明確にする前に、まずは必ずアジェンダを事前に共有するようにします。ここがブレてしまっていると、「なんのための会議なんだっけ?」と手ぶらで参加してしまう人が増えてしまいます。
そのような状況を発生させないためにも、事前にアジェンダを共有するようにします。

Step②:会議中は必ず決定事項をその場で文章化しておく

そして、いざ会議が始まったら、決定事項をその場で文章化していきます。大事なことは「決まったらその都度、文章化していくこと」です。

このように実施する理由は、「①:文章化することで、参加者の認識ずれが発生しないようにする」ということだけでなく、「②:後で書こうと思っても、人間はすぐに忘れてしまう」という特徴を持っているからです。

自分の記憶力や他人の記憶力を過信してはいけません!!
私はよくここで失敗していました。
経験があったりすると、「OKOK!やっておきますね!」ということを言ってしまいがちですが、プロジェクトを複数持っていたり、その他の業務で忙しかったりすると、すぐに忘れてしまいます。

そのようなことが発生しないためにも、その場ですぐに文章化することが大切になります。

Step③:会議の最後に必ず「Next Action」を文章化する

そして、次に行うことは「会議の最後に必ずNext Actionを文章化する」ことです。

これもStep②とほぼ同じような理由です。
文章化すると、参加者全員で共通の認識を持つことができるだけではなく、忘れてしまうというミスを防ぐことができるようになります。

そして、Next Actionを書くときにセットで記載するのは「担当者」と「納期」になります。ここが抜けていると、「責任の所在が不明確になって、誰もそのActionを取らない」といった所謂ポテンヒットのような状況が発生してしまいます

そのような状況が発生しないためにも、必ず「担当者」と「納期」をセットにしたNext Actionを記載することが何よりも大切になるのです。

Step④:会議後すぐにメールやSlackにて全員に送付する

そして、次のアクションはStep②とStep③の事項をすぐにメールやSlackで関係者にすぐに送ることです。

これを送ることで、後から関係者全員が確認することができるようになります。

会議が終わった後はコーヒーの一杯でも飲みたいところですが、ここは我慢して「決定事項」と「Next Action」を関係者全員に送付してから一服するようにしましょう。

Step⑤:担当者であれば進捗をリーダーに都度共有するようにする。リーダーであれば各担当者の進捗状況を都度確認するようにする。

そして、ここからは組織全体での進捗管理を実施していきます。

Next Actionで担当者になった人は、責任をもってその仕事の進捗状況をリーダーを含めたプロジェクト全体に共有していくことが大切になります。

そして一方、リーダーも各担当者の進捗状況を主体的に確認していくことが重要になります。もしかしたらその担当者が他の作業に追われていて全く手が付けられない状況になってしまっているかもしれません。

おわりに

大切なことは「組織全体で合意形成を図りながら、各担当者ひとりひとりが責任をもって作業を行い、最高のアウトプットを出していく」ことであり、そして同じように大切なのは「そのような環境をつくるようにリーダーが責任をもってプロジェクトを前に進めていく」ことだと思います。

自分や他人の記憶力を過信して、何となくプロジェクトを前に進めるのではなく、「人間は誰しもが忘れるものである」という前提に立って、しっかりと文章化していくことが重要になるのだと思います。

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水谷 真人 / Mizutani Makoto / みんなの夢を叶える懸け橋になりたい!
『夢の懸け橋:人の可能性を最大化し、輝く人を増やす』を志に、事業拡大の支援をさせていただいております! ここでは日々の学びを掲載します!01Booster/グロービス MBA/早稲田   FB ⇒ https://www.facebook.com/makotommizut