NPOの裏側の活動（バックオフィス）

NPOの表側の活動は、Facebookやホームぺージ等で見ることができる。でも、表の活動をするために裏側の活動も重要だ。普段それこそ表に出ないので、発信していきたいと思った。

得点するのはオフェンス。チームを勝利に導くのはディフェンスという言葉がある。それにならえば、バックオフィスの仕事は後者に位置づけられる。活動を継続するために必要不可欠な活動だ。でも、バックオフィスの仕事は、表の活動に比べて、ラクだと思われたり、できて当たり前で、特に認められることも無かったりする。一般企業に勤めていたときはそれをすごく感じていた。でもそんなことはない。

■仕事①：会計・税務

Kacotamでは、お菓子タイムでみんなでお菓子を食べたり、麦茶を出したりしているため、そのようなレシートが活動の都度発生する。また、ボランティアの交通費や職員の人件費、食事提供の食材代、居場所づくりにかかる消耗品や水道光熱費…が発生する。それを今までExcelを使って、レシート1枚ごとに入力していくことになる。入力後はA4の裏紙に1枚1枚領収書を貼り付け、伝票番号を記入していく。入力のチェックは本人と、もう一人でダブルチェックをするが、最初の入力段階でいかに正確に入力するのかがとても重要となる。これを年間で約1050行（2018年度）入力していく。また、通帳を記帳したり、源泉所得税や住民税を支払ったり、法人市民税の減免申請書を提出したりといったものもある。この日々の活動があってこそ、助成金を申請することができるし、毎年提出する活動計算書や貸借対照表などの財務諸表を作成することができる。それによって、NPO法人として活動していくことができる。

■仕事②：寄付者の記録

寄付していただいた方に寄付金受領証明書を送ったり、活動報告書やそれ以外の資料を送ったりするために、日付、名前、住所等記録していく必要がある。以前は、kintoneを使っていたが、今はシステム開発室が独自で作った寄付者事務管理システムを活用しながら、記録している。新規の寄付者や既存の寄付者からの入金を入力していくことになる。また、その入力内容と上記で入力した会計との差異がないかをチェックも合わせて行っていく。また資料を郵送する際には、宛名ラベルを印刷して貼ったり、送付状を準備したりする。寄付者とともに活動していくうえで、活動報告は必要不可欠だと思っている。

■仕事③：資料の準備

意外とこれが大変で、こまめにやっていかないと自分一人でやっていくことになる（多々あった。。）。イベントや講演会で資料を配布する際に、団体リーフレット、イベントチラシ、振込用紙をセットにして配布する。そのセットをイベント前に用意しておく必要がある。イベントが突発的に発生する場合もあるので、合間をみて準備していくことになる。また、上記の資料の在庫が無くなったら、印刷の発注をかけることになる。

■仕事④：助成金の申請と報告書の作成

助成金を申請したり、助成金事業を終了した際の活動報告をしたりするために、助成金団体のフォーマットに沿って書類を作成していくことになる。特に報告書をする際には、様々なデータを必要とする。利用人数や実施回数、写真等を掲載する。それは日々記録していかなと後で痛い目にあう。

■仕事⑤：データの集計その他細々としたこと

講演会や研修でアンケートを実施した際に、アンケートを集計をする。これも結構時間がかかり、手間を要する。それ以外に外部からのアンケートの回答等こまごまとしたことがある。

上記以外にも色々とある（労務とか）。Kacotamでは上記の活動を行っているバックオフィスチームがあり、自分を含めて4名で活動しているが、約3年前まで一人だった。恐らく常勤職員1名の団体、全員がボランティアの団体は、代表が一人でやっている（やらざるを得ない）ことが多いのが実態だと思う。1人の人が加わることがで大きく変わる。それによって、代表の可動域が広がり、より資源を集められるようになって、活動を充実させることができる。だから、ボランティア活動やプロボノとしてバックオフィスにも視点を向けてもらえるとNPO側は、とても歓迎すると思う。ただ、代表一人で行っている団体は、他の人に任せる余裕がないこともあるので、ゆっくりと見守りつつ、仕事を移行してもらう感じでお願いしたい。

認定NPO法人Kacotam