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コミュニケーションの「ツールとルール」

ロゴスウェアではたくさんのツールを使用しています。今回は、社内コミュニケーションに焦点を当てて、ご紹介します!

ベースのコミュニケーションはMicrosoft Yammer

YammerはビジネスSNSと呼ばれるジャンルのツールで、「社内限定Twitter」のような「Slack」のようなツールです。

これを情報共有に使っています。

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時々「なぜSlackではないの?」と聞かれることがあります。強いこだわりがあるわけではなくて、2010年にはYammerが導入しやすかったようです。そのまま使い続けてもう10年も経つんですね。

Yammer導入の目的

『まずコミュニケーションの量を増やそう。しかも、時間をかけずに』というのがが、導入の目的でした。日本では質問をする、という文化があまり根付いていません。仕事をする上で、複雑な背景を共有するにはコミュニケーションの「量」が必要だと考え導入しました。

結果、とにかくスピーディ。従来のメールは数時間後や次の日に返事がくるイメージですよね。掲示板はその日中くらい。でも、このYammerの感覚は、数分単位でみんなが話し合ってなんらかの解決を示すことができるようになりました。「数人で集まってささっと集まって問題解決ができるツール」として活躍しています。

課題①~③:Yammer運用上の課題

Yammer運用上の課題は「情報が探しにくい」「気が散りやすい」「グループが乱立する」の3点です。それぞれ、以下のように工夫しています。

① 情報が探しにくい
☞ Yammerの検索はあまり精度がよくありません・・・。「あれ?どこに書いてあったかな?」とスレッドを見失ってしまうことがあります。1.「流れていく」情報と割り切る、2.どうしても後で必要になりそうな情報はスレッドのURLをどこかにまとめておく、3.情報をGoogleドキュメントなどに転記する、といった工夫をしています。

② 気が散りやすい
☞ フォローしているグループやユーザーに投稿があると、通知がきます。便利ですが、気になってしまうのですよね。業務に集中するために、1.最低限のグループやユーザーをフォローする&発信者が見てほしい人に必ずメンションを入れる、2.集中したいときは朝・昼・夕などタイミングを決めてそれ以外は見ない、といった工夫をしています。

③ グループが乱立する
☞ 昔は各自がグループを新規作成できるようにしていましたが、使われないグループが多くてどこに投稿すればいいかわからなかったり、似たようなグループが多かったりと無法地帯になりがちでした。なので、1.人事・総務で一元管理する(リクエストベースしてもらって人事・総務で作成)、2.半年に一度棚卸をして不要なグループはクローズしていく、といった工夫をしています。

課題④:コミュニケーションの課題

Yammerにおけるコミュニケーションには、以下の特徴があります。

・ 文字ベース(対面での空気を読みあうコミュニケーションではない)
・ だれでも簡単に書き込める
・ スピードが速い

早く、気軽に書き込めるからこそ、ただの言いたい放題になってしまう危険性があります。結果として、チームの協力関係が弱まってしまうのは、避けなければいけません。

これを防止するために、「BKM(Best Known Method)コミュニケーションシリーズ」というものを作っています。
例えば、このような内容が書かれています。

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資料の中から、「思い」も少し引用します。

コミュニティにとって、カルチャーとそれを支えるマナーは切り離せない関係にあります。コミュニティのメンバー全員が守る共通のマナーの存在の上にカルチャーは育ちます。

ロゴスウェアにおいて、「現実を直視し、問題提起や新しい提案をし、オープンで建設的な議論を通して決定する」というカルチャーを育てるためには、それを支える共通のマナーが必要となります。

このドキュメントでは、その共通のマナーを、言ってはいけない「危険フレーズ」という観点でまとめています。ここで取り上げられた「危険フレーズ」は、心理的安全性を破壊し、ロゴスウェアの価値観を破壊し、そしてチームの生産性に悪影響を及ぼすものです。「どのようなものが危険フレーズなのか」を理解し、それを使わないように各自が自己努力するためにこのドキュメントは書かれました。

(ロゴスウェア内部資料「BKM 聞き手としての注意点編」から引用)

BKMはYammerでのコミュニケーション専用に作ったわけではありませんが、コミュニケーションの良い面も、悪い面も大きく出てしまうYammerでは特に、注意すべきことと考えています。

ルール(マナー)を守って、ツールの力を存分に使っていきたいです☆

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ありがとうございます!(ロゴスウェア人事一同)
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