話を分かりやすく伝える２つのポイント

話が見えなかったりわかりにくい方ってたまにいます。

話を聞いていても何をしてもらいたいのか、どうしたいのかが見えず会話を最後まで聞いていてもよくわからないのです。

聞いている方はかなりのストレスになり、最後まで聞きたくなくなってしまします。

まず、悪い例を紹介します。

わかりにくいお願いの例

最近、契約書の閲覧を求めている人が増えました。一日の間に大体２０人くらい来られて閲覧許可を求めてきます。私は彼らが閲覧許可を求めてくるたびに書庫に彼らを案内して書類を一緒に探してあげなければいけません。最近は、業務も増えてきて時間がないため、何度も声をかけられると集中できず業務がどんどん遅れてしまいます。今日も終業時間内に仕事をかたずけることができず残業しなければいけません。さらに他の方のフォローができず、周りからも冷たい目で見られています。そこで、閲覧を求める契約書のファイルの種類が５冊ほどしかないため、このファイルのみ私のテーブルの近くのカギがかかる棚の中に保管しておいてもよいでしょうか？

長い・・・。

最後まで聞いて、ようやく何をしてほしいのかがわかりました。

この会話をするとき、おそらく話している方の頭の中になぜ問題が起きているのかの出来事の映像が最初から最後まであって、それを再生しているのではないかと思います。

これが、ゴールや目的のない日常の会話であれば何ら問題ありません。

ただ、誰かに何かをお願いしたり解決してほしい時、あるいはビジネスの場面になると話は別です。

聞いている方の立場からすると、何が言いたいのか最後まで分からないためストレスがかかります。

話を分かりやすく伝える２つのポイント

①まず結論から述べる

②その理由を簡潔述べる（複数に分けてもよい）

この二点を意識すれば会話がシェイプアップされ、わかりやすくなります。

この二点を注意して、悪い例を改善してみましょう。

わかりやすいお願いの例

書庫にある一部のファイルを私の近くのカギがかかる棚に移動させてもよろしいでしょうか？

といいますのも、３つ理由があります。

①閲覧を求める方が最近増えていて対応に困っている

②対応に追われているため、自分の業務が遅れている

③周りのフォローができなくなっている

以上の理由から、ファイル移動の許可をいただけないでしょうか？

これなら聞いている方もわかりやすく、何をすればよいのかが明確にわかります。

まとめ

会話では、自分が話しやすいように話すのではなく、相手がわかりやすい話し方をするのが一番大事です。

最初は難しいですが、同僚や友達と話す際など、プレッシャーのかからない時に練習してみるのがおすすめです。

ぜひ試してみてください。

それでは～。