プロジェクトでBacklogを活用していい感じになった話

久々の投稿は「Backlog Advent Calendar 2021」の5日目の記事です。（担当6日目と勘違いしていたため一日遅れ・・・・とほほ😂）

プロジェクトでBacklogを活用したらうまく回りだしたというお話です。

とあるプロジェクト、私が参画した時点ではBacklogはあるもののうまく活用されておらず、課題の更新は滞ったまま、期限日だけが延長され続けている、課題の詳細に何も書かれていない課題が山積している状態でした。
それに加え、システムの仕様の伝達は口頭、タスクの管理は各自でという状態で、残りのタスクがどれくらいあるか、どの状態の仕様設計で開発されているのか把握できないし、チーム内も誰が何をやってるかをお互いふわっとしか知らない状態で進行していました。

結構カオスな状態だったのですが、打開してくために以下４つのことを進めていきました。

• 残りのタスクを明確にするためにBacklog課題に書き起こす

• Backlogのボードを見ながら順にタスクをすすめられるように並び替えた

• タスクの進捗状況、困っていることを拾えるようにデイリーMTGを設定した

• 質問があがってきた際はなるべくクイックに対応する

とりあえず現状をクリアにして、対策を立てられる状態にすること、開発進めているメンバーが悩まずに開発タスク消化に集中できる状態をつくることを目指しました。

残りのタスクを明確にするためにBacklog課題に書き起こす

まず入った時点で何が残りのタスクなのか分からなかったので、すでにある課題をチェックして終わっているものは終了、終わっていないものはあと何をしないといけないかを課題の詳細に書くことからはじめました。
また、その時点でタスクとして見えていたけど課題になっていないものを書き起こすことからはじめました。

課題を起票・整理する際に開発タスクの残件を把握しやすいように機能メニューごとに親課題を作成し、小課題に細かい機能ひとつずつを分けて起票しました。

課題起票する際にはその開発を行うために必要な情報、設計書のリンクを記載しておき、誰が見てもどんな開発なのかが分かる状態にし、また後から見てもどのタイミングでどこの内容を元に開発を進めていたかを追える状態にしました。

機能ごとに親課題を立てたことで、機能ごとに何件くらいタスク残ってるのかが見えて、後々の進捗報告でも機能ごとに進捗のパーセンテージが出せたのも良かったです。

Backlogのボードを見ながら順にタスクをすすめられるように並び替えた

課題を起票して担当を割り当ててという作業を進める中で、エンジニアさんから自分に割り当てられたタスクが多くなってきたので、優先度を教えてほしいという声がありました。
一応バックログの優先度「高・中・低」をつけていたものの、高のものも複数とか増えてくると何から手を付けたら良いのかがパッと分かりにくいというの意見がありました。

そこでボードの登場です。

ボードを優先度高いものから順に並べて、上から順に対応してもらうようにしました。これで悩まずにサクサク課題に取り掛かってもらえる状態になったと思います。

また、エンジニアさんの手が空いた時に、他メンバーのボードの下から取って開発を進めるというやり方もできて効率よく回せたと思います。

初めてボードを活用してみたのですが、すごく便利でした！

タスクの進捗状況、困っていることを拾えるようにデイリーMTGを設定した

課題が見えてきて、期間内に終わらせるために追加アサインして対応を進めることになり、一時は8名ものメンバーが関わることになりました。
そこで、お互いの動きを把握できるように、また何か問題や課題をキャッチできるようにデイリーMTGを実施することにしました。
デイリーMTGでもタスクをBacklog化できていたので、Backlogの課題番号ベースで会話できたのでスムーズでした。

課題になっていない課題があった場合もデイリーで拾ってBacklog課題を起票するという流れもできたので抜け漏れなく進めることができました。

またこのMTGの中でエンジニアさん同士で教え合ったり、後で確認しましょうという話ができたり、メンバー間の連携も取れるようになったと思います。

質問があがってきた際はなるべくクイックに対応する

質問の答えがないと進められない等、進行の妨害になることもあるので、質問にはクイックな対応を心がけました。
①Backlogの通知はすぐ見る
②Slackのメンションもすぐ見る
③必要に応じてSlackのハドル機能を使ってちょこっと会話する
MTG等ですぐに反応できない場合も、何時から会話できるかを示して、次の動きを取りやすいようにしました。

総括

このような取り組みを経て、エンジニアさんたちからもチケットベースで会話できるのでタスクが明確になったとか、仕様がちゃんと理解できて開発に当たれるようになった、質問がすぐに解決するので開発がスムーズだった等のポジティブな意見をもらえました。

今回の対応、どれを見てもそんなに特別な技は使っていません。シンプルにBacklogに課題を集約して見える化して、スムーズに進められるように機能を活用して交通整理しただけです。
でもその基本を徹底してやることが大事だなと思いました。途中でめんどくさくなって何か一つでもやめてしまったらうまく回らないもの。
一つずつ積み上げて、少しだけ相手のことを思ってやるだけで、景色は変わっていくもの。
状況は色々あるので同じ取り組みをしてもうまくいくケース、うまくいかないケースあると思いますが、皆さんのBacklog活用の一例になれば幸いです。

最後までお読み頂いて、ありがとうございました！