公文書管理、ほんとに大丈夫？

6月30日、政策検討会議「公文書管理のあり方」に出席しました。
大津市における公文書の範囲、取り扱い、管理について執行部の説明を受けました。

公文書の範囲については、職員が手元で保管していたコピーも、原本がない場合は公文書とみなすことが確定し、今後はそのように扱いを変更することとなりました。

公文書の取り扱いや管理についても審議しました。

公文書はしっかりと管理して次世代に手渡したいですね。

私から質問したことは
◯公開原則の徹底と公開基準を示すこと。
◯公文書として管理されているものの中には歴史的な価値があるものが入っている。段ボールに入れた状態で積み上げておくのではなく、しかるべき場所に保管すべきではないか。

執行部の答え
・出町議員の議会質問をきっかけに市政情報課情報公開推進グループから各担当課に改めて公開原則について周知し、過去の公開実績をもとにここまでというおおよその基準を示した。
・公文書の保管に関しては、歴史的価値のあるものは大津市歴史博物館に問い合わせており、必要があれば歴史博物館で保管していただくようにしている。

⭐︎私は、公文書はその時々の政策決定過程を後の世の人が検証するための貴重な資料なので、しっかりと保管して後世に手渡されるべきものだと思っています。
例えば今地震が来たら、耐震性能が足りない本庁舎の地下に保管されている文書は永久に失われる恐れがあります。
保管場所が狭かったり、適切な保管場所が確保できないのであれば、スキャンしてデジタルデータ化し、将来的には市民が自宅から閲覧できるようなサービスの提供も考えていくべきではないかと思っています。

市民の知る権利を保障する公文書管理と情報公開のあり方について、これからもしっかりと見守り提言していきます。