僕がオンラインコミュニティでイベントをするときに心がけていること

はじめまして〜kyoheiと申します。
現在は地方でエンジニアをしながらオンラインコミュニティ私立探求学園で楽しく運営したり、エンジニアとしての技術などを学んでいます。
気になるかたはTwitterで#私立探求学園で検索してみてください

一応、大学生時代には株式会社TABIPPOの学生支部で日本最大級の旅イベントBackpackFESTA2018とBackpackFESTA2019を運営していました。

こんな感じで（ざっくりとですみません）
https://togetter.com/li/1299403

https://urakawatakuya.com/entry/event-publishing/

今回は僕が所属しているオンラインコミュニティ私立探求学園で
イベント企画をオンラインとオフラインで実行してその際にやってきたことなどを共有します。

はじめてイベントするときなどに何か役立てたら幸いです。

注意：全ての内容には、こうすれば正しいといわけではありません。

イベントの企画のやり方

イベントをリリースする前にもたくさん準備することがあります。
今回がLT大会やセミナー向けのイベントで記載しております。

※個人的には他のイベント運営でも活かせるのではないかと思います。

目次は以下のとおりです。

準備編

まずはは準備編です。
ここではイベントの準備で大切な2つあります。

「内容を詰める」ことと「集客」

それぞれ、解説していきます。

内容を詰める

イベントを企画して概要ができたら内容を詰めるときは以下のことを意識してやります。

大前提としてとても小さな規模のオンラインのイベントは1人でも可能ですが
オフラインは基本的に難しいと思います。
なので必ず複数人でやるのをお勧めします。

それぞれ企画者に賛同してもらえる人を事前に集めるのが肝です！
 
◎日時
まずはここを決めないといけません
大体オンラインなら3週間前
オフラインは1.5ヶ月前にやるのが理想かなと
早いほど良いです〜
開始時間と終了時間もちゃんと決めておくのが重要です。
 
◎テーマ
何かしらのテーマがあるのとないのではこの後のコンセプトやターゲットとかが明確じゃなくなります。

◎タイトル
 必ず決めておきましょう

面白いイベントの例
・掛け算　 〇〇 X エンジニア
・足し算    エンジニアアップデート勉強会
・コラボ　探求学園1周年記念祭

 
◎ターゲット
例文
転職希望者
現役1年目〜2年目のエンジニア
など、属性に応じてやる考えると成功しやすいです
 
◎コンセプト
例文
ビール片手に、今後のエンジニアとしてのキャリアの話、プログラミングの話を語り合う。
実務経験の重要性を知ってもらう
〇〇さんに、実務経験の話やフリーランスの話など、とても勉強になるような話をしてもらう

 
◎ゲスト
〇〇さん
※ゲストさんのスケジュールは前後1時間は開けてもらう方が良いかと思います。

 
◎会場（確保状況、キャンセル可否、レンタル時間）

基本的には3つぐらいリストアップして適宜良いところを選ぶのが良いです。
その際には必ずキャンセルポリシーと
無料で何がついてくるかなどはマストで確認しましょう！

決して値段とかで選ばない方が賢明ですね。

大学のセミナーハウスや講義室ではお金取るイベントはNG🙅‍♂️かなと思います。（いろいろ言われるので笑）

 
◎コンテンツ内容
基本的にはオンラインは3日前
オフラインは1週間前までにアナウンスした方が良いかなと
 
◎タイムテーブル
ちゃんと明確にしておくと良いです
途中参加、退出OKのイベントにすると参加者が増える傾向がある
 

◎イベント後交流会開催するか
飲み会をするのであればキャッシュレスで支払ってもらう方がトラブルが少ないので事前に告知するのがおすすめです。

※GotoトラベルCP中は地域共通クーポンが使えるお店を探すと
遠方からの参加者は嬉しいかと思います
（サロンのオフ会のみでパブリックイベントでは非推奨です）

 
◎原価(オフラインのみ)
会場費：会議室など
その他：飲み物や食べ物とプロジェクター代やwifiなど
 
◎目標人数
　具体的に決めておいた方が良いです。
この時期なのでオフラインなら会場の定員はマストで守った方が良いです。
 
◎参加費
学生：
一般：
※イベントは無料でできるとしても少額でも取る方がキャンセル率が低くなる傾向があります。学生料金を勧めると気軽に学生でも参加しやすくなります。
 
◎最小催行人数（何人来れば赤字でないか）
お金がらみなので赤字だと辛いですよね〜
イベントリリース前に必ず計算はしておきましょう 

◎当日のファシリテーター
主催者以外が望ましいです

◎準備物
一番下に記載します。基本的には話し合って決めた方がよい
です。

集客

集客をするときにはいくつか注意点があります。

基本的にイベントは
参加人数＝閲覧人数 X 申し込み率 X 参加率
で考えた方が良いです。

オンラインコミュニティ内のイベントの場合は
閲覧人数は所属人数は限られているため、申し込み率 X 参加率
だけで考えたらと思います。

イベントは基本的に1ヶ月前にリリースしたら
申し込みが高い傾向があるのが
リリース日〜1週間と直前の1週間が高い傾向があります（経験談なので全てがそうではありません笑）

残りは停滞期と勝手に捉えますが、この時期が一番重要なところになってきます。

例を挙げるのであればゲストを呼ぶイベントであれば概要を最初に伝えて
ゲストが決まれば、その都度更新していくというやり方と同時に主催者を中心にこのイベントをする想いを同時に発信するのも良いです〜

実際に僕もBackpackFESTA2019のイベント時期には自分の想いとかをSNSで発信していました笑

集客にはこれが正解というのは全くなくていろいろ試行錯誤していくのもおすすめです！

当日設営編

イベントの設営から開始までの大まかな流れを記載します（全てがこうではありません笑）
ここからはパターン別で解説します

・オンライン完結
基本的にはzoomが一番メジャーかと思いますが、無料プランだと3人以上のMTGは40分までとなっています。
有料プランを使うのが推奨です。ただし年間費用が2万ぐらいします

手順は
1.配信ツールを知らせる。わからない人には質問対応も
2.配信のテスト（運営メンバーで事前にやると良いです。）
3.参加者の受付（基本的にアカウント名はフルネームが良い）
4.本番

・オフラインとオンライン参加両方の場合
※事前に30分以上前から準備を推奨します
1.配信ツールを知らせる。わからない人には質問対応も
2.会場で写真を撮る（会場を元に戻すときに楽です）
3.会場設営（プロジェクターとかスクリーンの設置準備など）
4.参加者の受付（基本的にアカウント名はフルネームが良い）
5.参加者を誘導し着席
6.本番

・オフラインのみの場合
※事前に30分以上前から準備を推奨します
1.会場で写真を撮る（会場を元に戻すときに楽です）
2.会場設営（プロジェクターとかスクリーンの設置準備など）
3.参加者の受付（基本的にアカウント名はフルネームが良い）
4.参加者を誘導し着席
5.本番

と流れていきます。

実戦編

タイムテーブルを作るときの注意点
・休憩時間は多くとることを勧めます
・時間の幅は余裕を持ちましょう（10分の発表なら15分と記載）

注意点
イベントが始まりましたら、タイムテーブルどおりに動くとかはほぼ
難しいと思います。

事前にスプレッドシートなどでタイムテーブルを作成し、リアルタイムで始まった時間を記入して押しか余裕があるのかを判断しないといけません。

※スライドを使う際には遅くとも前日までにスライドは集めておきましょう
いちいちスライドをファイルごとに変更するのは無駄です。
合体して適宜、スライドが変わる時は空白のスライドとかを入れた方が良いかと思います。
このときにハッシュタグ〇〇で感想お願いします記載すると良い。

参加者を巻き込むための施策例
・参加者にはスマホを持ってもらいハッシュタグを事前に決めて投稿してもらう（このときに運営者側も投稿すると盛り上がりやすい）

・オンラインの場合は参加者の質問には必ず答える
質問を集める例
1.質問を事前にgoogleフォームで集める
2.zoomなどのコメント機能を拾う
3.質疑応答サービスを使う
などがあります主催者の使いやすいように適宜選んでいただけたらと思います。

クローズド編

まずは参加してくださったからにお礼は言いましょう〜（当たり前）
次にゲストの方（呼んでいたら）→運営してくれたメンバーとやっていきましょう。

セミナー系のイベントをしたら必ずFBをもらうのが良いです
アンケートは紙でもgoogleフォームでもどちらでも構いませんが
Googleフォームが個人的にはお勧めです。

おまけ：オフライン準備物編

ここではオフラインイベントであったら良いなっていうものを記載します。

LT大会のイベント
1.首下げ名札
イベントでは名前を覚えてもらうのに最適なもの結構安く買える

2.名札紙・ペン
名前を書いてもらう（名刺でも代用は可能）

3.　Mac 変換機器
プロジェクター使うなら必須級

4.カンペ
タイムキーパーの役割でかなり重要

5.カメラ
オフラインイベントで録画するときに便利

6.飲料・お菓子
登壇者は喋ると喉渇くしお腹が空くから

7.WiFiルーター
会場によってはないところがあるので注意！