キーマンとのアポが取れる手紙の書き方【元:証券営業→現:IT営業】

こんばんは。

今回はケーススタディでなく、証券会社時代の経験が、

今のIT営業でも活きた手紙の書き方について紹介します。

なかなかキーマンとのアポをとるのは、電話一つでどんなに良いセールストークをぶつけても難しいものです。

それは、テレコールの2,30秒で相手の心をつかむのはとても難しいからだと思っています。

前職の証券会社時代に感じたことは、相手の心を掴むためにみんな工夫をしていました。例えばとある先輩は、個人宅のお客様に花束を用意して、訪ねたり、ある人は、社長の朝掃除を手伝ったりと。

この中の行為で通ずることは、相手に特別感を与えることです。
手紙にはその効果があるのではないかと感じています。

自分も実際に証券時代にこれで契約につながったこともありますし、
現在のIT営業でもあります。

今回は手紙でアポをとる部分に焦点を当てて、
そこで生じる問題をお話しながらポイントを紹介します。

【前提】書けばいいものではない。

書けばいいというものではありません。
さっきも言ったように特別感が大事です。
また、本気で会いたいと思っていないのではおススメしません。
これはあくまで自分の気持ちを伝える手段だからです。

【第一の壁】企業選定の壁

まずは手紙を書く前にどの企業の誰に書くかです。

自分の場合はまず、セールスフォースに載っている見込みで、キーマンの情報がある部分から選定します。

なぜなら、手紙送付後、
メールでのナーチャリングや、代表電話からのアプローチがあるため、
その後のアプローチが非常に難しいためです。

そのため、まずは、SFのリードに情報があるお客様で、
携帯電話、メールアドレスの情報があると尚良いです。

【第二の壁】開封の壁

実際に手紙を書いても手紙を開封されなければ意味がありません。

▼NG
・会社の封筒
・どこにでも売ってる茶封筒
・ボールペンで書く

上記はまず開封されません。これでは、他の郵送物と一緒にシュレッダー行きの可能性は高いです。(笑)

先程も書いたように、特別感が大事です。

そのため、自分の場合は高級感のある和紙や、その季節に合った絵柄が印字された封筒を活用します。また書くものは、ボールペンでなく小筆ペン、マジックペンはマストアイテムです。私は字が上手くないので達筆な方は、
筆ペンがおススメです。

▼例：封筒(表)

▼例:封筒(裏)

※表面自分の名前で申し訳ありません。

上記のような形で、10、11月は紅葉、
それ以外は送付月の季節の花が印字された封筒と便箋を活用します。

これで、一気に目がつくし、綺麗で統一感もあるので目には止まるはずです。

【第三の壁】読了の壁

開封された後に、次のポイントはちゃんと読んでもらえるか、
そして、相手が「この営業マンに会いたい」と思わせられるかになります。
便箋は普通の和紙でなく、私は封筒と同じテーマの便箋を活用します。

▼Point
①筆
②文書構成
③名刺を挟む

①筆
筆に関しては、全然インパクトと見栄えが変わります。
ボールペンで書くと文字が薄く、あまり内容が入ってきません。
そのため、ここも小筆で文書を書くことをお勧めします。

▼例

上記は小筆で書いたものになります。

②文書構成
私の場合文書構成は上の写真の流れのように、
時候の挨拶、結びの句
＋
(1)面談の理由(なぜ会いたいのか？)
(2)商談相手の課題仮説
(3)自社の支援ポイント(どう役に立てるのか？)

上記の流れで書くことを心がけています。

おそらく、(3)に関しては、営業マンであれば、同じような文書になると思いますが、(1)、(2)に関しては、業界や会社によって変更する必要があります。

自分の場合はこの部分に関して、
(1)面談理由の場合
・HPの企業理念
・HPの代表挨拶
・Facebook

(2)課題仮説の場合
・商談相手の決算資料やアニュアルレポート
・Facebook

上記を読んで仮説立てや企業理解を深め、文書を書きます。

③名刺を挟む

絶対忘れてはならないのは、便箋を折るときにクリップか何かで
名刺を挟みましょう。
仮に先方が商談をOKしてくれたとしても連絡先が分からなければ連絡とりようがありません。これは絶対にやってください。(たまーに忘れてます。)

あと私がよくやるミスとして、
「敬具」を「啓具」とよく間違えますので気を付けましょう。(笑)

【第四の壁】アポ取得の壁

手紙を送ってから、3日後が勝負です。

アプローチの方法は自分の場合電話で連絡し、不在の場合はメールで日程候補メールまで打診したものを送ります。

■代表電話の場合→受付ブロックの壁が
その場合は、「書面(手紙)の件で」と言ってかけています。
DMとかメールだとブロックされますが、書面や手紙というと保留になって
確認してくれるケースがほとんどです。ここが運命の分かれ目です。

また手紙の場合は時間を空けてまたアプローチもしやすいです。
定期的に便箋と一緒に企業分析の結果等を封筒の中に入れてアプローチするのも手です。

【追記】手紙送付が活用できる場面

下記の場面でも手紙は有効に活用できます。
・年末年始のご挨拶(カスタマーサクセス)
・掘り起こし企業へのアタック(インサイド、フィールド)
・あともう一押しの商談でのプッシュ(フィールド)
・お打ち合わせの御礼(共通)

結局は想いをしっかりとぶつけること

手紙は、あくまで「特別感」を出すための手段です。

他にも色んな手はあります。

また手紙も結局は想いが大事です。

マンネリで書くのは失礼なので、絶対やめましょう。

私はお客さんに心から自分の商材で悩みが解決できることや、
感謝の気持ちを伝える場面以外は手紙を書きません。

この点留意して、是非キーマンにアプローチしてみてください。