会議のアジェンダとは？

会議をするとき事前に会議で議論する内容をまとめたアジェンダというものを作成することがあります。

議題が多い時などは、会議中にアジェンダを見ながら時間管理することも必要かと思います。アジェンダにも最低限書くことがある程度決まっています。

⑴会議名
⑵会議日時
⑶場所
⑷目的
⑸議題とタイムスケジュール
⑹参加者
⑺参加者の役割分担
⑻配布資料について
⑼前回の会議での保留事項
⑽その他備考

前回以前に書いた議事録作成者やファシリテーターもこのアジェンダで予め決めておきます。

アジェンダがあると会議の大枠が分かりますので、会議後の予定も立てやすいですし、あんちょこの資料を準備することもできます。

最初にも書きましたが、会議が時間通りに進んでいるかも確認でき、ダラダラと時間だけが過ぎる会議にもなりにくいです。

アジェンダで特に重要なのは前回からの積み残しの確認ではないでしょうか。会議は時として会議をすることが目的になってしまいがちです。会議で話をすることで満足してしまうことになってしまうこともあるのではないでしょうか。

会議で重要なのは情報共有ももちろんですが、出てきた課題を次どのように対応していくかを決めることも重要です。会議でそれらの議題が確定しなかったときは次の会議でそれを決めることになります。こうやって課題を一つ一つ潰していけば企業活動も前に進んでいくことができますよね。

会議はしたけど、何も決まらなかったなんてことになれば時間を無駄に過ごしただけになってしまいます。

そうならないためにも、アジェンダを事前に作って会議の大枠を決めておき、会議中はファシリテーターがうまく議事や意見をまとめ、会議積み残しがあれば議事録に記録を残しておく、この流れを作っておけばいい会議になるのではないでしょうか。

会議をうまく利用する会社にしていきたいものですね。それではまたです。