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【実例検証】自分のチームのテレワーク前と今(完全テレワーク中)の各種ミーティングの変化を分析してみたらいろいろ興味深い結果が

在宅勤務も4ヶ月目に。いろんな「あたりまえ」が崩壊中。前回のMicrosoft社の分析に刺激を受けて自分のチームでも分析(手集計)してみたメモ

最後までお読みいただけると得られそうな情報は?
✔︎ へぇ、前と今とでそんなに違うんだ〜
✔︎ 1on1に拘っているけどそこはどうだったの?
✔︎ で、実際どんなことしているの?
✔︎ 番外編

1、テレワーク前と完全テレワーク中とでミーティング等の比較をしてみました

前回投稿でMicrosoftさんの自社社員のテレワークによる業務の分析に刺激を受けて、自分のチームはどうなんだろう、とOutlookのスケジュールを手集計(苦笑)してみました。
前回投稿はこちら。Microsoftさんのきちんとした分析結果がご覧いただけます。

さて、今回行った手集計の具体的な中身は、
• 対象は自分のスケジュールのみ(すいません)
• テレワーク前の2月と、完全テレワーク中の6月のミーティング類の予定を(手で書き出して集計して)比較(営業日による差は修正)

ミーティングをざっくり以下3種類に分類
①朝礼、1on1といった「コミュニケーション目的のミーティング」
②「打ち合わせ等業務に伴うもの」
③「その他(研修、マネージャー会議等)」

まず、概要。
ミーティング回数は39%増加(!?)
ミーティング時間の合計は24%増加
ミーティング1回当たりの時間は12%減少(平均47分が41分に)
30分以下のミーティングと60分以上のミーティングの割合が、1:1から2:1に

つまり、Microsoftさんの調査結果と変化の方向性は同じものの、変化幅がもっと大きかったことになります。ミーティングの回数4割増って…

詳細(?)はグラフにまとめてみました。
先ほどの3つの分類で2月と6月を比較したものです。
2月のミーティング時間合計を100としています。

画像1

ご覧いただいてお分かりのとおり、コミュニケーション目的のミーティングの時間が3倍になっています。業務に伴うもの、その他はそう大きな変化はありません。

次に3つのミーティングの割合を比べてみました。
共に合計が100になるようにしています。

画像2

そのまんまですが、コミュニケーション目的のミーティングの割合が9%から24%に増加しています。

いやぁ、自分のことですが、こんなに変化が出ているなんてびっくりです。

2、1on1に絞ってみると…

何度か1on1をお勧めしてまいりましたが、自分自身は、というと、
1on1の回数は4倍、時間は3倍に増加していました。
ちなみに、1回当たりの平均時間は30分から22分に減少。
という結果でした。

3、実際にやっていること(試行錯誤していること)

1on1はテレワーク前は、1人月1回30分を目安に実施していました。
いわゆる普通の1on1です。中長期でのキャリア形成や自己研鑽、合意した年間目標に対しての今の状況、仕事環境等での困りごと等を聞いていました。

テレワーク突入後、とりあえず毎日15分の朝礼を開始。その日の予定を言ってもらう内容で、どちらかというと顔を合わせるのが狙いでした。

ところが、途中からそれいいね、となって、拡大して部門でやるようになったのですが、そうなると人数が多くなりすぎてチーム内では情報が薄くなるので、それを1on1でカバーする形でスタートし、試行錯誤の上、最初は週2回、現在は週1回15分で予定を入れています。

頻度を落としたのは、慣れてきたこと、何かあればTeamsですぐにコールすることが定着したことが理由です。
そのかわり、チームの他のメンバーがやっていることを知りたいというニーズもあり、チームで週2回30分の定期ミーティングを設定したりもしています。

1on1じゃないミーティングも含めて書きましたが、私の認識では、今やっている1on1はオフィスで一緒に仕事をしていた時から無くなってしまったコミュニケーションの量を補う目的でやっていて、それは朝礼やチームミーティングも同じということです。

そう考えていたので、Microsoftの調査結果でミーティングの総時間が1割しか増えていないという結果は、少ないのでは?と直感で思ってしまいました。

結果、やはり、24%増、ということでした。

オフィスでのコミュニケーションが必ずしも全量仕事に必要なものではなないと思いますが、やはり意識してコミュニケーションを増やしていかないと仕事にも影響が出るほどに不足すると考えます。
そして、一番不足するのが、1対1のコミュニケーションと言えるのではないでしょうか?
1対多は通常のミーティングがあるからです。
こうしたことから、私は1on1のミーティング、しかも高頻度短時間のものの設定をお勧めして来ましたし、自分でも意識して行っております。

ぜひお勧めします!

4、番外編〜見える化の重要性〜

今回、Microsoftさんの調査に興味を持って苦労しながら英語の文献を色々と調べていたら、ハッとする文章に出会いました。

You can’t control what you don’t measure.

ですよね。営業の時はあれほど拘ってやっていたことなのに、営業離れた途端これですよ。

確かに今やっている仕事は営業のように日々わかりやすい数字が出てくる訳ではありませんが、今回のように時間の使い方とかいろいろと見える化できることはある、その意識が低くなっていたなぁ、と反省しました。

それにしても手集計なんかにかなりの時間を使ってしまいました。祝日でよかったです(笑)。


最後までお読みいただきありがとうございました。
読んでいただくのに使ったお時間分だけでも参考になったことがあれば嬉しいです。

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