組織力を高めるSlackの使い方

ごきげんよう🙋‍♂️あっきー（@kuronekopunk）です。
殆どの会社でチャットツールを導入していると思います。
『○○と鋏は使いよう』と言われるようにツールを導入しただけではメリットを得られません。
そこで開発チームでSlackを使う上で気をつけている点を紹介します。

分報の利用

分報とは、Slackなどの社内チャットツールを使い、自分専用チャンネルで「今やっていること」や「困っていること」をつぶやくプラクティスです。

分報で各自の作業を可視化したら、メンバー間の協力が加速された話

分報は名前の通り日報よりもスパンの短いものです。
日報で書いた作業予定も翌日には変わる可能性もあります。
その部分を解消し、更に効率的に行えるのが分報です。

分報は日報より詳細な情報共有ができる

分報に書く内容は任意ではありますが、以下を推奨しています。

1. 現在の作業内容や今後の作業予定

2. 悩んでいること、調査していること

3. 学んだこと

『現在の作業内容』
作業進捗の可視化、管理に役立ちます。

『悩んでいること、調査していること』
自分で調べるよりも知見のある人がサッと答えを出してくれる方が早いことが多々あります。
「まずは自分で調べよう」という時に分報に書いておき、それを見た方から答えや参考情報もらえると結果として作業効率が上がります。

『学んだこと』
他に学びを共有するチャンネルがあればそちらが適切ですが、特にない場合は自分の分報に書いておくと知らなかった人が見たときにチームとしての学びになります。

分報はメモ帳のメタファー

基本的に分報は自分だけのつぶやきチャンネルとして定義されます。
よく見るのは『自分のTwitter』と説明されるのを見ますが、これは個人毎に理解が分かれやすく使い方にも個人差が生まれるためあまり適切には思えません。
『分報は自分のメモ帳』だと考えています。

これまで共有されなかった個人のメモ帳まで共有することで、組織内の情報量が増え今まで以上に情報共有が密になり助け合う可能性が高まります。

この後に出てくる『分報ではなく適切なチャンネルへ』でも、個人のメモ帳に連絡しようとは考えないので『分報はメモ帳』というメタファーは効果的な使い方に繋がります。

情報量が増えることで集中できないこともあるため分報は任意参加、チャンネルをミュートにするなどチャンネル参加者が適切にコントロールする必要があります。

情報をオープンにして共有知を作る

Slackは誰でも見られるパブリックチャンネルと、招待された人しか見られないプライベートチャンネル、個人間のDMが存在します。
センシティブな情報以外はパブリックチャンネルで行うと、誰もがその情報にアクセスでき、同じ知識を得られるだけでなく、同じ質問を減らせ、業務効率化にも繋がります。

業務連絡は分報ではなく適切なチャンネルへ

分報が個人部屋の様に使われていると分報で業務連絡が発生しやすいのですが、業務的な依頼や相談は適切なチャンネル（部署やプロジェクトのチャンネル）で行います。分報がメモ帳のメタファーだと考えていると発生しづらいです。

前提として、分報は任意参加で必ずみるものではないため、分報で業務連絡を行うと知らない人が出る可能性があります。
分報ではなく適切なチャンネルへの投稿を促しています。

適切な部署やプロジェクトのチャンネルの場合、どのような依頼や相談が行われているのかを参加者全員が知ることができます。
また意見やサポートも生まれやすくなります。

「ちょっといいですか？」をしない
要件、結果を書く

相談内容の分からないものは優先度、緊急度が決められず受け手も困ります。
口頭のMTGは得られる情報量も多く短時間で済む可能性があるので推奨しますが、共有知を作る上でログを残すことが大事です。

後でやり取りを見た人でも概要が分かるよう、相談・依頼内容を書き、口頭でMTGを行い、結果をスレッドに残すor議事録にまとめURLを貼るなどします。
※現状はNotionに議事録をまとめているので、議事録を作成、議題とURLを共有しMTG、結果を議事録に追記するだけで済みます

共通言語を使う

例えば同じURLのページや機能でも「マイページ or ダッシュボード」、「解約機能 or 退会機能」と呼んだり、人によって揺らぎがある場合があります。理解に時間がかかったり、誤解が生まれやすいため全体で何と呼んでいるかを揃えて伝えます。

後で同じ事象への対策を調べるときの見つけやすさにも寄与します。ユビキタス言語を作ることも共有知を作る上で大切なことの一つです。

スレッドの会話で全体共有する必要があれば「以下にも投稿する」

スレッドの内容の中で全体に共有する必要があればグループメンションを付ける＋「以下にも投稿する」でチャンネルに再投稿されるので有用です。
グループメンションほどでは無い場合は「以下にも投稿する」だけでも共有知を作るのに役立ちます。

ケーススタディ

Slackの便利な使い方や、こんな時こうした方が良いというのをまとめます。

返信が欲しい場合は、スレッド内でも再度メンションを使う

スレッドに参加していればその時は通知が届きますがスレッド一覧では遡りづらいです。
メンションをつけていればメンション一覧から再確認もしやすいです。
必ず確認してほしい、返信がほしい場合はスレッド内でも再度メンションをつけています。

マイキーワードで自分の名前やチェックしたいワードを登録する

メンション以外でも「○○さん」など自分の名前が出たら検知した方がいい場合があるため自分の名前を入れています。

マイキーワード登録でメッセージを見逃さない | Slack

リマインダーを使う

メンションを受けても即対応できない場合、返答をしてからリマインダーを設定します。

リマインダーを設定する

気になるスレッドをフォローする

スレッドに参加せずとも「新しい返信の通知を受け取る」を選択すると通知が受け取れます。
自分は関連していないが気になる話題などで便利です。

さいごに

どんな仕事もチームスポーツです。コミュニケーションを円滑にし、『共有知を作る』ことで強い組織を作り、より良いプロダクトを作っていけるよう改善を進めていきます。

ツクリンク株式会社ではこういった組織力を上げ良いプロダクトを作っていく仲間を募集しています。