勉強会・イベントを主催する人に向けて１つのご提案
私は自分で仕事でもプライベートでもイベント・勉強会を主催するし、参加者として参加することも比較的多い。
そういった勉強会の要素として大切な1つのものとしてあげられると思うのが「ケータリング」だ。
勉強会に行く側であると楽しみの1つでもあるし、反対に主催としては悩みの種の１つでもある。
実際、おすすめのケータリングを紹介してくださっている記事はいくつかある。
そんな中で、私は新たな提案をさせていただきたい。
それは「何を」ケータリングとして出すかではなく、「いつ」ケータリングを出すかというか。
そして、私がおすすめしたいタイミングが「本編開始前」だ。
その主な理由を下記に３つあげたい。
①イベント開始前の手持無沙汰感がなくなる。
受付開始からイベント開始までの間、あの時間手持無沙汰している方は多いのではないだろうか。
主催側としては「その時間から積極的に交流してね」というアナウンスしてくださるところもあるが、きっかけもないとその時間は話しにくい。
実際、多くの方がPC開いたりスマホをいじったりしていたり、一緒に来た人と談笑していたりして、むなしくBGMが流れている印象もある。
そこで、話のきっかけとして用意している「ケータリング」を最初から出すことでそこでとりわけのタイミングで会話のきっかけが生まれるかもしれないし、反対に話すことができなかったとしてもゆっくりとケータリングを味わう時間はできるのではないだろうか。
②早く勉強会に来てくれた人へのインセンティブになる。
勉強会に早く行くこと自体にメリットはそこまで多くない。
反対に、電車が遅れていてとか、平日の夜なので参加者の集まりが良くなくとか、機器のトラブルでとかで開始時間が遅れることは多い。
せっかく開始時間前に来ている人は時間をきちんと調整して来てくださっているのに待たさせてしまうというのは主催側としてはなんとも申し訳ない話だ。
そういうようなことが多いとぎりぎりでもいいかと思う人が増え、開始時間前に受付に参加者が殺到する。
そうなると受付側としてもオペレーションが大変になってしまう。
両者にとってこの状況は良くない。
なので、ケータリングを受付開始の時間から出すことによって、時間通りに来てくれた人は好きなもの食べてゆっくり待っていてね。というインセンティブにしてしまえば勉強会開始に頑張って間に合わせようという人は少しは増えるのではないだろうか。
③フードロスが少なくなる。
会が終わってからの懇親会はやはり「食べる」のが目的ではなく登壇者や参加者との「交流」だ。
なので、あまり「食べる」にさく時間は少ない。
また、本編が盛り上がったりすると当初の予定より懇親会の時間が短縮されることも多いのではないか。
そこで、結局参加者が食べる時間がなくなり、せっかく用意したケータリングを片付けのタイミング無理やり運営陣で食べる、もしくは捨ててしまう。
本当にこれはもったいない。
ちなみに長野県では行政がこんな運動を推進するくらいだ。
それであるならば、遅れてきた人が多少食べれないことになってしまっても初めから来てくださっている人から順に食べていったほうがケータリングもきちんと消費されるし、懇親会ではゆっくり「交流」できるのではないだろうか。
既にこういった形で行われているイベント・勉強会もいくつかあるが圧倒的にまだまだ少数派だと思うので、ぜひ主催される方がいたら参考していただけると嬉しく思う。
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