働き方を変えてみたら、業務効率がすごく上がったって話

「あ、やろうと思っていたあの仕事が今日も進められなかったな」

これはまさに私が業務上で抱えていた課題の1つです。その日のうちにやらなければならない仕事は終わる(というよりも終わらせる？)のだけれども、期限が少し先の仕事や、やらないといけないことは分かっているのだけど優先順位の低い仕事などは、なかなか前に進まない。と、そんな感じ。

これが働き方を変えてみると、みるみるうちに解消することができたので、今回は「働き方を変えてみたら、業務効率がすごく上がったって話」をお届けしたいと思います。(久しぶりのロボット以外の記事です！)

期日の近い仕事ばかりをしていた

「今日中にデータをまとめておいて」
「明日の打ち合わせの資料を作らないと」
「noteの記事は明日までだ」

簡単に言えばこのような仕事から順番にこなしていたのです。それぞれの仕事は重要であり、期日が絶対なのは大前提ですが、これらの仕事は果たして本当に午前中や午後の早い時間帯から最優先にやるべき仕事なのでしょうか、ということです。

個人差はありますが、人間である以上は無意識に楽をしてしまうもの。本来のパフォーマンスであれば2時間で終わる仕事も、時間に余裕があれば3時間、4時間とダラダラとやってしまうこともあると考えられます。
(私は自分に甘い傾向にあるので、期限の近い仕事が終わると今日はもういいやとなってしまいがち…)

タスクの整理を行う

効率良く業務を行う上でまず大切なのは、自分がやらなければならないタスクの整理をすることです。「あ、あの仕事やらないとな、この仕事もあったな」と、行き当たりばったりで仕事をしている状況では、効率よく業務を行うことなど不可能です。

少なくとも、週単位、月単位のタスクを整理し、それぞれのタスクの期限を整理するとともに、重要度合いを付けることで、自ずとやらなければいけないタスクが見えてくるでしょう。

タスクの重要度合いを重視する

タスクの整理が完了した後はどのタスクから行うのか、ということが極めて重要です。当然、期限の近い仕事は優先順位が高くなるのですが、そればかりを進めていると、冒頭の私のような事態に陥ってしまいます。
つまり、最低限やらなければいけない仕事は終わるけれど、やっておいた方がいい仕事や、いずれやらなければならない仕事がどんどん後回しになるということです。

ここで意識したのが、緊急度ばかりを重要視するのではなく、期限に関わらないタスクの重要度も重視したということです。

リミットが近ければ、期限内に終わらせるためにフルパフォーマンスが発揮できるという考え方の元(私だけかもしれませんが…)、極論、ギリギリまでは重要度合いの高いタスクを優先的に行い、緊急度は2の次に考える方針に転換したのです。これが私には合っていたのか、超大当たり。

合う合わないは人による

当然、全ての人にとって、このやり方が正解ではないでしょう。また、環境によっては、期日の短い仕事から行わなければならないような場面もあるでしょう。これはあくまで私の一例ですが、期日だけでなく、重要度合いも考慮してタスクの優先順位を付けることで、きっとこれまでであれば進まなかった業務が少しずつ前に進むはずです。

ちなみに期日の近いタスクにかかる所要時間を見誤ると、リミットを過ぎてしまったり、残業が増えてしまったりするので、その辺りは十分にお気を付けくださいね。(経験談)