プロジェクトキックオフの時に用意しておくと良いものまとめ

新人Webディレクター向けのまとめです。

様々な本を読んで、試して、反省して、修正して、、、このやり方が一番効果があったなという体験のもとまとめています。特にオンラインになったことにより、より一層事前準備が重要になった気がします。

それぞれの詳細は、プロジェクトマネジメント系の本やnoteで素晴らしいものがあるのでそちらをみていただきたいのですが、最低限ここだけやっとくと良いよというものです。

はじめに：ただの顔合わせで終わらせてはいけない

キックオフについて、初回なんで挨拶程度でいいやと思っていたらダメです。挨拶程度のキックオフなどこの世にありません。

ということで、しっかり準備してから挑みましょう💪

体制図

大事な体制図。自己(会社)紹介が必須です。私は誰でどんな役割なのか、彼は何をするのか。参加人数分用意します。

キックオフに参加している方はもちろん、キックオフに参加していない人でも今後絡んできそうな人は全員載せます。こうすることで『君はいったい、何をされている方なの？』という質問が来ることをなくします。

必要な資料
- 会社概要
- チーム体制図
- 役割説明

プロジェクトの目的

何はともあれ目的です。「このプロジェクトの目的は何か？」の部分を明確にしてあげます。そしてこれは指針になることなので、全員の認識が合うように心がけます。プロジェクト中に迷った時はこの目的を思い出すようにすると良いです。

必要な資料
- 目的
- 課題
- お客さんがやりたいこと

我々は何をするのか

その目的に向かって、我々は何をするのか、何のためにここにいるのかを伝えます。

情報設計をすることでサイトのユーザビリティーを上げるのか、システム開発することで人的コストを下げるのか、どの範囲を担当するのかを明確にします。

また、同時にできないことも伝えます。できない部分は正直にできないことを伝え、その部分をお客さんにお願いするのか、はたまた他の協力会社にお願いするのかを決めておきます。

必要な資料
- 担当範囲
- やらないこと 

利用するツールの確認

連絡のやり取りはslackで、タスク管理はBacklogで、デザインはAdobeで、等々、Web制作では当たり前のツールですが、お客さん側では利用できない可能性があります。あらかじめ利用予定のツールは確認しておきましょう。

以前このツールの確認を忘れていて、デザインのフェーズに入ってさあ頑張るぞと意気揚々と『デザインはAdobe XDで作成しますっ！』とお伝えしたところ、「アドビ...?って何ですか..？」というお客さんもいました。おそらくこういうお客さんは普通にいます。ツールの選定はご注意ください。

必要な資料
- 利用ツール一覧

コニュニケーションプラン

プロジェクト中はコミュニケーションが大事です。連絡が全然ないと「あれ、本当に進んでいるのかしら？」という不安がよぎります。

定例ミーティングを開く、日々のやりとりはslackでこまめにやる等コミュニケーションプランを立てておきましょう。

必要な資料
- 利用ツール
- 定例ミーティングスケジュール

スケジュール

お客さんが気になるポイントの２位は「いつできるのか？」というところです。（ちなみに１位は「いくらでできるの？」です）

大体のローンチ日を決定し、そこに向けての線を引きます。

特にマイルストーンとして、お客さん側ではいつまでに何をしておかなくてはいけないかを決定することが重要です。『明日までに〇〇の資料用意しておいてください！』っていうのは最悪ですので、事前に準備できるよう余裕を持ったスケジュールをお伝えしましょう。

必要な資料
- WBS

宿題

キックオフが終わりました、さて次はどうする？というところまで設計できていると良いキックオフです。これがないと、『充実感や満足度はあるけど、結局何やれば良いんだっけ？』という風にゆる〜くキックオフが終わってしまいます。最後に宿題を出すことで、ちょっとした緊張感を与えてキックオフを終えます。
（威圧的な緊張感は全く入りませんが、この程度の緊張感はプロジェクトにとって大事。）

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ということでキックオフ前に準備しておいた方が良いことまとめでした。

みなさん、共に良いプロジェクトになるように頑張りましょう。