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note入社後9ヶ月が経ちました〜リクルーターとしてやってきたこと〜

早いもので、振り返る暇もなくnoteに入って9ヶ月が経ってしまいました。「スピード6倍説」が唱えられる当社ですが、確かに入社当時の頃が4年前に感じるくらいおぼろげな記憶となっています…。

後の自分のためにも、これまでの振り返りを兼ねてまとめます。とても久しぶりの真面目記事です。

駆け出しリクルーターだったわたし

2021年8月16日にnote社員になった私の、入社二日目に書いた決意表明がこちら。

まずは上記の記事で「これからやっていくこと」と記載している3つの内容を軸にざっと振り返ります。

採用担当として

8月末、同じ採用チームのはるるに教えてもらい、9月頭から最終面接・オファー面談に入るようになったようです。(記憶が薄い)この頃はコーポレートグループ・Organization Successグループ・CEO室(広報)・法務の8〜10職種を主に担当していました。

12月末から、プロダクトグループのエンジニア、プロダクトマネージャーなどの15職種ほども追加で担当することになりました。

現在、充足クローズした職種もあり、全部で19職種を担当しています。

リファラル採用強化

母集団の増加、また、転職潜在層の方にアプローチするこをを目的とし、リファラル採用に注目。リファラル採用をさらに活性化させるために「全員採用プロジェクト」を企画提案しました。施行し運用している現状含め、後にまとめます。

オペレーションの自動化/簡素化

自身が派遣社員時代に行っていた業務委託契約の更新管理などについて、Slackのワークフローの中にコードを組み込んで自動確認が行えるようにしたり(special thx, ヒガシさん)、上記のリファラル・社員紹介をみんなで称賛しつつ、思い出してもらえるきっかけとなるようなZpierを組んだり…。細かなところではいくつか行いましたが、まだまだできることありそう…!
今後もこの視点を大事にしていきます。

浮き彫りになるたくさんの課題

エージェントの担当者さんとお話しすると、”IT業界にいる人であれば大体noteのプロダクトは知っているし、人材獲得には困っていなさそう”と言われることがあります。

コロナ禍の2020年、noteの利用者が増加したタイミングではたしかに自己応募の数が多く、ありがたいことに応募を一定いただけていました。

しかし、直近を見てみるとその頃と比較して応募者数は減っており、対策が急務となっていました。

採用チームのリーダーふくちゃんの牽引で、はるるが素晴らしい数値管理マスタを作成してくれ、各職種どこに課題・歩留まりがあるのか、どういった手法が有効なのかを改めて考え、数値ドリブンに採用計画を設計することが叶いました。

全体的な課題は以下の4点です。
・母集団の獲得
・有効母集団の獲得
・面談後コンバージョンレートの低さ
・全体コンバージョンレートの低さ

上記を解決していくためにとってきた施策を振り返ります。

全員採用プロジェクト始動

これまでnoteでは友人・知人自分で連れてくること(面談もしくは面接意志獲得)をリファラル採用の範囲としていました。

より母集団を増やすため、また、採用難易度の高い職種の転職潜在層を獲得していくため、リファラル採用は有効な方法です。
まずはここを強化していく方針の合意をとり、私がこのプロジェクトをリードすることとなりました。

そして最終的には、リファラル採用の定義を広げました。

具体的には、
友人・知人でなくても自分で連れてくること(面談もしくは面接意志獲得)ができればリファラルの範囲内としました。

SNSやイベント等のメディアで認知している、他社で活躍中の人材や業界の有名人などで、noteにマッチしそう&一緒に働いてみたい人を対象としています。

また、リファラル以外に、推薦するだけでもokの制度も設けました。
友人・知人ではない人に、自身から声をかけるのは中々ハードルが高いです。そのためSlackのワークフロー内に、「人事へ声かけをおねがい」という項目をつくりました。

推薦があった場合にはその職種のステークホルダーで一考ののち、人事からTwitterなどを通じてお声かけをしています。(現場のリーダー陣などもしっかり確認の上ぜひ声をかけたい!となった上でお声掛けしているので、この時点でお声掛けをしない判断になる可能性もあり、社員の皆様にその点はご理解いただいています。)

note社員全員で採用に取り組んでいこう!という思いより「全員採用プロジェクト」としてこの取り組みを2月より行なっています。

風化させないため&制度を思い出してもらうためにも、全社会議で「リファラルした人・された人」にインタビューする企画を定期的に持ち込んでいます。

声を実際かけるに至らなかった方も含めですが、取り組み以降なんと、176名のリファラル&推薦をいただいています!!
社員のみなさん、日頃より前向きなご協力ありがとうございます!

※導入にあたってリファラル規定の変更が必要となり、法務の淺井さん・かとまりさん、労務のかよさん、経営企画の藤田さんに多大なるご協力をいただきました!ありがとうございました!

エンジニア採用担当としての苦労

やっとリクルーターとしての動きがすこーしだけ理解できてきたかもしれない…と思い始めた、まだまだ駆け出しリクルーターな頃、エンジニア採用を引き継ぐことになりました。

超重要!!と理解していた分、「自分に務まるのだろうか…」というとてつもないプレッシャー…。

まずは、本当にエンジニアリングについて無知なんです!と公言するとみなさんがこれオススメ!と色々な資料やnote、書籍を教えてくれました…大感謝。

以下は、その中でも繰り返し読み返したnoteと書籍です。

自社のプロダクト組織の構造についてや、各職種・チームごとの理解も浅く、今思い返すと本当に何が何だかわからない・わからないこともわからない状態で、目の前の課題をとにかく少しずつやらなくてはという盲目状態でした。

時系列順不同ですが、やってきたことをまとめてみます。

技術書典12協賛

これは12月末、「まずはここからお願い」と人事ユニットマネージャーあちゃこさんから引継ぎ、エンジニア採用担当として初めて取り組んだことでした。

技術書典は毎年2回行われるエンジニア向けの技術書のマーケットで、コロナ禍の中オンラインのみで開催されていました。noteはブロンズスポンサーとして書籍購入者の方へチラシの封入をさせていただいています!
技術書典についてはこちら

社内稟議やチラシ作成(目的・ゴール・内容の企画設計〜デザイナーへの持ち込み・相談〜振り返り)など、初めてのお仕事としてはステークホルダーも多く、少し採用広報寄りのお仕事ともなり、まだエンジニアリングの理解が浅い私にとっては難易度の高い初回となりました。

しかし皆さんのご協力でなんとか進めることができ、最終的にはとても素敵なチラシが完成しました。

技術書典用に作成したチラシ表
技術書典用に作成したチラシ裏

(special thx, iguchiさん・kawaidaさん!)
本当に見た目華やかかつかわいいチラシ!!すごい!!!!


こちらのエントリーフォーム経由で少しですが応募もいただけました!今後の参考にするため数値をとったり振り返りミーティングも行い、自分としても成長する機会となりました。

新規エージェント選定・契約

ITエンジニアに強いエージェントさん含め10社との新規契約をさせていただきました。

2月にご契約させていただいたエージェントさんからご推薦いただいた方が4月に採用決定するなど、新規エージェントさんとも密に連携をさせていただいています。

エージェント説明会実施

推薦いただく方々をより通過させることができるよう、当社のエンジニア・PdMとエージェントさんが直接話せる形での説明会を行いました。

こちらの資料を作成するにあたり、エンジニアやPdMの候補者の方々にとって、noteにくることで得られる良さ・魅力ってなんだろう?を話すミーティングを行なって、CTO今さん・EMretuさん・技術広報megayaさんにご協力いただきながら改めて書き出しました。

プロダクトG魅力・メッセージングmiroより

こちらをまとめ、当日は特にサーバーサイドエンジニア・プロダクトマネージャーのペルソナの詳細や、どんな人が入社してどのように活躍しているかなど…具体的な例などもお話しました。

実施した3月にはエージェントさん経由のご推薦はサーバーサイドエンジニア・プロダクトマネージャーともに前月比倍となり、通過率もプロダクトマネージャーでは大幅改善しました。サーバーサイドは通過率改善できなかったため、より密な連携を頑張っている最中です!


新規スカウト媒体検討・導入

有効な母集団をつくっていくためには、スカウト媒体はかなり重要な手法です。私がエンジニア採用を引き継いだ段階で利用していたのは転職ドラフトのみでした。

現在までに契約準備中・辞めたものも含め、ビズリーチ ・YOUTRUSTForkwellLAPRASレバテックダイレクトを運用しています。

面談→面接移行率UP施策

数値を見て明らかになったのはスカウト媒体経由の候補者の、カジュアル面談後の選考離脱率の高さでした。

そこへのアプローチとしていくつか実施し、数値改善がかなったため記録しておきます。

1.面談内容の見直し
社内で面接官研修は行なっていたものの、カジュアル面談を行うにあたっての研修などは実施しておらず、各職種の担当者に任せっきりになっていました。

面談での選考意志の醸成ができていないと仮定し、カジュアル面談用のスクリプトとカジュアル面談用の資料を作成しました。

スライド始めに大項目を置き、候補者の方の気になるところを中心にお話ができるように形成

こちら、先月のnote8周年事業発表会で資料も大幅アップデートが見込まれるため、内容を変更して改めて全社へ展開予定です。


2.面談時間の見直し
エンジニアポジションに関しては、カジュアル面談を30分で行っておりましたが、ある媒体経由の面談についてのみ、試験的に1時間で設定するように変更しました。(スクリプトも1時間予定で設計していました)

また、最後10分人事(私)でお時間をいただいて、面談の感想や時間が足りないなどで聞けなかったことなどをおうかがいすることでカイゼンに繋げたり、現在の他社選考状況や、選考意思の確認を行うようにしました。

選考意思がいただけた方に関してはその場で一次面接官の予定を確認しつつ、面接の仮押さえをさせていただきました。

3.面談後メッセージの見直し
面談後のお礼メール内に、簡単なアンケートフォームを入れるようにしました。

単に選考に進んでほしいというメッセージを伝えるのではなく、候補者ご自身の中で「どういったところがよくて選考に進むのか」、「どういったところが合わなくて選考に進まないのか」「何か選考に進む上で不明点があるのか」…といった整理をしていただくことを目的に設計しています。

また、可能な限りメール内に面談担当者のメッセージを入れるようにしました。

良いと思った候補者さん相手でも、面談内で「ぜひ選考に進んでほしい!」とアツいメッセージをお伝えするのはなかなか気恥ずかしかったりもします。せめて文章でお伝えができるよう変更した形です。

内定承諾率向上施策

細かな施策を点々、数ヶ月間行ってきたことが徐々に線となり、やっとのことで3月・4月は数件の最終面接・内定につながってきました。

せっかく繋がったご縁を確実につなげたい…!

その一心で工数の許す限りで内定の候補者のみなさんへの疑問点の解消や、私たちのメッセージを伝えられるように施策を実行中です。

ただ採用決定をするのではなく、入社後、その候補者さんのバリューを最大限に発揮しご活躍いただくのが採用担当者のミッションで、会社のミッション達成に繋がる重要な部分です。

ですので、内定後少しの不安や懸念点も残さないよう、少しの疑念でもできるだけ現場やステークホルダー、人事とお話の時間を設け、解消していけるよう努めています。

その他やったこと

チームごとのペルソナヒアリング・まとめ

一言にサーバーサイドエンジニアといっても、2022年5月現在の開発チームでは約10チームに分かれており、短中期的に開発を行うチームもあれば、note proの開発を行うチーム、基盤を整えるチームなど役割も様々です。各チームのリーダーにヒアリングを行い、12月の私でも理解しやすいようにまとめました。

オンボーディング向上プロジェクト

自分自身で実際に入社初日にオンボーディングを受けてみて、PC設定の後に事務的な入社説明を受けたらあとは社内Wikiの読み込み…。社内Wikiも明らかに一日での読破が厳しい量と、古い情報、階層も深かったり浅かったり詰め込まれたものになってしまっていました。

初めはWikiの内容の断捨離・整理を。
その後人事ユニット数名で入社初日の構成を大幅に変え、入社者体験がよくなるよう現在も鋭意アップデート中です。

既存スカウト媒体運用変更

より多くの人を巻き込んだ、全員採用ができるように。より多くの候補者データベースを確認できるように。スカウト媒体の運用方法を見直したり、現場へのお願い内容を変更したりしました。

求人媒体運用変更

noteの求人がより多くの人の目に触れるよう、各媒体のCSの方にお話をうかがっていただいたアドバイスをその通り試し、効果検証してみました。(アドバイス通り、母集団増えました)

面接官研修アップデート

ミッションドリブンな部分を面接という場でも大事にしたく、バリューに沿った質問内容などをアップデートしました。また、研修内で行うロールプレイングについても、より参加者の体験を大事にできるよう、たてつけを少し変更しました。


イベントの企画・実施

人事ユニットの組織開発チーム、ねるさんと一緒にやりました。とても大変だった…!ありがとうねるさん。

いくつかのお仕事を別メンバーに依頼

エンジニア採用を担当するようになって、時間の創出がだんだんと厳しくなっていきました。よりコミットするためにそれまでもっていたいくつかの業務をチームのメンバーにお願いさせていただきました。そのおかげでエンジニア採用に一番に集中できています…!!みなさんいつもありがとうございますmm

9ヶ月間のまとめ

とにかくミッションドリブンに、数値ドリブンにと課題解決に走り続けた9ヶ月間でした。

エンジニア採用を引き継いだ当初から2〜3ヶ月間は正直プレッシャーに押しつぶされそうで、もちろんすぐに成果は出ずで、忙しさとわからなさのハイブリッドで辛く、心配される日々でした。(特にリーダーのふくちゃんには定期的に激励をもらって、頑張る糧となりました)

5月現在、やっと成果も出てきて、ご入社いただいた方もご活躍してくださっていて(これが一番うれしい)、「エンジニア採用楽しい!!」とはっきり言えるようになりました。

まだまだチームの目標は大きく、届いていない状況かつ難題も盛りだくさんなので、これからもしっかり課題に一つずつ根気強く向き合って、自身のバリューを発揮していきます。

また、自分自身も足りていないバリューなどがはっきり自覚できるようになってきており、今後はそういった部分も伸ばしていけるよう、工夫していきます!

最後にお約束…。


noteでは様々な職種で求人をしております!
(特にエンジニア、求めております!!!)

リクルーター・エンジニア採用担当として同じチームで働いてくださる方も募集しています。

以下よりぜひ募集要項をのぞいてみてください!

なんとなく必須スキル満たしていそうだけどまずはラフに事業概要などを聞いてみたい…というそこのあなた!

私のTwitterからDMくだされば私がお話しをさせていただきます!ぜひぜひ一度お話しましょう〜


ではまたいつか振り返り記事を書きます!ちゃんちゃん

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