最高のタスク管理を求めて～前提編～

みなさん、タスク管理してますか？

仕事人の永遠のテーマ、タスク管理。何度試行錯誤しても、ベストな方法にたどり着けないが、タスク管理に悩み続ける私のタスク管理方法について共有する。より良い方法があれば教えていただければ幸い。今回は、プロジェクト管理というより、個人のタスク管理に着目している。

タスクの分類

①定期的にやらなければならない業務

毎月実施する取締役会運営と議事録の作成や、Pマークに関する業務等がある。早い段階でスケジュールが決まっているので、計画的に実施すべきタスクである。これが満足にできないと、仕事のできないやつ認定をされる恐れがある。

②  突発的に生まれる業務

他部署から前触れもなく依頼される契約書の確認や、法務相談等が多い。基本的に、業務全体で見ると優先度が低いものが多いが、事業側はこれをクリアしてから進めるので、誰しもがそれなりに急いでいる。これが遅れると事業の阻害要因になってしまう。この期日管理ができず、期日を超過することが続くと仕事が遅いやつ認定をされる恐れがある。

③ 付加価値業務

できるやつ認定をされ、評価を上げていくには付加価値業務が不可欠である。日々の仕事で①と②に付加価値をつけて対応していけばそれは充分に可能である。しかし、日々の業務で改善したいことを改善しながら実行する余裕がない場合もある。どこかで限界が来て、マンネリ化する懸念もある。

③の具体例としては、紙の契約書しかやっていない会社で電子契約を普及させる施策、契約書の雛形一式のアップデート、定常外の研修の実施等があるだろう。他にも「今やらなくていいけど、いつかはやっておきたいな」というものもある。

この業務は、結局①②に忙殺されると決して実施されない。やる気があるなら期日を決めてタスク管理をする必要がある。評価のための目標設定等に盛り込んで宣言しておくのも良いだろう。期日を決めず「落ち着いたらやろう」と思って、だれにも言わずにしまっておいた業務は、永遠に実施されない。

タスクの発生場所

①脳内

業務の流れで気づいた「あっ、これやっとこ」「これ忘れてた！」案件。忘れないうちにタスク化しておきたい。前述の分類③付加価値業務に該当する場合は、漏れても誰も気づかないが、これをやっておくことで後々の業務が楽になることもある。

②口頭（電話、ミーティング等含む）

ミーティングでの依頼や上司からの指示等で「これお願いします」と言われるケース。口頭の指示は漏れやすいので要注意ではあるが、頻度は然程多くないため、依頼内容や期日の認識を早めにすりあわせておけば、タスク管理上は、そんなに問題になることはない。

③メール

日々大量のメールが届くので埋もれやすい反面、文章で残る分、やったやらないが誰の目にも明確である。比較的管理しやすいルートである。

④Slack等（チャットツール）

現代のスピーディーな仕事環境や在宅ワークにおいて、チャットツールはマストだ。利便性が高い分、日々、粒度の極小さいものから重いものまで区別なく、相談・質問・依頼がポコポコ発生する、タスク管理人にとって悪魔のツールである。

タスク管理方法

さて、タスクは色んな場所から発生するので、これを一元管理しないと、期日管理もできず、今日の予定も立てられない。今日何時に仕事を終えるという算段もつかない。

世の中には、タスク管理ツールがあり、日々進化しているが、案外タスク管理ツールの進化スピードは早くなく、5~6年前くらいに検討したときと現在の状況が余り変わっていないように思える。

色々試したりもしたが、結局私は、Trello ＆ Gmail-2-Trello ＆ Googleカレンダーの併用に戻ってくるのである。

細かいところではSlackのブックマーク何かも使っていて、併用多すぎて効率的でない気もしてきたが、どのように利用しているかはまた次回。