『残業を減らすプチIT化仕事術～元SE女子の事務職奮闘記～』PART2

こんにちは！金風舎です。

今回は前回に引き続き、SEから一般企業の事務職に転職した経験を持つ、マンガ家・ぞえさんの著書『残業を減らすプチIT化仕事術～元SE女子の事務職奮闘記～』から、内容の一部を紹介！

IT化。取り入れるのにはハードルが高いな、、そう思っていませんか？
始まりはちょっとしたPCスキルでも構いません。
あなたが少しでもラクだなと感じれる時短テクを紹介していきます！

時短テク③　文字入力時間は「単語登録」で短縮

　単語を全て打つ。意外と時間がかかるもの。そこでオススメなのが「単語登録」です。よく使う単語は「単語登録」に登録しておくことで、文字入力がラクになります。
　例えば、「よろしくお願い致します」と打ちたい時、全部打とうとすると時間がかかるので、「よろ」この２文字を打つだけで「よろしくお願い致します」と変換できるよう登録しておくと得した気分に。

　ただ登録が面倒だな〜と思う人に、勧めたいのがGoogle日本語入力などの予測変換機能があるIME。IMEとは簡単にいうと「日本語入力ソフト」です。これらのソフトはよく使う単語を予測変換で出してくれるとともに、使い続けることによって、自分好みに予測変換も増えていき使いやすい環境が生まれます。

時短テク④　便利な「ショートカット」

　そして、もう一つ文字入力を簡単にするワザが「ショートカット」です。コピペはショートカットを使う、という人は少なくないと思います。しかし、ショートカットはコピペだけでなく、様々なところで活用できます。マウスを使わずキーボードショートカットだけを使うようにするともっと入力が早くなります。
　例えば、[shift]と方向キーを使った文字選択、[ctrl]＋Zでやり直し、[半角スペース]もキーボードだけでできるなど、紹介し切れないくらい多くのショートカットがあります。

　ショートカットはたくさんあり全部を使いこなすことは難しいかもしれん。自分の仕事でよく使いそうなものから覚えるとラクを実感できます。

時短テク⑤　調べもので時間を無駄にしない

　Webで調べ物をしていて、探したいものやついさっき見ていたサイトが見つからずついつい時間をかけてしまうことがよくあるのではないでしょうか？検索にも時短につながるコツがあるので紹介したいと思います。検索は「探す画面」にすぐアクセスできるようにしておくのがオススメです。
　具体的には、リンク先のページを開くとき、別タブで開くようにするだけです。[ctrl]＋クリックで簡単にリンクを開くことができ、探す画面を別タブ置いておくだけで素早くたくさんのページに目を通せるようになります。
　さらに、探し物には欠かせないのが検索機能です。wordやexcelだけでなく、ブラウザでも使うことができます。ついついスクロールしてお目当ての内容を探すこともあるが検索機能の方が断然ラク！[ctrl]＋Fで右上あたりに検索窓が出てくるので、単語を入力して、検索でき、また、enterで次の単語へ移動でき、ページを全て読む必要もなくなります。

　いかがだったでしょうか？
全てを使おうとすると少し大変かもしれませんので、自分がよく使うもの、ラクだと感じるものから試してみてください！

残業を減らすプチIT化仕事術②〜元SE女子の事務職奮闘記〜