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新人SE必見!俺流メモの取り方!!

打合せに若いSEが参加してくるたびに思うことがあります。それはメモの取り方に誤りがあることです。

まず、何のために打合せに参加しているのか、本質を見極めてメモを取って頂きたい。

この記事を読んでメモの取り方に変化が出ることを願います。

1.新人SEの誤ったメモの取り方

エンドユーザーとの打ち合わせでよく目にする光景ですが、若いSEがひたすらメモを取っています。

あなたにも心当たりはありませんか?

心当たりのあるあなた、そのメモ読み返しますか?

多くの方は読み返す事はないと思っています。読み返す必要に迫られたとき、書き残した文章の何パーセントが必要な情報でしたか?

必要な情報は10%に満たないのではないでしょうか。残り90%は無駄な作業です。

なぜ、無駄な作業を皆が行うのでしょうか?それは上司やトレーナーが誤った社員教育をしているからです。あなたが悪いわけではありません。

共感した方は「俺流メモの取り方」を実践してみてください。


2.俺流メモの取り方

私は打合せのメモはノートに書きます。紙です。時代遅れです。昭和です。(笑)

私のメモは以下の4点しか書きません。全て見出し風の箇条書きです。

・決定事項。(目的も添えて)

・問題点。

・宿題。(内容・提出期限・提出先・提出方法)

・私の知らないワード。(打合せの中で意味のレクチャーがあった場合、その際は少し書く量が増えます。)

これだけ書けば十分です。決定事項の経緯などは一切書きません。多分皆さんの書いているメモの10%以下の量でしょう。


3.なぜ「俺流メモの取り方」なのか

メモを取るときのあなたの姿を想像してください。

情報を耳で聞き、視線は紙orノートパソコンに向かっていませんか?

この姿勢こそ誤りなのです。

打合せの最大のポイントは情報を得ることと私は考えます。情報は耳からだけ入手するものではありません。視覚から得る情報はとても重要です。

打合せで用意されている資料を眺めるのではなく、お客様の顔を観察してください。お客様の口から発せられる言葉と表情をセットで情報と認識してください。

例えば、お客様から3つの問題を解決するよう依頼を受けた場合、表情や言葉のトーンなどから本当に解決するべき問題の可否・優先順位などは、後で考えなくともその場で答えが出ます。

また、メモを取る時間が減るため、打合せ中にお客様との会話をする時間が出来ます。あなたの顔と名前を覚えてもうチャンスです。もう少し欲を出せば、会話しながら問題について考え、質問が出来るため、更なる情報を引き出すことも可能となります。追加の情報を引き出したことにより1つの問題は大した問題ではなく、問題事項から外すなんてこともあります。

仕事には期限と予算がついて回ります。瞬時に解決出来る問題を後回しにすることは時間と予算を無駄に消費することになるため、打合せでは最大限の情報を入手することを心がけメモを取ってください。

私はメモを「ノートに書く」と書きましたが、それには理由があります。何かの記事で読んだのですが、ノートパソコンにメモと取る作業と紙にメモを取る作業では、脳の使われ方が異なるそうです。紙にメモを取るほうが、脳が数百倍活性化する。という記事でした。

私は元々紙派でしたが、起業してからはスタイリッシュという理由から小型で軽いノートパソコンを常に持ち歩いていました。先ほどの記事を読んだあと、パソコンからノートに変更したところ、打合せでの集中力がUPしたため、現在はノートを持ち歩いています。


4.まとめ

・メモは必要最低限の情報を箇条書きにする。

・多くの文章を書くくらいなら、多くの情報をお客様から引き出す。

・パソコンではなくノートで脳の活性化を図る。

以上が「俺流メモの取り方」です。

1度実践してみてください。作業効率が上がりますよ。


ではまた。

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大学卒業(氷河期)→就職出来ず→某社長に自分を売込みシステム事業部設立→独立(起業)→経営統合(虚無感)→フリーランス(自由を入手し心のリハビリ)→やる気出る(起業) / 様々な経験より鉄のハート入手 / 自分の経験・思いを書いてゆきます。
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