小さな会社でのNotion活用方法 🚀
💡 これはなに
Notion構築関連のブログや記事、個人での利用方法は世に多く出回っているのですが会社での利用がまとまったものはまだまだ少なく、ぜひ情報交換したいなと思っています。
まずは自社から、Notionをどのように使っているかをシェアします。
こんにちは。2021年からAnsatzという10人ほどのメンバーで事業運営している会社で代表しているこがです。
会社の文化としてしっかり情報を蓄積してドキュメントベースで話ができるようにしていきたいな〜と思い、Notionを創業時から使っています。
利用する中でうまく回らなかったりあまりキレイな構造になってなくて不便だったりして、何度か手を入れつつも自己流でこれまで作ってきました。自分自身が構築するときもいろんなところから検索して、パクってきたのですが、色んな人ともっと情報交換していきたいなと思い、まずは自分から現状のNotion構造をアウトプットしたいなと思い久しぶりにブログ書いてます。
オフレコでどうやってNotion使って情報管理しているか見せ合う会とかやりたい。
— こが (@kg_yt7) August 16, 2022
なんかもっといい構造ある気がするけど、なんとなくヌルっと使っているのでもっと有効活用したい。
🏷️ Notionの活用ポイント
まず私たちがどの領域でNotionを使っているのか。大きく以下4つの領域で利用しています。
コーポレートWiki
当社は業務委託で手伝ってくれているメンバーがほとんどなのですが、そうした方々に対しての働き方や各種ツールの利用方法など諸々のルールの共有を行っています。
社内ドキュメント
議事録や各種のメモなどすべての社内のドキュメントをNotionに履歴として残すようにしています。
プロジェクトボード（社外共有）
当社はクライアントワークが中心となっているのですが、お客様と情報濃度を高めていくためにも、なるべくプロジェクトごとに外部のパートナーやクライアントさまも含めて情報を共有できる場を創るようにしています。
CRM/SFA
問い合わせリストや案件の管理もNotionで行っています。過去一度作った際に運用がまわらずSpreadsheetに戻っていたのですが、またNotionに実装しています。Spreadsheetに戻った際の要因としては「計算系はどうしてもスプシには勝てない」という観点からだったのですが、結局いろんなシートに情報が散在していることのほうがコストだなと感じたので改めてNotion運用に踏み切りました。財務系データは別で管理する、として割り切るようにしています。
⚙️ Notionの構造
Notionの一番魅力でもありつつ、その利用を難しくしているのは「いかに構造化するか」だと思います。ガチガチにキレイに整った構造を取ることもできなくはないのですが運用にかかる負担、コストも同時に高まります。
情報活用のしやすさと運用負担のバランスをどのように取るかがNotionが有効活用されるかどうかの大きなポイントだと思います。
現在の私たちのNotion構造の全体像をシンプルにまとめると上記のような形です。「全社公開」して問題ないコンテンツ群と「経営」に関する情報でアクセスを限定するコンテンツ群の大きな2つに分けて管理をしています。
🔧 Notionの構造 -全社公開
Home
全社公開可能なコンテンツ群はまず「Home」として情報のリンク集を作成しています。まずここに来たら解決できるように各ページで何が得られるのか説明もつけており、クイックに必要な情報にアクセスできるような場にしています。
ドキュメント＆タスク
社内で利用するドキュメント（社内MTGやプロジェクト進行に必要な設計書など）やタスクはそれぞれ1つのデータベースにすべて蓄積できるようにしており、1つの場所から書き始めることができるようになっています。
どこで何を書けばいいのか迷うのも意味がないなと思っており、プロパティのフィルタリングで整理すればいい、という思想での設計にしています。
案件ページ
上記のドキュメントやタスクから案件ごとに整理した個別ページも発生ごとに用意しています。
この案件が何を行うべきものなのかを皆が意識できるように、「プロジェクト概要」として自分たちの役割や目標を定義したものを一番上のブロックにおいています。このプロジェクト概要は同期ブロックを用いて、案件ごとに用意している月次レビューのドキュメントから随時更新できるような状態になっています。
また、Linked Viewを用いてドキュメントやタスクから該当するものだけをフィルタリングして表示しています。これによって、案件ごとのドキュメントの検索性を高めるようにしています。
プロジェクトボード（外部共有）
画面の公開はなかなか難しいのですがお客様ごとに情報共有を行いやすくするページを構築しています。外部共有のドキュメントに関してはセキュリティ面も考慮して、プロジェクトごとにドキュメントを蓄積するデータベースを用意し、そこに議事録などを残すようにしています。
🧰 Notionの構造 -経営
経営に関連するドキュメントやデータを管理するページは権限を切り分けて管理をしています。CRMやSFAもそのうちの１つのコンテンツです。
CRM/SFA全体像
複数のプロダクトを連動させて私たちのCRM/SFAを運用しています。
お問い合わせはTallyというフォーム作成サービスを用いています。
ここからNotionに問い合わせ発生ごとに自動連携する仕組みを用意し、リードを管理するようにしています。
（余談ですがTallyはもちろんSlack通知連携が可能です。Slackの通知文言のなかにNotionのリードデータベースのリンクも含めておくことで、直近のその他問い合わせもすぐにアクセスできるようにしています）
SFAにおいてはクライアント＆プロジェクト＆案件の3つのテーブルをリレーションでつなぎ、Linked Viewで見れるようにして、新たなものが発生した際に漏れなく管理できるようにしています。
月次のおおよその売上はここからも確認できますし、請求漏れを防ぐことにも繋がっています。
🙋♂️ 意識して作っているポイント
約1.5年ほど運用してきたなかで3つ意識すべきポイントがあると感じているので最後にそれをまとめておこうと思います。
今も将来も手をかけすぎない、かかりすぎないようにすること
細かく作りすぎずになるべく1つの箱にデータを残すようにする
分けたいときはビューで全て管理できるように
階層を深くしすぎない、粒度が異なっていても気にしないこと
情報の粒度をキレイに揃えようとすると階層がどんどん深くなって情報へのアクセス性がさがる
なるべく2階層で留める、難しくても3階層
すべてをNotionで表現することは諦めること
結局数字の管理とかは実際ExcelやSpreadsheetが強く、データの可視化はBIツール、Dataportalとかが強いわけで、Notionは無敵ではない
何に対してNotionを用いるか、あるいは用いないのかをしっかり整理する
🚀 終わりに
だらだらと書き綴ってしまいましたがお読みいただきありがとうございました。冒頭にも記載したように、色々と情報交換しながらより良い形にブラッシュアップしていきたいなと思っています。
もし情報交換してもいいよ、というかたがいらっしゃればぜひTwitterのDMなどいただけますと幸いです！
ではまた。
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