業務設計が大事だとなった私のできごと

このnoteでは、医師や管理栄養士などさまざまな職種の人がそれぞれの視点から「健康経営」について情報発信をしています。
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こんにちは。業務設計士の佐近朱美です。
今日は、なぜ私がここまで業務設計が大事だと言えるようになったかをお伝えしたいと思います。

実は私も全然、計画立てたりすることはできませんでした！
部品を買うという仕事柄、納期含めたスケジュール管理はしていましたが、実は計画を立てるという土台のところは全くできなかったのです。

なぜか？
部品を買う→調達するリードタイムは決まっている、決めるのはサプライヤーや市場。
自分はその情報を得て、決められている納期に向けて調整するだけで、自分が一から計画を作るというわけではなかったから。

開発スケジュールは、開発部門が基本立案しており、それに沿って、調整しているだけだった。

部品探索のカスタム部品のチームリーダーになったときにそのことに気づかされたのです。

一緒のグループに、開発出身の後輩がいました。
後輩は、精密部品を開発する部署にいたため、一からきちんと計画を作り込むスキルを持っていました。
裏を返せば、計画がなければ、仕事を進めるのが難しい側面を持っていました。
これは後輩が、その部門で自主性よりも、きちんと言われたとおりにやることを求められ過ぎたため、計画がないと進められないようになっていたのでした。
～その後、一緒に仕事していく中で、自信を取り戻し主体的に取り組んでもらえるようになりましたけれど。

なんと、計画がないと仕事してくれないのです！
そこで、自分が計画をきちんと立てられないことに気づかされるわけです。
でも部品探索するプロセスはわかる。
そこで、自分はもちろんのこと中国人含めたチームメンバーに計画策定スキルを身に着けてもらうために、後輩に講師になってもらい、中国人リーダと私が部品探索プロセスをレビューしながら、一緒に計画を策定する機会を作りました。

これは大変効果のある取り組みになりました。
・中国人メンバーと共通理解が増えたこと、一緒に学びながら、互いの得意を活かしあえるチームになった。対話も促進された。
・中国人リーダと私が、効率効果的に、メンバーに指導を行いながら、ノウハウも共有できた。メンバーの成長意欲にも応えられた。
・講師となった後輩はもちろん、他のメンバーの自信や自主性も育つことになった。
・何より、私自身のマネジメントする力が飛躍的に伸びました。

更には、
・可視化、共有化されているので、いつ何時相談や報告がきても、すぐ対応できる。的を得た対応ができるので、メンバーの満足感にも繋がる。
・誰がいつ何をやるかも共有化されているので、いい意味で放置できる。任せられる。
・任せるから、メンバーは信頼されているとモチベーションが上がり、リーダーたちは自分の仕事に専念できる。
・仕事の内容は共有できているので、報告の時間は少なく、対話する時間が増えるので、相互理解や信頼が深まる。
・リーダーたちも、主体性あるメンバーのおかげで助かるので、何か問題があれば即時に対応するということで、お互い思いやりが深まる。
いいことだらけでした！

このように計画が可視化され、忘れても大丈夫なくらいに共有化できる上、齟齬もない。
プロセスと要素分解する力も高まり、多いときで開発７テーマの原価マネジメントと、３つの部品探索チームのマネジメント、１つの部品探索の実務をやっていても、定時で帰れて、開発メンバーや探索メンバーとしっかりコミュニケーションが取れる環境が構築できたのです。

効率効果的に仕事が確実に進められ、コミュニケーションも活性化する。
いいことしかないじゃないか！というこの時の思いや経験が、独立後、このような仕事をすることになるとは思ってもいませんでしたが。

確かに業務設計難しそうと思うと思います。
でも、やればやっただけ、自分やメンバーの成長と、そして信頼関係構築に繋がるのです。
ジョブ定義も叫ばれている今、業務設計にチャレンジしてみませんか？

最後に：私たちができること

健康経営について取り組みたいけど、やることが多くて大変そう...

課題の把握と解決策の提示には企業経営、心身の健康面について幅広く熟知している必要がありますが、私たち多職種専門家チームなら可能です。

また、私たち多職種専門家チームなら、具体的な実践のポイントをお伝えできますし、制度や仕組みの構築、研修の実施まで行えます。

私たちは、”組織と個人が共に幸せをデザインする”ことをビジョンとし、
組織ごとの異なるニーズにカスタマイズした対応を行っています。

健康経営について相談したいという方は是非、ご相談ください。

▶︎ メール　kenko.keiei.kyoto@gmail.com