リモートワーク中の社員に会社はどこまで介入すべきか？監視に陥らないためのマネジメント術
新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐため、在宅勤務・リモートワークなどの対策を取る企業が増加しています。
2月25日に政府が発表した「新型コロナウィルス感染症対策の基本方針」（※1）のなかでテレワークが推奨されていることもあり、今後はさらにリモートワークが浸透していくことが予想されます。
感染症対策だけではなく交通費節減や仕事とプライベートの両立など、テレワークには多くのメリットがありますが、一方で社員のマネジメントについては課題も存在します。
一体、会社はどこまで社員のリモートワークに干渉すべきなのでしょうか。ここでは過度な監視になりすぎない、適切な距離の取り方について紹介します。
前提①：リモートワークに必要な物資はできるだけ支給する
まずリモートワークの前提として、社員が必要な物資はできるだけ支給することが重要です。
リモートワークの必需品であるパソコンやスマートフォンは、情報漏洩が懸念されるアイテムでもあります。
Facebookやセブンイレブンなどの大手企業などでさえ、不正アクセスによる個人情報漏洩事件を起こしてしまっている昨今、一個人の私物となればさらに情報漏洩の危険性は高まるでしょう。
リモートワークで私物のパソコンやスマホの使用を認めている企業もありますが、セキュリティ保護に万全をきたすのであれば必要な物資はできるだけ会社から支給したほうが安心です。支給前にはパソコンやスマホのセキュリティ対策が万全かどうかを確認するようにしてください。
また、自宅以外のカフェや図書館などのスペースで仕事をしたために、情報漏洩やパソコンを紛失してしまった事件もあります。このような事態を防ぐために、リモートワークをしてもいい場所を定めておくよいでしょう。
前提２：リモートワーク≒成果主義。アウトプット中心での評価を
実際に社員の働きぶりが目に見えないリモートワークでは、アウトプットした内容が評価の基準になるのは避けられません。
ここでいうアウトプットは業種や職種によって異なりますが、技術職であれば開発や研究内容、営業職であれば見積書・提案書や成約件数がそれに該当するでしょう。
就業時に使用したメールやチャットのやり取りも立派なアウトプットです。管理職はこのアウトプットを参考に評価をすることで、ほぼ正当な評価をすることができるようになります。
リモートワークの仕事環境は、プライベートでもある。監視はNG
リモートワークを推進する企業のなかには、Web会議のカメラなどを使って社員の働きぶりを常に監視しているところもあります。
また、パソコンへのログイン状況や仕事内容を遠隔地から把握できる、さまざまなツールも存在します。
しかし、これらのツールを使ってがんじがらめの状態にしてしまうと、社員は息苦しさを感じ、かえって仕事のパフォーマンスが悪化してしまうかもしれません。
また、社員がリモートワークを行う自宅はプライベートスペースであり、監視をし続けること自体がプライバシーの侵害にあたるおそれがあるためです。
監視を続けたことで社員は常に気が張った状態が続き、その結果としてパフォーマンスが著しく落ちることも判明しています。また監視される側だけではなく、監視する側に負担がかかる点もデメリットです。
サボりは決して褒められる行為ではありませんが、社員をある程度信頼し、本人の判断にゆだねることも大切なのではないでしょうか。
基本的には放任しつつ、随所で適度にコントロールする
リモートワークを導入するとき、管理職や上司は基本的に部下を放任にしても問題はありません。やるべき仕事がある人は基本的に真面目に仕事に取り組んでくれると考えられるためです。
しかし、すべてを放任するのではなく、締めるところはきちんと締めなければなりません。そのためにはアウトプットを中心とした評価体制を整え、それを基にした評価を徹底しましょう。この評価制度はリモートワークを取り入れる前にきちんと話し合ってあらかじめ決めておく必要があります。
また、アウトプットだけではわからない業務内容を把握するためにも、日報や週報の提出を義務化して作業の進捗を管理すると効果的です。
リモートワークが浸透すると上司はどうしても部下のマネジメント管理をしづらくなりますが、それも週１回程度、Web会議や電話などのツールを駆使して1on1ミーティングを実施することでいくぶん解消されます。
ミーティングの際には業務の進捗状況はもちろん、社員の体調や近況も確認することをおすすめします。ZoomなどのWeb会議ツールを使えば、集団での打ち合わせや会議も容易になり、チームワークの強化にもつながるでしょう。
今回の新型コロナウィルス騒動を受け、一般社団法人日本テレワーク協会は公式サイトで「新型コロナウィルス感染症対策：テレワーク緊急導入支援プログラム（※2）」を紹介しています。新しいリモートワークツールの導入を検討しているかたは、ぜひ参考にしてください。
たまにはオフラインでも会い、近況を聞く
いくら電話やWeb会議などのツールを使ったとしても、基本的に一人で仕事をすすめるリモートワークでは孤独感を覚えがちです。こうなると社員のモチベーションも低下し、エンゲージメントが振るわなくなる可能性も考えられます。
どんなに時代が変わっても、やはりフェイスtoフェイスのコミュニケーションに勝るものはありません。
新型コロナウィルスで不要不急の外出が避けられている現在は難しいかもしれませんが、定期的にオフラインで会う機会を設けるとエンゲージメントの向上に有効です。
社内はもちろん、社外で気軽にランチをしながらでも構いません。
普段同じ職場で働いていたメンバーと顔を合わせて気軽な雑談から始め、近況を聞くことで社員の状況を把握できるようになります。
リモートワークを円滑に行うためには、「監視しすぎず、放任しすぎず」の姿勢が求められます。
ほどよい距離感を保ちつつ、部下がサボったり孤独感を覚えたりしないように定期的に呼びかけることで、エンゲージメントの向上を期待できます。リモートワーク自体にはメリットも多いので、コツを抑えながら導入することを検討してみてはいかがでしょうか。
※1 https://www.mhlw.go.jp/content/10900000/000599698.pdf
※2 https://japan-telework.or.jp/anticorona_telework_support/
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