一度ぶちぎれてしまったので、試しに一人でワークショップを運営してみた話(ぶちぎれ案件は書きません)

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これは学会運営Advent Calendar 2019の最終日の記事です。

タイトルはあまり穏当ではないのですが、内容はきっと穏やかです。

私は今年の9月まで大学の特任講師(プロジェクト研究員)として、東京大学生産技術研究所に勤務していました。現在は民間企業にリサーチャー職で転職しましたが、今年の初めくらいまでは大学教員道を進むか企業に移動するか完全に決めていた訳ではなかった。

大学から企業に移動することを決めたのに少なくない影響を与えた出来事として、2018年の11~12月にかけて学会運営関係の負荷があまりにも大きく、心が折れかけた結果、恥ずかしながら一度ぶちぎれてしまったことがあります。そのあたりの話は今回のメインではありません。

なんだかんだありその後企業に移ることにした結果として、大学の先生から「君も将来大学にテニュア職を取るにあたって学会仕事もこなした方がよい」みたいな誘いが来ることもなくなったため、今後は学会運営仕事に関しては自分が本当に価値を感じる仕事のみを受けることにしようと決めました。

では何が自分にとって価値のある学会仕事なのかと考えた結果、自分の好きな場所で、自分の好きな人選で、自分の好きなテーマを議論するワークショップを開こうと思いつきました。

実際に12/21-22に「未来のHCI X MLに関する冬のワークショップ 2019」という名前でワークショップを開催いたしました。以下に開催までのタイムラインを書いていきます。

開催9ヶ月:ワークショップテーマと開催規模を決める

ちょうど今から9ヶ月くらい前に、今の所属からオファーをもらい、いよいよ大学を離れることが決まりました。

精神的にも落ち着いたため、ワークショップのテーマを考えることにしたのですが、これはあまり迷いなく、Human-Computer Interaction領域とMachine Learning周辺領域の人たちを集めて、密な議論をする会にすることにしました。

開催規模に関しては、一人で運営できるのは20人くらいの規模だろうとおもったので、そのくらいのワークショップを開催できる場所にしようと決めました。


開催3-6ヶ月前:参加者の候補に声をかけ始める

今回はHCIxMLがテーマのワークショップのため、会う機会や連絡する機会のあった方々にワークショップをやる旨を伝えることをしていました。前年に開催のローカルアレンジメントをした独立系ワークショップに参加いただいた方や、知り合いの研究者の方に「よかったら参加してください」と声をかけた。


開催3ヶ月前:開催場所の決定と参加者への正式な連絡

合宿形式のワークショップを開催したかったため、20人程度が入れる会議室を持っていて夜にお酒を飲みながらがっつり議論のできる温泉旅館にしようという決めていました。

場所は依然のワークショップ開催のときに、各地の温泉旅館で候補にあがっていた越後湯沢グランドホテルを確保しました。まぁ地元新潟でワークショップを開催したかったというのもあります(自分で開催するとそういったわがままも可能!)。確認ポイントとしては、ホテルの宿泊代だけでなく、会議室の確保にいくらかかるのかは結構気にしました。

また、並行して声をかけていた方々に参加を依頼するメールをだしました。1か月くらいで回答を全員から得られ結果的に19名の方に参加いただくことができました。

開催1か月前:Slackの開設

もう少し早めに動くつもりだったのですが、本業や兼業のビール醸造所開業が忙しかったりで気が付いたら開催が一ヶ月を切っていました。

慌てて全体連絡用にslackを作りました。Slackは連絡用に使うだけでなく、会議中もSlackで議論用に使えて便利でした。

開催2週間前:プログラムの決定

ビール醸造所の初ビール開栓イベントを土曜日にしたりで忙しさに流されているうちに、開催二週間前になってました。

ただ、プログラムの形式はアンカンファレンス形式で行うことは決めていたので、議論の内容を決めるだけでした。アンカンファレンス形式で事前の準備を極力減らしつつも、その場の議論に集中できるように配慮しました。実際のルールは以下のようなものです。

1セッションの長さは35分間。テーマ・座長・副座長は事前に決定する。パネリスト5名はセッション開始時にランダムで選出される。一人がパネリストになる最大回数は2回。セッション開始後、座長と副座長がそれぞれ自分の考えやパネリストに期待することを5分以内に述べる。その後、各パネリストが2分以内に考えを述べる(時間厳守)。その後は会場を巻き込んで議論を行う(10~15分程度)。最後に座長・副座長が総評して終わり。

これを2日で7セッション回すことにしました。

実際のテーマとしては

1. 機械学習技術の実世界応用について
2. 機械学習などの数理技術を使いこなすためのインタラクション・可視化
3. 先端技術領域がコモディティ化する時代に今後研究者は何をすべきか
4. 機械学習時代の遠隔コミュニケーション・コラボレーションの未来
5. 特定ドメイン(特に植物・医療)における機械学習技術の利活用について
6. AI時代のLow Layer Technologiesについて
7. コミュニティギャップをどう乗り越えるか

開催1週間前:エクスカーションの決定

せっかく地元の近くに来てもらうのだから、楽しむ企画も用意したいと、エクスカーションのプランを立てました。

エクスカーションの行き先として、弊醸造所の醸造長兼社長が研修しているストレンジブルーイングさんというマイクロビアブルワリーに、見学をお願いしたところ、見学会兼試飲会を開いてもうことになりました。

あらためてありがとうございました!

開催1日前:いろいろ準備したり手伝ってくれる人募集したり

前日は大慌てで、翌日の配布物などを印刷したり、当日手伝ってくれる参加者の方を募集したりしてました。結局遅くまで準備することになって、疲れからクラフトビールを飲みに行ってしまい、ちょっと寝坊したのはここだけの話です。(開場2時間前に到着しようとしてたのが1時間前になった)

当日

当日は余裕をもって1時間前に会場入りしたところ、手伝っていただける方にも来ていただいて準備を始めていました(懇親会用のお酒を買ったり)。

宿泊費・参加費の受付も参加者の方にしてもらい大変助かりました。ありがとうございます!

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当日の議論セッション中の議事録係・マイク係も完全にランダムで決めたため、博士指導教員である暦本先生にマイク係をやってもらったりしました... (本当にありがとうございます..!!!)

ワークショップでの学び

今回のワークショップでは異分野交流にフォーカスした議論をしました。そこでの学びとしては、異分野交流を促すためにこういったワークショップは重要であるが、いろいろな人が自分が集めたい人を集めて議論することが重要であるため、各々が自前ワークショップを開催するくらいが良い、と勝手に解釈した。

今回の記事がオレオレワークショップを開催するのに役立てば幸いである。

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最後に参加いただいたみなさまありがとうございました!!!

(最初の写真は大学教員職をやめる直前に旅行に言った佐渡相川から見た日本海に沈む夕日です)

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