タスク管理のテクニックで業務効率化を考えてみた

こんばんは。
飲み会の無い日は息子と毎日お風呂に入りたい社内SEかずまるです。

先日、弊社に初めてRPAロボが導入されて、活躍してくれていますが、
働き方改革って別にツールを入れる以外にも方法あるよなと思ってます。

会議の設定とか、物事の優先順位とか、無駄かつ冗長なコミュニケーションとか。。。

私は冒頭に書いたように飲み会の無い日は毎日息子とお風呂に入ることを、
１つの楽しみにしています。

そのためには19時までには会社を出なくてはなりません。

IT系の仕事をしていると、19時までに毎日会社を出るって結構難しいんですよね・・・

とはいえ何かしら工夫しないと、愛する息子とのひと時が捻出出来ません。

なので、どうやれば生産性を上げて、労働時間を短くするのか色々試しました。今も絶賛Try and Errorを繰り返しているところなので、何か良い方法があれば教えていただきたいです。

私のお仕事

社内SEと書いてますが、実際にゴリゴリ開発したり、サーバー監視をしている訳ではありません。どちらかと言えば、上流工程を担っています。

なので、ユーザーや外部業者との打ち合わせ、資料作成、決裁者へのプレゼン、プロマネといった仕事が多いです。
ただ、最近だと、RPAの開発も入ってきました。

試したこと①　朝活

シンプルに朝早くきて、誰にも邪魔されない環境でその日のMIT(Most Important Task)を始業前に片付けちゃえというものです。

これ、効果絶大です。

弊社は朝９時始業なのですが、私は７時４５分に来て、１５分をその日と翌日のスケジュール/優先度確認、残り１時間をMITに集中というやり方で時間を使ってます。

通勤電車もそんなに混まないし、朝早起き出来るし、良いことづくしです。
１２月から始めているので、完全に習慣化されて、目覚ましなくても起きれるようになりました。

試したこと②　ポモドーロテクニック

これは仕事のリズムを作るものですね。

２５分仕事に集中、５分休憩、これを何回か繰り返して、定期的に30分ぐらいの休憩を入れるというもの。

集中力の持続が短い私にはピッタリだと思い始めてみました。

確かに良いんです。ただ、私の場合、２５分単位だと良い感じにタスクを切れないんですね・・・

連絡系のものが結構あって、結局次の２５分は連絡系みたいなタスクになったり、５分の休憩の間にメールやチャットチェックしてしまったり・・

なので、他に良い管理術がないか試すことにしました。

試したこと③　１５分時間管理術

これはそのままですね。１日を１５分単位で刻んで何をやるかを決めていくやり方です。私はスプレッドシートに毎日の１５分刻みのスケジュール予定を書いて、実績をその横に書くようにしています。

何か横槍の仕事が入ったら、すぐにスプレッドシート上に、いつこれをやるというのを書きます。

なので私はToDoリストというものは一切持たず、このスプレッドシートだけを見て、今何をやるのかを確認しています。

このやり方、ホントに忘れっぽくて誘惑に弱い私には合っていて、今この瞬間何をすべきなのかを教えてくれるので、無駄な思い出す時間が不要なんですね。

また、仕事を引き受けたり、物事を進める上でタスクが発生した際に、必ずいつのどの時間に着手するかを決めるので、作業の見積もりが必要になります。その見積もりをいつやるかも決めるため、「思ったより時間が掛かった」といった事態もほとんど起こらないです。

今の状況

という訳で、今は朝活と１５分時間管理術を組み合わせて仕事をしています。このおかげで、７時４５分出社〜１８時４５分退社というのが平均的な業務時間になりました。結局８時間で収まってないので、あまり胸を張れるものではないんですけどね。

こういう働き方をすると、チームメンバーから顰蹙を買うこともあるかもしれませんが、私は状況を説明して、朝型の働き方をするというのを理解してもらってます。

あとはツールなんかを使って、その業務時間内にしている作業の短縮化を測って、もっと時間を有効活用していければなと思ってます。

個人的な感覚ですが、上記の取り組みをして以来、「重要度：高」✖️「緊急度：低」のタスクを結構こなせるようになった気がします。

自己研鑽や、今すぐは必要ないけど、今整備しておけば将来めっちゃ助かることなんかもあえて予定に組み込んで実施していたりします。

目的を持って働き方改革を出来ることから始めてみるのも良いかもしれませんね。

ほな。