Zoom+Muralでオンライン化した 事業創造デザインプログラム 3つの教訓
新型コロナウイルスによる緊急事態宣言を受け、リアルの場でのイベントや研修は次々と延期・中止を余儀なくされています。
そんな中、デザイン思考・ジョブ理論・Lean Startup手法を活用した事業創造のための1日デザインワークショップをフルオンラインで実現するというチャレンジを行いました。本稿はそのドキュメントです。
このドキュメントが研修、特に双方向性ワークショップのオンライン化に直面している方の参考になれば幸いです。
改めましてこんにちは、北村和久と申します。
都内のシステムインテグレーターに籍を置きつつ、「一般社団法人 社会システムデザインセンター（SSDC）」という法人で、イノベーション人材の育成事業としてワークショップ型講座「事業創造デザインプログラム」の企画・開発・運営を行っています。産学の多様なバックグラウンドの人が集い、「社会を豊かにする事業の創造力」を身につけるための実践型プログラムです。
なお僕はこれまでにも、中小企業診断士の資格や営業・事業推進・経営企画などの職務経験を活かして、社内外でビジネスフレームワークやデジタルマーケティングの研修講師などを行ってきました。
2019年からは、事業創造プロセスの体系化と、それをもとにしたプログラム運営、産・学・自治体連携のコーディネーション、さらには実際の事業創造に携わらせてもらっています。
■事業創造のステップ
事業創造といっても様々な考え方・やり方がありますが、ここ10年前後で多くの理論や手法が体系化され、再現性の高いプロセス／ステップに集約されてきました。
SSDCでは便宜上、以下の5ステップで定義しています。
１）初期アイデアの発想・検証
２）顧客と課題の適合（CPF：Customer Problem Fit）
３）課題と解決策の適合（PSF：Problem Solution Fit）
４）製品と市場の適合（PMF：Product Market Fit）
５）市場への展開
これを代表的なスタートアップ関連の書籍とも重ねてもう少し詳しく書くと、ざっくり以下のようなイメージになります。
なお今回、ワークショップをフルオンライン化したのは、１）初期アイデア発想・検証の一部 ～ ３）課題と解決策の適合（PSF）の一部までです。
もともとは3～10名程度の集合型ワークショップとして実施していたものを、3人のメンバーが他の仕事もしながら約2週間程度の準備期間でオンライン化していきました。
■フルオンライン化に利用したツール
フルオンライン化のために利用したツールは、「Zoom」および「Mural」です。
1日講座（10－18時）のワークショップとしてデザインしたため、極力ツールはシンプルにしました。
もともとは、Google Docを使ってグループワークをドキュメント化したり、Slackで受講者のフォローアップをしたり…ということも考えていましたが、主催者も受講者もいっぱいいっぱいになってしまう可能性があり、1日講座では利用するツールをバッサリ切り落としました。
なお、Zoomだけで実装するワークショップも多いですが、SSDCでは事業創造プロセスとファシリテーション、そしてアウトプットの形式知化を見据えて、オンラインホワイトボードのMuralを採用しました。これにまつわるドラマと教訓は後ほど。
■Web会議ツール「Zoom」
急速な勢いで利用者が増えてきているZoom。Zoomを採用したのはシンプルに「ブレークアウトセッション」機能の存在。
これはセミナーや講習のなかでグループワークをしたいときに、仮想的な小部屋を用意して参加者を振り分ける機能です。
オンラインでの会議ツールにはMicrosoft TeamsやCisco WebeXなどもあり、僕自身も利用者のひとりでもありますが、2020年4月時点でブレークアウトセッション機能を搭載しており、かつ利用者数が多いという点でZoomを選定しました。
なお、ブレークアウトセッション機能については以下の記事がわかりやすくまとめてくれています。
実際にワークで意識したZoomの機能には以下のようなものがあります。
・パスワード、待機室機能：参加者のセキュリティ担保
・表示名変更機能：参加者の確認
・画面共有機能：講師スライドの表示
・ビュー切替機能（スピーカービュー⇔ギャラリービュー）
・ミュート機能：一斉ミュートでの講義時とディスカッション時の使い分け
・チャット機能：簡単なアイデア書き込みやホストへの質問
・反応ボタン：簡単な意思表示
・ホストと共同ホスト機能：参加者フォローアップのための様々な操作
なお、時間制限や管理者権限の関係で、講師チームの方は有料版を利用されることをおススメします。
■オンラインホワイトボードツール「Mural」
Muralは初めて耳にする方も多いかもしれません。オンラインでコラボレーション作業をおこなうためのホワイトボードツールです。直観的な操作でアイデア発散→収束までが実現できます。
実際のワークで意識したMuralの機能は以下の通りです。
・付箋機能：ブレスト時のアイデア発散（形も大きさも自由自在）
・Voting機能：アイデア収束のための投票
・図形＆アイコン＆Draw機能：アイデアの図式化
・タイマー機能：各ワークの時間測定
・アウトライン機能：各ワークの見出しとボード内の位置の対応づけ
Muralには多彩な標準テンプレートが搭載されており、デザイン思考やビジネスモデル発案を助けるためのキャンバスがぎっしり利用可能です。
SSDCのワークショップでは、こんな具合で事前にホワイトボードを作成し、各ワークを配置。各チームごとにホワイトボードを割り当て使用する設計にしました。
なお、Muralと似た機能のオンラインホワイトボードツールに「Miro」があります。ほぼ同じような機能を提供しているので、好みで選択して良いでしょう。こちらのnoteが非常に詳しく説明してくれています。
（2020/4/21追記）西井さんから直接メッセージを頂けました。ありがとうございます！
■オンラインワークショップ運営の視点
今回、ワークショップをオンライン化するうえで大いに参考にさせて頂いたのが、zoom研修プロデューサー志村智彦（しむしむ）さんのnoteでした。
何が凄いかというと、滅茶苦茶役に立つノウハウを無料部分だけでもお腹いっぱいになるくらい詰め込んでいること（笑）。
オンライン研修運営のチェックポイント、リアル研修との違いで注意すべき点、そして絶対に忘れてはならない心構えなどが網羅されています。
”重要なことは『ツール（zoom）ありき』の設計をしないことです。
そもそも教育の最終的な目的は「行動変容」です。 そのため、ツールはあくまで行動変容を作るための手段です。”
"どんな状況でも、お客様の学習機会を損なわない"
など、シビれる金言も満載。これをお守りにしつつ、僕も仲間とともにオンラインワークショップ運営に臨みました。
■教訓① オンライン開催はリスク管理が命
10時に始まったワークショップは、スムーズに滑り出しました。受講者（11名）のうちほぼ全員がZoom初心者という中、チャット機能や反応ボタンを試し使いしてもらいながら、徐々に操作に慣れていってもらいました。
Muralについても、最初は付箋への簡単な書き込みを促しつつ、「今日はいけるな…」という手ごたえを掴み始めていました。
異変が起きたのは、11時半過ぎです。
Muralを使った本ワークへと進もうと、受講者とともに操作を進めていると、Zoomの奥のみんなの表情が固まったままになりました。あれれ、Zoomがハングしてしまったのかな？…と思いきや、違いました。
Muralがサーバーダウンしてしまい、メンテナンス状態に入ってしまっていたのです。クラウドツールのため、こちら側ではどうにもできません。とはいえ、受講者の学びを止める訳にもいきません。
早々に昼休憩に入り、その間も状況を注視していましたが、どうにも安定しない。当日中の回復目途は難しいとみて、運営チーム内で午後からのワークをすべてZoom内で完結できるように運用回避のプランを急遽立て、実行しました。
後日談ですが、Muralの公開システムステータス情報を振り返りました。Webアプリケーションはこの90日間で99.78％稼働しているのにも関わらず、ワークショップ当日の4月17日に限って大規模障害が起きていました。こんなこともあるものですね…。
ここでお伝えしたいのは、（Muralに限った話ではなく）クラウド上のオンラインツールを利用するときは、そのツールが万一使えなくなったときにどうやってワークショップを継続するか？、もしくは（最悪の事態が起きた場合）中止・延期などの判断基準をどうするのか、といったコンティンジェンシープランを用意しておくことの重要性です。
・ZoomなどのWeb会議ツールが不具合を起こしたときは？別のWeb会議ツールをサブとして用意できるか？
・主催者側のネットワーク環境が通信断になったら？別回線に切り替えできるか？
・どこまでNGになったら開催を中止／延期とするか？また、その場合はどのようにして受講者にスピーディに周知するか？
こういったことを事前にチーム間で共有し、必要に応じて事前に受講者にアナウンスしておくことが重要です。
（2020/4/19追記）主催者側の端末～クラウド側に向けては以下のように考えています。
・端末：メイン機とサブ機、携帯電話の3重体制で
・電源：できればバックアップ用のバッテリーを確保しておく
・回線：少なくともメインホストは有線と無線（Wifi）の別回線を確保して、緊急時は切り替えできるようにしておく
・オンラインツール：緊急メンテナンスなどに入ってしまった場合は別ツールへの切り替えできるよう事前に方針策定。できれば受講者側にも事前に共有しておく。Web会議ツールさえ生きていれば、紙＋ビデオでたいていのことは運用回避できる
ちなみに、トラブルに直面した時にふと思い浮かんだのは、前述の志村さんの言葉でした（再掲）
"どんな状況でも、お客様の学習機会を損なわない"
どんな状況でも、お客様の学習機会を損なわない。そのためにもリスク管理を事前に徹底するというのが、最大の教訓です。
■教訓② オンライン開催は疲労度倍増。時短化が重要
今回、ワークショップの時間を10－18時と設定していましました。休憩を除くと実質時間は約6時間です。
結論から言うと「もっと時短化すべき」でした。参加者の属性にもよりますが、長くとも10－17時（実質5時間）程度までが限界かな、と捉えています。
アンケート結果（n=10）からすると、集中度としてはありがたいことにそれなりの評価を頂けたものの、時間配分は「長く感じた」という回答が多い傾向となりました。
オンライン開催は、主催者にも受講者にも非常に負荷が高いです。
・オンラインツールへの不慣れ
・常に向かい合っているような視点のビュー
・リアルの場と異なり参加者同士で雑談や息抜きしづらい
などの要因が考えられるのですが、いずれにせよ16時過ぎには、受講者の方々に疲労の色が見えていました。僕ら主催者もワークショップ終了後にはグッタリとしてしまいました。
以下、アンケート結果の抜粋です（率直なフィードバックを頂けるのは本当にありがたいことです）
【参加者アンケート結果抜粋：特に集中できた／集中しにくかった要因】
・オンラインという環境
・ディスカッションが非常に楽しかった。
・興味があったのと、グループワークと講座が良いテンポだったので飽きることもなく集中して取り組めました。
・時間設定があったので集中してできました。
・オンラインのため周りに人がいないので、私語をしなくなった。
・パソコンで長時間は少し目が痛かったです。
・適度な休息とディスカッションで飽きる事なく集中できました。
・お昼あとは少し眠たくなってしまいました。また、15:00 頃から目が疲れたのか集中力が切れ始めてしまいました。
・オンラインを使ってのこのようなワークは初めてだったので少しだけ緊張してしまいました。使い方も不慣れだったけれど、個別にサポートしてくださったのと、今回の活動のおかげである程度使いこなせるようになりました。
・オンラインということでなれないこともあり姿勢が疲れることがありました。
【参加者アンケート結果抜粋：短い／長いと感じた要因】
・オンラインという環境
・純粋に疲れました。
・久しぶりの授業だったので、途中疲労感を感じた。
・慣れないオンライン型だったこともあると思います。
・長かったけれど、一方的に講義を聞くのとは違い私たち参加者が主体的になって思考、発言できるグループワークをとってくださったので全く退屈しませんでした。
・対面だと長いと感じないと思いましたがオンラインだと少し長く感じました
もちろん、講義とワークにメリハリをつける、途中で軽い運動を促す、雑談タイムを設ける、バッファー時間を多めに設けておく、事前学習コンテンツを用意する…などの工夫の余地はあると思います。
一方で、限られた時間の中で「本当に伝えるべきこと、持って帰ってもらうべきことは何か」という視点に立ち、そもそもコンテンツ自体を磨きに磨いて削ぎ落とすという視点を主催者が忘れてはならない。そう実感しています。
これは業務改善のための「ECRSの原則」とも通ずるものがあります。
■教訓③ 研修の要素を分解し、学習を再定義する
今後のために生かしたい教訓です。
志村さんのnoteにあった内容ですが、研修やワークショップというものは、いくつかの要素や価値が幾重にも重なってできています。これを分解すると以下のようになります。
【リアル研修の6要素】（志村さんnoteを参考に一部改変）
1．講義
2．グループ討議（シェア）
3．プレゼン・実技・演習
4．フィードバック
5．研修以外の時間（前後・休憩・懇親会）
6．宿題や定例報告
【リアル研修で得られる6つの価値】（志村さんnoteを参考に一部改変）
①知識・概念の習得
②技術の習得
③概念の応用化（実行への落とし込み）
④抱えている問題や疑問の解決
⑤振り返りによる気づき
⑥受講者同士の関係構築
これら「リアル研修の6要素」と「リアル研修で得られる6つの価値」をそれぞれオンラインに置き換えていくとしたら何が必要なのかを考えてみましょう。
さらに、今回僕たちが行った事業創造デザインプログラムは「Basic」という1日ワークショップでしたが、実はその先に「Advanced」という、約2か月・計7日間の連続講座があります。
1日ワークショップのような単発型であれば、研修の要素としては「1．講義」～「4．フィードバック」までが大半を占めます（若干ながら「5．研修以外の時間」の要素もありますが）。
一方で、複数回にわたる連続型の講座の場合、「5．研修以外の時間（前後・休憩・懇親会）」と「6．宿題や定例報告」、さらには自主学習・事前学習・反転学習などを活用した「1．講義」の設計が非常に重要になってきます。
このあたりは、事前学習コンテンツの充実や、オンライン懇親会、さらにはSNS（Slack、Teams、Facebookグループ等）でのコミュニケーションを通じたフォローアップが不可欠だと考えています。
ここで意識しておきたいのは、志村さんによる以下の言葉です。
重要なことは『ツール（zoom）ありき』の設計をしないことです。
そもそも教育の最終的な目的は「行動変容」です。 そのため、ツールはあくまで行動変容を作るための手段です。
ツールはあくまで行動変容のための手段。「行動変容」という最終目的を達成するために、柔軟にやり方を考えて選択していきたいものです。
■オンラインワークショップを通して見えてきたこと
結果的に、1日ワークショップは以下のようなフィードバックを頂けました（個人にかかわる情報はすべて削除しています）
講座の満足度調査では、「とても満足」が6割、「満足」が4割。5点満点に換算すると4.6という数値をもらいました。まだまだ改善の余地ありです。
【参加者アンケート結果抜粋：満足／不満の要因】
・Muralが使ってみたかった。パソコンをずっとみているのでやはり非常に疲れた。
・全体を通して時間が過ぎるのが早く感じたくらい充実していました。
・達成感と沢山知識が身に付いたと身に染みて感じる点。
・大学では受けられないような実践的な授業で楽しかったです。強いていうなら、資料が先にあったら、メモできながら受けられてより良かったと思いました。
・相互通行型だったところ
・座学のみでなく、WS形式で考えを交わすことができ、良かったです。ただ、まだオンラインに慣れていないこともあり、時間が長く疲れてしまいました。
・説明が丁寧でとてもわかりやすかった
・グループワークで個人が話す時間を設けてくださったこと
また、講座の理解度調査では、全体を通しては10人中9人の方から「とても分かりやすかった」「分かりやすかった」との声を頂けました。もっともっと磨いていきます。
【参加者アンケート結果抜粋：分かりやすかった／難しかった要因】
・私たちにもわかりやすい言葉にかみ砕いて頂いたので理解することができました。
・パワーポイントがみやすく、ビジネス用語を使いすぎず、聞きやすかった点。
・トピック、トピックで実践と座学を繰り返しすので学んだことをすぐに試すこと、考える事ができる点。
・それぞれ単語は難しかったけれど、それぞれうまくわかりやすい例を使って説明してくださったので助かりました。
・ジョブ理論のところが特に記憶に残るくらい分かり易かったです。
・基本的な用語から理解し、実践することができ、効率的に学習できました。
・聞いて理解するだけでなく、実際のグループワークなどを通して事業創造やアイデアを生み出すということに触れることができたので、理論を考えると共にそれらを体現できたというのが分かりやすさにつながったと思います。
・資料を使っての説明のあとに各グループに分かれて、説明の内容をもう一度確認しながらステップを踏めたので、理解度が上がりました。
総じて、オンラインワークショップという新しい学習のあり方は好意的に受け取っていただけたと感じています。プログラム自体の磨き込みはもちろんのこと、オンラインならではの体験価値をうまく前面に出しつつ、受講してくださった方の行動変容に繋げていきたい。そう想いを強くしました。
また、これを読んでくださった皆さんにとって、少しでも役立てて頂ける情報になっていれば幸いです。
社会が大きく変容しているいまこそが、あなたも変わるチャンスです。
spcecial thanks to
牧田和也さん、北田将基さん、佐藤翔太さんはじめSSDCの皆様、トライアルに参加いただいた企業の皆様、岩尾俊兵先生、そして受講生の皆様、ありがとうございました！
（2020/4/20追記）このnoteを志村さんからもリンク頂けました！あのnote「オンラインzoom研修を成功させるための17の視点」があったからこそ、原理原則の把握から仮説検証までを短サイクルで実践できました。本当に感謝です。
この記事が多くの方に届き、さらなる実践の手助けになることを願っています。これからもよろしくお願いします！！
■最後に：社会システムデザインセンター（SSDC）とは
SSDCは、IT企業とAI・IoT・ロボの科学者が中心になって2019年に発足した一般社団法人です。
「人と社会の幸せな未来のために」という理念のもと、社会を豊かにするための持続的な事業の創造と、その想いに共感して集まってくださった方たちのネットワーキングの場づくりを行っています。
【事業項目】
・事業創造デザインプログラム事業
・共同研究支援事業
・インキュベーション事業
・人材育成・セミナー事業
・OpenHUB事業
本稿でオンライン化の事例としてご紹介した「事業創造デザインプログラム」も、SSDCの事業の一環として継続的に運営しています。
活動に興味を持ってくださった企業・大学・自治体・および個人の方は、こちらのフォームからお問合せを頂けると幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！！
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