あらためて確認してみる、オンラインファシリテーションのバッドパターン

オンラインミーティングのコミュニケーションについて過去に以下のようなnoteを書きました。

このnoteでオンラインミーティングについては書いていたのですが、ファシリテーションについては触れていなかったのですが、以下のnoteでファシリテーションTipsについて書かれていましたのを目にしてこと読ませていただいたこともあって、私はオンラインファシリテーションのバッドパターンについて書いてみたいと思います。

今回は「会議（打ち合わせ）」のファシリテーションを範囲とします。

ファシリテーターがビデオをオフにしている

オンラインの会議において、ビデオをオンすることはファシリテーターにとっても参加者にとっても、実はメリットしかありません。オフラインの会議だと顔を隠す人はいないのに、オンラインだとビデオをオフにしたままの人がいるのはなぜでしょうね？
ビデオオンにすることでファシリテーターは参加者の情報を得ることができるので、参加者もビデオオンにして欲しいですし、ファシリテーターにはそれを呼びかけたり、仕掛けをつくったりして欲しいです。
参加者がビデオオフだったとしても、ファシリテーターはビデオをオンにする。まずファシリテーターがそれをしないことには始まりません。
これは、ファシリテーターが自己開示しない、意図的に関係性をつくろうとしない限り、参加者との間に関係性が生まれることがないことと同義です。
ファシリテーターは場を進める人である前に「場をつくる人」ですので、そのファシリテーターがまずその場に臨む姿勢を見せることで、その場が始まるのです。
（DiscordやSlackのハドルのように音声のみのコミュニケーションの場合はまた別の話です）

テキストチャット（コメント）機能での発言してほしい旨を伝えていない

ビデオチャットツールにはテキストチャット（コメント）機能があります。これがオンラインの場での最大の特徴と言っても過言ではないのですが、ファシリテーターが冒頭でテキストチャット機能を使って発言してほしい旨を伝えないと使われにくいので、ファシリテーターがそれを参加者に伝えることで、その場でテキストチャットを使うことが許可されたことが認識され、使われ始めます。
オンラインの会議では、誰かが発言している時にそれをただ黙って聞いている必要はなく、テキストチャットでその時に感じたこと、思ったことを伝えることができます。また、口頭で発言することが苦手な人でもテキストチャットであれば発言しやすくという方もいるでしょう。
会議の場ではより多くの声（言葉）を出してもらうことが何よりの価値につながりますので、それを促進するためにもテキストチャットは積極的に使っていきましょう。

ファシリテーターがテキストチャット（コメント）の言葉を拾わない
ただし、テキストチャット（コメント）機能での発言を促したのであれば、ファシリテーターはその声（言葉）を拾う必要があります。
それをしなければ、せっかく声（言葉）を出してくれた参加者を無視したこととイコールになるからです。
テキストチャットのコメントを見落とさないように。

画面共有しないで話を進める

事前に参加者に資料を共有しているからと言って、画面共有しないで話を進めるケースがあると思うのですが、「いま、何の話をしているのか」はその話をしている資料や議事録を画面共有しないと参加者には伝わりません。
ファシリテーターは画面共有をしながら、何の話をしているのかを伝えていくことが必要です。
それをしなければ、それはただのファシリテーターの一人舞台になってしまいます。
また、会議の最後には議事録やホワイトボードツール等で会議内で話されたことを可視化した上で画面共有して、この時間で何が話されて、何が決まったかを参加者に伝えることで、参加者が次の行動につなげることができるようになります。

参加者を観察／傾聴していない

これはオンラインに限ったことではありませんが、オンラインにおいては参加者の表情や視線、ビデオから見える状態、そして発話の声、またテキストチャットのコメント、これらから様々な観察／傾聴を行うことが可能です。
ただそれは、ファシリテーターが目を向け、耳を傾けなければ入ったこない情報です。
オフラインではその場に入れば目や耳に入る、雰囲気を感じ取ることができますが、オンラインはそれを意識して行う必要があります。
オンラインだから情報量が少ないということではなく、一人ひとりの状態を知ることはオフラインよりもできるかもしれません。そのためには、参加者にビデオをオンにしてもらったり、テキストチャットを使うことを促したりの準備、そして参加者それぞれに意識を向ける必要があります。
そうしなければ、参加者が出しているサインを見逃してしまい、「いま何が起こっているのか」を知ることができなくなりますし、そもそも参加者の様子を知ることなしに場を進めることはできません。
自分が言いたいことではなく、参加者やその場に目や耳を傾けることがファシリテーターには必要です。

時間を意識していない、時間を超過する

これもオンラインに限ったことではないのですが、リモートワークが増えているいま、リモートワークに最適化されたスケジューリングになっている人が増えていると思います。
つまり予定と予定の間にバッファがない人が多いとも言えます。
そのため、予定終了時間が近づいてくると、次の予定に意識が向き始める人もいるでしょうし、会議の予定時間を超過することは避けることが求められています。
アジェンダを詰め込むのではなく、限られて時間の中で達成する目的は何なのかを明確にして、それを実現するのがファシリテーターに求められていることですので、会議に与えられた時間をどれだけ有効に使うことができるかがファシリテーターの役割です。

思いつくままに書いてみましたので、他にもあるかもしれませんので、またアップデートしたいと思いますが、オンラインでファシリテーションする際の、何かしらの参考になればと思います。