212個のテキストファイル -18年目のお手軽個人日報「日刊カツオ」-

みなさんはどのように日々の業務の記録やタスク管理をしていますか？
世の中には数多くのメモの手法やタスク管理手法がありますよね。
私はとてもシンプルな方法で、日々の業務記録と簡易なタスク管理をしています。

私のメモ術「お手軽個人日報」は、パソコンのテキストエディタ（Terapadなど）に月次でファイルを作成して、日々のタスクとそのポイント、実施結果などを簡潔に記録していく手法です。
少ない日は数行、多い日は30行を超える日もあります。

お手軽個人日報をはじめたきっかけ

お手軽個人日報を始めたのは、約20年前です。
前職のプログラマ時代に、会社から月次報告書の提出を求められました。
ご経験の方も多いと思いますが、月1回といってもあなどるなかれ、日々の記録をしておかないと、いざ、ひと月分をまとめて書くと言っても、前の週のことすら全然思い出せないので、書き始めたのがきっかけです。

当初は手帳に手書きしていたのですが、面倒くさくてなかなか続かないので、もっと簡単に書いておけないかな？と考えていろいろ試した結果、現在のスタイルになりました。

毎日欠かさず記録を始めたのは、現在の勤め先に転職した2003年2月からになります。
2003年2月から2020年9月までの17年半で、テキストファイルが212個になりました。毎月1ファイルずつ増えて、212ヶ月目ということです。
18年目に入ったこのファイルはすべて、お手軽な個人日報、名づけて「日刊カツオ」です。

本邦初公開、日刊カツオの中身

では、日刊カツオのファイルの中身を少しお見せします。
下図は、2020年9月11日（金）の日刊カツオです。
内容や登場人物は全て架空の設定ですが、記載ルールは同じです。

凡例は次のとおりです。
「・」：タスク
「☆」：備忘のためのメモ
【済】：完了したタスク
【仕掛】：翌日以降も継続

ご覧のとおり、複雑なことはしていません。
自分が分かればいいので、最低限の内容で簡潔に書きます。
表記法についての細かいルールは設けていません。
誰にも見せません。

例えば、上記の最後の☆など、人には見せられないメモもあったりします。
まれに、このメモが仕事で失敗を疑われた時の反論する材料として使えたこともありました。

上記は1日の動きなので、各プロジェクトは工程表やガントチャートなどを用いて、予実管理をする場合もあります。

メモをするツールについて

仕事をしていれば、形は違えど、何がしかのメモを残している方がほとんどだと思います。クラウド上に保存している方も多いと思いますが、私の場合は上記のファイルを職場のパソコンで管理しています。
一方、出先でメモを取る場合は、スマホのメモか、手書きの手帳のいずれかに記入しています。

Google Docsなどのクラウド上のツールを使って職場以外でも書き込めるようにすれば、一元管理することも可能と思いますが、私は手軽さを優先しています。

やはり開いて書いて終了、という一連のスピードでは手書きが一番です。
手書きの方が、発想が広がる気がしています。私の場合、マインドマップもPCで書くより手書きの方が頭が整理しやすいです。
その次に早いのが、パソコンのテキストエディタです。
ワープロソフトも良いのですが、せっかち（関西弁でいうイラチ）なカツオは、起動する時間すら少し待てないので、テキストエディタを愛用しております（笑）。

要するに、使いやすいツールで、忘れないうちに最低限のことがメモできればＯＫという考え方です。
できるだけこまめに書く習慣を続け、後で振り返りができることを優先しています。

お手軽個人日報のメリット

お手軽個人日報の「日刊カツオ」は17年半で212ファイルありますので、「以前こんなことありましたか？」という質問を受けたときに、フォルダ内に検索をかければ、過去17年間の記録の中から探し出すことができます。

もちろん、簡単なメモですので、十分な記載がない場合がありますが、詳細を記述した別の文書ファイル名を日刊カツオにメモしておけば、探し出すこともできます。
紙の手帳では、過去の手帳を引っ張り出してめくって探すという途方もない作業になりますので、この点は電子データに軍配が上がります。

このように、「日刊カツオ」が創刊18周年を迎えるまで続いているということは、今回ご紹介した方法が自分に合っているのだろうと思いますが、今後もっと面白いメモ術があれば、取り入れていきたいと考えています。

今回もお読みいただき、ありがとうございました。