改正電子帳簿保存法[令和4年1月1日施行]電子取引（2）-該当取引-
改正電子帳簿保存法における電子取引に該当する取引とは何があるのかを書いてみます。
該当取引例
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】にはこのような回答があります。
当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用
(6) ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
(7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
【回答】
(1)～(7)のいずれも「電子取引」（法２五）に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータを保存しなければなりません
具体的に書かれているのでイメージしやすい感じがしましたが、より具体的に見ていきます。
(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
一問一答の問4・問27・問3、お問合せの多いご質問（令和3年11月）を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要で、データが添付された電子メールについて、メールソフト上で閲覧できるだけでは十分ではない
メールに含まれる取引情報が失われないのであれば、メールの内容をPDF等にエクスポートするなど合理的な方法により編集したもので保存することとしても差し支えない
電子メールに請求書等が添付された場合
●請求書等が添付された電子メールそのもの(電子メール本文に取引情報が記載されたものを含む)をサーバ等(運用委託のものを含む)自社システムに保存
●添付された請求書等をサーバ等に保存
電子メール本文に取引情報が記載されている場合
当該電子メール本文そのものを保存
電子メールの添付ファイルにより取引情報(領収書等)が授受された場合は、当該添付ファイルを、ハードディスク、コンパクトディスク、ＤＶＤ、磁気テープ、クラウド(ストレージ)サービス等に記録・保存
よって、こちらの取引では、受領した後にタイムスタンプを付与できる場合は付与をする、できない場合は事務処理規程を作成して、規程通りに運用していく形になると考えられます。
(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
一問一答の問4・問27を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する
（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合
●ＰＤＦ等をダウンロードできる場合
・ウェブサイトに領収書等を保存
・ウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバ等に保存
●ＨＴＭＬデータで表示される場合
・ウェブサイト上に領収書を保存
・ウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバ等に保存
・ウェブサイト上に表示されたHTMLデータを領収書の形式に変換(PDF等)し、サーバ等に保存
対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要で、ウェブサイト上で閲覧できるだけでは十分ではない
よって、こちらの取引では、ウェブサイト上に保存をする場合を除き、受領した後にタイムスタンプを付与できる場合は付与をする、できない場合は事務処理規程を作成して、規程通りに運用していく形になると考えられます。
(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
一問一答の問4・問27を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
取引情報(請求書や領収書等に記載される日付、取引先、金額等)のデータの場合
訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して保存
クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する
（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
第三者等が管理するクラウドサービスを利用し領収書等を授受する場合
クラウドサービスに領収書等を保存
クラウドサービスから領収書等をダウンロードして、サーバ等に保存
よって、こちらの取引では、クラウドサービスに保存をする場合を除き、受領した後にタイムスタンプを付与できる場合は付与をする、できない場合は事務処理規程を作成して、規程通りに運用していく形になると考えられます。
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
一問一答の問4・問6を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
取引の相手方と直接取引情報を授受するものでなくても、請求書等のデータをクラウドサービスにアップロードし、そのデータを当事者双方で共有するものが一般的なので、双方でデータを共有するものも電子取引に該当
取引情報(請求書や領収書等に記載される日付、取引先、金額等)のデータの場合
訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して保存
クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する
（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要で、クラウド上で閲覧できるだけでは十分ではない
よって、こちらの取引では、クラウド上に保存をする場合を除き、受領した後にタイムスタンプを付与できる場合は付与をする、できない場合は事務処理規程を作成して、規程通りに運用していく形になると考えられます。
(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用
一問一答の問4を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
取引情報(請求書や領収書等に記載される日付、取引先、金額等)のデータの場合
訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して保存
システム上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する
（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要で、システム上で閲覧できるだけでは十分ではない
よって、こちらの取引では、システム上に保存をする場合を除き、受領した後にタイムスタンプを付与できる場合は付与をする、できない場合は事務処理規程を作成して、規程通りに運用していく形になると考えられます。
(6) ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
一問一答の問4、電子帳簿保存法取扱通達7-8を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
複合機等のFAX機能(ペーパーレスFAX等を含む)を用いて送受信し、記録を保存する場合は、電子取引に該当し、要件に従って記録の保存が必要
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する
（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
印紙税が課税されることとなる文書(課税文書)をFAXにより転送し、それを受信側において書面で出力したとしても、印紙税は課税されない
(7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
一問一答の問4を整理をしたところ、以下のように纏めることができました。
受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合
受領者側でタイムスタンプを付与する、又は事務処理規程に基づき適切にデータを管理する
（受領者側におけるデータの訂正削除が可能なため）
その他、補足内容も書きたしてみました。
（※1）スマホアプリを利用した際受領する利用明細に係る内容[一問一答問4]
通常、支払日時、支払先、支払金額等が記載されているから、その取引情報の授受を電磁的方式より行う場合には、電子取引に該当
（※2）従業員が立替払いした場合、従業員が立替払いで領収書を電子データで受領した行為[一問一答問8]
原則、会社の費用として計上されるべきものなので、会社と支払先との電子取引に該当
一定の間、従業員のパソコンやスマートフォン等により、請求書データを格納する方法により保存することを認める
例えば、正当な理由がない訂正、削除の防止に関する事務処理規程に従って保存を行う等、必要がある
本社の経理部等において一定の方法により規則性をもって検索することが可能な体制を構築することが求められる
結果として、税務調査の際に保存データの検索を行うに当たって特段の措置が取られておらず、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができない場合、記録を適正に保存していたものとは認められない
従業員がスマートフォン等のアプリを利用して、経費を立て替えた場合
従業員のスマートフォン等に表示される領収書データを電子メールにより送信させて、自社システムに保存
この場合はスクリーンショットによる領収書の画像データでも構わない
引用サイト：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
引用サイト：電子帳簿保存法取扱通達解説(趣旨説明)
おわりに
実際に発生した取引と照らし合わせながら進めていく形になると思われます。
その際にどの取引が該当しているか理解をしていくことが必要になるでしょう。
規程を作るかどうかに関わらず、どのような取引が発生していて、漏れの無いようにどのように管理していくのが良いのか考えていくことは、しっかりとした管理に向かって動いていることになると考えています。
この改正の情報を基に自社の管理体制を見直す機会になると良いと考えて、まずは理解を進めてみるのはいかがでしょうか。
今後、ペーパーレス社会がますます広がっていくことを想定しますと、2年間の経過措置に関わらず、体制構築をしていくことは社会的にも良い方向と考えています。
随時更新をしていきますので、引き続きご覧頂けますと嬉しいです。
なお、「タイトル未設定」という表示になっているサイトもありますが、PDFはこのように表示されるみたいで、公的なサイトになりますので、ご安心いただけましたらと思います。
お問い合わせはこちらまで↓
最後まで読んできただき、ありがとうございます！
今後もお役に立てる記事を投稿していきますので、
スキ・フォローなどをいただけますと
とても喜びまくります。
この記事が参加している募集
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？