見出し画像

会議運営で必要な理解をまとめてみた

フルリモートワークになってひさしい。ちょっとした雑談はSlack、複数人で目線を揃えたいとき、アイデアがほしいとき、壁打ちをしたいときなどはリモート会議を開いている。

会議も、開けばいいってもんじゃない。会議体を構造化し、その構造を全員で共有し、構造的に議論を進めていく必要がある。

ここらへんの話は、もはや巷で言われまくっており車輪の再発明感も否めない。しかし、できていない人のほうが多いという現実もあり、自分自身できていないことがある。

特にリモートの会議は議論が散らかる印象がある。目の前に人がいないから空間認知が働かず、理解力が落ちるのかもしれない。

そんな現代だからこそ、今一度会議の基本構造と構成要素、持つべきマインドについて覚書がてら書く。

会議体の構造を理解する

まず大事なことは、会議がどのような構造で成り立っているかを理解することだ。会議はただアイデアを出し合うだけの場ではない。そこを履き違えているひとは意外に多い。

①論点の共有
②発散
③収斂
④アクションリスト作成

簡単にまとめると、上記の4つの要素に分けられる。これがそのまま会議体の構造だと認識している。構造を理解すると、今どの要素フェーズにいるのかという話もできる。

たとえば、アイデアがたくさん出ている間に横目で残り時間を気にしながら、まだあと5分で収斂に入らなければ間に合わないな、と判断できる。収斂フェーズで無闇にアイデアを発散させようとする参加者に対し、「一旦この論点で収斂しているので」と止めることも可能だ。

むしろ、会議体の構造がわからないと上記のような会議マネジメントができない。会議は発散し、論点はぐちゃぐちゃに荒れる。数人の大人が会社の金をつかってわざわざ集まっているのに、なにも決まらないという悲劇が訪れる。

会議で大事なのは、アクションを決めることだ。アウトプットは行動から生まれ、行動はアクションリストから生まれる。アクションが決まらない会議が無意味だとさえ言い切ってしまっても差し支えない。それくらい、アクションリストを作ることへの意識は通常、低い。

アジェンダを決め、共有する

会議体の構造を理解した後にすべきは議題を決めることだ。なにについて話すのか、なにを解決したいのか、というテーマ設定をする。

アジェンダは、論点だ。論点のない会議は開いてはいけない。たとえば、定例会議は毎週開かれるものなので、アジェンダがない定例会も散見される。進捗の確認をするだけ、みたいなのもままある。

しかし、その場合論点は「進捗遅れによるアラートや、課題発見」とするべきだ。進捗を確認する、だけだと参加者の解像度を揃えにくい。論点の解像度を上げ、全員が「今、このことについて話している」と認識できるようにする必要がある。

また、事前に共有しておくことも大切だ。論点がわからないまま会議に参加する人を減らすためにも、ファシリテーターは論点を設定し、共有すべきである。

発散させる

次は論点を中心に据え、アイデアや意見を発散させるフェーズ。テーマについてこうすればいいんじゃないか、こういう視点があるのでは?と喧々諤々、討議する。

重要なのは、決められた論点に基づいて発散することだ。往々にして、決めた論点からずれた発言をする参加者もいる。もちろん、より重要度の高い論点を発見し、提示することは場合によっては価値だ。

但し、新しい論点の提示をするときは、議論が荒れることも想定しておかねばならない。その会議でどの論点を取り上げて話し合うのか、は想像以上にセンシティブになるべきだ。

それが新しい論点の提示なのか、ただの論点ずらしなのかは大きな違いがある。なかには、論点をずらすことさえ発散だという参加者もいる。発散しているうちに論点がずれているのか、そもそも重要な論点の提示なのかはその時々にて判断したい。

収斂させる

アイデアが発散し、論点に対する答えが出せそうになってきたら収斂の段階に入る。アクションを決める、という最終地点の一歩手前だ。

ファシリテーターの腕の見せどころである。発散していた会議をぐぐっと収斂の方向へ手綱を引き寄せていくのは、会議を取りまとめる者の責だ。

アクションを決める

最後は、アクションを決める。誰が、いつまでに、なにをするかを決める。案外面倒くさくて、なんとなく開かれた会議においてはおざなりにされるが、成果は行動から生まれるのだ。

アクションを決めるために会議はある、と考えて、最重要だと認識しよう。

タイムマネジメントへの意識

会議運営において大事な構造と要素について書いてきた。

その前提となるのは、時間内に一旦結論を出すというタイムマネジメントへの意識だ。論点があり、会議があれば、アクションリストがある。ということは、会議の時間以内にアウトプットイメージが湧く必要がある。

ファシリテーターだけでなく、参加者もタイムマネジメントの意識が求められる。ビジネスマンとしては当たり前と言われるだろうけども、会議は複数人の時間を投入している仕事のひとつだ。

時間感覚を鋭敏にし、アウトプットドリブンの会議運営をしたい。

------------------------------------

自分用仕事メモとして、会議運営の基本を書いてみました。

この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
オシャレ文房具ならロルバーンL(メモ付き)をお試しあれ
151
教育系事業会社のマーケター。思考整理がてら”昨日より今日、今日より明日、よりよく生きるための気付き”を書きます。20代はインドネシアやフィリピンで仕事をしていた海外キャリア。15年来のゴスペラーズファン(サカイスト)。高級文房具とA4コピー用紙を往復するだけの文房具狂。

こちらでもピックアップされています

note編集部お気に入りマガジン
note編集部お気に入りマガジン
  • 17241本

様々なジャンルでnote編集部がおすすめしている記事をまとめていきます。

コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。