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テレワークうまくいってる?テレビ会議のノウハウまとめ


テレワーク最高。

通勤時間なくなるし、がっつり横になって休憩できるし、下ジャージでもばれないし、筋トレはかどるし、キングダム読めるし、テレワークって最高ですよね。(仕事はしてます)

でもまだちょっと苦手なのは、zoomやteamsを使ったテレビ会議。なんでか対面の打ち合わせより緊張するんですよね。ゆるい雑談がしにくかったり、相手の相槌がわからなかったりするからかな。どうしても対面よりもコミュニケーションの質は落ちる。

でも、テレビ会議は「今だけ」のものではなく「これから」の仕事の進め方の主流になると思います。なのでこの機会にテレビ会議のコツみたいなものを身につけて、苦手意識をなくしていきましょう。

ということで、ここ数週間テレビ会議をしてきたわかったこと、改善できると思ったことをまとめておきます。皆様のお役に立てば幸いです。

1.アジェンダとゴールをあらかじめ共有しておく

めちゃくちゃ当たり前のことですが。テレビ会議に限らず打ち合わせの基本だと思います。でもテレビ会議だとこのルールを徹底しやすい、というメリットがあります。具体的には、zoomやテレビ会議などを招待するときに、アジェンダをまとめた簡単な資料を一緒に送っておくこと。この資料は作り込む必要はまったくなし。Googleドキュメントなどで箇条書きにしたもので十分です。(例えば以下のような感じ)

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上記のドキュメントにテレビ会議しながらリアルタイムで議事録を書き込んでいきます。

2.画面共有を絶対する

テレビ会議の最高に便利な機能に「画面共有」があります。全員が同じ画面を見ることで、「今ディスカッションしている議題はこれ」「この議題についてまだ結論が出ていない」などが見える化されます。打ち合わせの場によくいる「論点ずらしおじさん」や「感情論おじさん」は、この方法によってだいたい駆逐することができます。「今はこの議論をしましょう」ということを全員が等しく共有できるのは大きい。対面の打ち合わせの場だと、手元資料を用意しても全然見ないおじさんとかいますもんね。

具体的には、上で挙げたアジェンダ資料や企画書などを画面で共有しながらディスカッションを進めます。議論された内容は、リアルタイムでアジェンダ資料に書き込んでいく。書き込んだ内容に間違いがあれば、その場で指摘をしてもらうこともできます。逆に言えば、指摘をされなかったということは全員の合意を得ているということ。あとでとやかく言われたら、「なんであのとき言わなかったんですか?」と開き直ることができます。この書記の役割をする人は、打ち合わせを主催する人やアジェンダ資料を共有した人になると思います。

あと余分な作業をつくらないために重要なのは、「議事録はのちほど整理してから送ります」をしないこと。テレビ会議中に書き込みをしたアジェンダ資料を、テレビ会議終了後すぐに送りましょう。打ち合わせ中に合意形成しておけば、資料をきれいにまとめ直すことに意味はありません。(もちろん提案資料とかは別です)

ちなみにGoogleドキュメントで資料をつくると題目ごとにリスト化されて超便利です。特別な設定は必要なく、太字で見出しを作ると自動的に作成される。賢すぎる。

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3.次回のアクションを決めて解散する

テレビ会議が終わったら、次のテレビ会議のスケジュールを決めましょう。テレワーク環境では、どうしても業務の進行が本人任せになりがちです。次までにやることの「宿題」を明確化し、いつまでに用意する必要があるのかもはっきりさせた上で、次回打ち合わせにのぞむようにしましょう。


テレビ会議を導入した多くの企業が、打ち合わせ時間が大幅に削減されたというデータもあります。僕も体感として、これまで1時間打ち合わせしていたのが30分くらいで終わるようになったな、という実感があります。(そもそも打ち合わせの基本単位が1時間から30分になった)

皆さまもぜひテレビ会議をスマートに終わらせて、空いた時間でキングダムを読みましょう。

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