リモートワークでのオンボーディング方法

リモートワークで、新メンバーへのオンボーディングを実施する方法をお伝えします。

with コロナ での、新メンバーのジョイン

新型コロナウィルスの影響で、4月から入社だった方は、リモートでのオンボーディングになり、苦労しているのではないでしょうか。

befor コロナでは、オンボーディングは内容については、総務・人事・メンターにまかせていたのではないでしょうか。しかし、with コロナでは、はじめてのリモートワークでのオンボーディングになり、今までとは勝手が異なり、うまくサポートできていないと感じていると思います。

ひとつは、そもそもオンボーディングを提供する側が、「リモートワークでの立ち上がるために必要な要素は何か？」を言語化せずに、今まで通りの設計・サポートを実行しているからです。

with コロナは、まだ続き、after コロナにおいても、リモートワークは、継続する可能性もありますので、下記内容が参考になればと思います。

オンボーディングとは、会社やプロジェクトに新たに加入したメンバーが、早く組織になじめるようにするためのサポートプログラムのことを言います。

オンボーディング設計

オンボーディングを通して、新メンバーがどういう状態を目指すかを定義します。このときに、「リモートワーク」という状態を考慮をする必要があります。（たとえば、リモートの状態で、一人で◯◯ができる、チームで◯◯ができる など、今までと変化する部分をいれる必要があります）

具体的なタスク
・はじめに、入社してからのタスクをまとめる
・人事・総務がやること（契約の説明や、備品の受け渡し）
・配属先、または研修先で実施すること
・◯日後に到達しておくべき状態 / 目標の設定

入社準備

リモートワークでの入社準備は、事前に在宅の環境の確認と、どういう状況で業務をしてもらうかを連絡し、必要に応じて、入社前に備品を郵送する必要があります。

具体的なタスク
・在宅の業務環境の確認
・業務環境構築に必要な備品の準備/送付
・PC / アカウント セットアップ情報のまとめ
・情報共有の整理（ドキュメントツールや、ファイルサーバーなどの構造整理）

業務開始前の準備

リモートワークで、業務を開始する前に、配属される部門、またはチームメンバーと必要な情報の確認をします。befor コロナでも同じだと思いますが、口頭だけの説明ではなく、ドキュメントとして渡します。

具体的なタスク
・期待値・目標・ゴールの確認
・業務に関するルール・基礎情報の説明
・業務オペレーションの説明

業務の開始

新メンバーが、リモートワークで業務を開始した場合に、いきなり完璧にできない可能性があります。サポート体制としては、最悪のケースを想定し、サポートできる体制を容易しておく必要があります。最悪のケースだったときに、メンターがサポートできない状態になると、リモートでは、新メンバーは完全に取り残されてしまうことになります。

具体的なタスク
・小さい（工数の短い）業務の依頼
　　・業務を通じて、期待値のすり合わせと、社内の雰囲気を理解する
・新メンバーとメンターと画面共有
　　・ペアプログラミングのようにチェックする（相互に見せる）
・メンターとZOOMを接続しっぱなしにする
 　　・質問しやすくするために、常に接続状態にする

チームの受け入れ

befor コロナでは、オフィスに新メンバーがJoinすると、近くの座席に座っており、ランチに声をかけることで、仲間として認識できます。しかし、リモートでは、存在感を感じれないため、双方でチームとして協調できるような雰囲気作りをする必要があります。

具体的なアクション
・チーム内でのコミュニケーションの設定
　・Slack / ZOOM などの各種ツールをそれぞれで設定する
・チームメンバーの1-2名単位で密なオンラインMTG
　・ZOOMでは、リアルの場よりも顔と名前が覚えにくいので、少数で顔合わせを実施する
・Slack は、アイコンをわかりやすいものにする
・オンラインカバン持ちとしてMTGに参加
　・普段のMTGに参加することで雰囲気をつかみやすい

組織の受け入れ

チームの受け入れと同じく、会社全体でも仲間として認識し、チーム外の社内メンバーとも協力できるような雰囲気を作る必要があります。

具体的なアクション
・会社のVision / Mission、直近の全体戦略の共有
・全体会議などでの自己紹介

その他TIPS

新メンバーが、きづいた課題をリストアップし、次回に活かしつつ、現時点で課題となる部分を把握する

・既存メンバーは、新メンバーの声を真摯に受け入れることを明言しておく
・新メンバーは、オンボーディングの改善点を提案する
・新メンバーは、サービスや事業運営についての改善点を提案する

リモートオンボーディングでうまくいかないケース

最後に、befor コロナの時代においては、下記のようなケースでうまくいっていたやりかたもうまく行かなくなります。そもそもリアルとリモートは、「異なるもの」という認識をもっておく必要があります。

・俺の背中をみて育てというメンター（リモートでは背中は見えません）
・モクモク（殺伐）とした雰囲気（新人はついていけません）
・非公開情報が多い（情報を取得・確認するためのコミュニケーションで疲弊します）

以上です。

個人的には、オンラインカバン持ちとしてのMTG参加は、最初の段階で雰囲気を掴むために有効な手段だと思いますので、いろいろな関係者のMTGに参加さえてもらうことをおすすめしています。