良いミーティングの方程式と、そこに至るための11の黄金律

ミーティングはチームにとって武器にも毒にもなる

なぜミーティングの作法が大事なのか。

それは、ミーティングはチームにとって武器にも毒にもなるからだ。

資金も人数も圧倒的に少ないスタートアップが大きなムーブメントを起こすためには、1人1人のパフォーマンスを最大限に発揮する、かつ優れたコラボレーションによって単純な人数の合計以上のパフォーマンスを発揮することが必要だ。

その意味で、非効率なMTGはメンバーが成果を発揮するために必要な時間を奪い、チームを成功から遠ざける。

さらに言うと、ソフトウェア企業において最も高いものは人件費だ。
1時間のMTGに10人が参加すると無視できないコストになる。

良いミーティングとは

良いミーティングは以下の不等式を満たす。

mtg(a+b+c) >>> indiv(a)+ indiv(b)+ indiv(c)

aさん、bさん、cさんが同じ時間個別で仕事をするよりも、3人で集まってミーティングした方がアウトプットが多くなるようにミーティングを設計するべきだ。

逆にいうと、どう頑張ってもそうならない定例ミーティングなどはガンガンなくしていく。

良いMTGにするための11の黄金律

1. 集めるメンバーは最小限
MTGは10人のMTGを1時間やるよりも、3人の15分のMTGを3つ、10人参加の15分のMTGをやるなどした方がよい

2. 15分刻みでMTGの時間は設定する。
MTGを1時間や30分にセットしなければならないという決まりはどこにもない。

3. 会議のファシリテーターを明確に決めて、MTGの効果・効率にコミットしてもらう

4. MTGのゴールを明確に定めて最初に提示する

5. そのゴールに至る議論のプロセスを最初に共有する
変な寄り道をしないため。議論プロセスの意義は議論を始める前に話しておくため。

6. MTGで話したいトピックは先に参加メンバーから吸い上げておく。
当初のアジェンダ以外の突発的な議題を許すと、そのトピックを話すための準備や事前情報が不十分で議論に無駄に時間がかかったり、一部のメンバーのみで話せば済むことも全員聞く羽目になる。

7. 課題解決の議論をする際は、以下のフレームに沿って議論する
現状の整理 ⇒ 理想状態の定義 ⇒ 現状と理想状態の乖離として課題を定義 ⇒ 課題原因を分析⇒その乖離を埋める手段を並べる ⇒ 選ぶ

8. 議論しても答えがでない問題は、クイックに実験する・詳しい人に聞くなど、意思決定しないという意思決定をすぐにして前に進む

参考

9. 共有に時間を使わない。
共有は先にドキュメントへの記入と、他メンバーが記入した内容のチェックをしておいてもらい、MTGの中では質問や話し合うべき内容のみを話す。

10. 開始終了時間を守る
開始が遅れると、待ちのメンバーの時間が食われる。塵積でチームにとって大いなる無駄となる。終了時間を守らないクセができると、ダラダラ議論をするようになる。

11. MTGで決まったことを最後にクイックに振り返る。
その際にアクションリスト・担当・期限を明確に決める

まとめ

良いチーム = MTGが多いチーム、では決してない。

良いチームとは、個と集の2つのレベルで最大パフォーマンスを発揮しているチームだ。

優秀なメンバーが能力を発揮する時間を無駄に奪い、自分で自分を成功から遠ざけることがないように、ミーティングはスマートに。